Положение об архиве – нормативный документ, который определяет порядок создания, структуру, функции, права и обязанности архивного подразделения администрации муниципального образования (МО), а также регламентирует взаимодействие с другими архивными учреждениями и пользователями архивных документов.
Правовая основа
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в редакции от ).
- Приказ Федерального архивного агентства от № … «Об утверждении примерного положения об архиве организации», а также последующие методические рекомендации.
- Региональные нормативные акты (законы субъекта РФ, уставы муниципальных образований).
- Постановления главы администрации муниципального образования, принятые в соответствии с вышеуказанными актами.
Цели и задачи архива администрации МО
- Обеспечение сохранности и государственного учёта архивных документов, находящихся в собственности муниципального образования.
- Комплектование, учёт и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных материалов, образованных в деятельности администрации.
- Осуществление доступа к архивным документам для граждан, юридических лиц и государственных органов в порядке, установленном законодательством.
- Сотрудничество с государственными и муниципальными архивами, а также с общественными организациями по вопросам депозитарного хранения и обмена информацией.
- Подготовка и своевременная передача документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
Структура архива
Организационная форма
Архив создаётся как структурное подразделение администрации муниципального образования (без статуса юридического лица) либо как отдельное муниципальное учреждение, если это предусмотрено уставом МО.
Основные отделы
- Отдел комплектования и учёта – ведёт описи, реестры, формирует карточки учёта.
- Отдел хранения и консервации – отвечает за физическое хранение, климатический контроль, реставрацию.
- Отдел обслуживания запросов – обеспечивает доступ к документам, выдачу копий, консультацию пользователей.
- Отдел правового обеспечения – контролирует соблюдение законодательства, готовит нормативные акты.
- Отдел информационных технологий – внедряет электронный архив, автоматизирует учёт.
Руководство
Во главе архива стоит главный архивариус (должностное лицо, назначаемое приказом главы администрации). В его подчинении находятся заместители, руководители отделов и архивные сотрудники.
Функциональные обязанности
| № | Функция | Содержание |
|---|---|---|
| 1 | Комплектование | Сбор, классификация и формирование описи документов, поступающих от органов и организаций‑источников. |
| 2 | Учёт | Ведение реестров, карточек учёта, учётных форм, обеспечение их актуальности. |
| 3 | Хранение | Обеспечение надёжного физического и (или) электронного хранения, контроль условий хранения. |
| 4 | Использование | Организация доступа, выдача копий, предоставление информации в рамках закона. |
| 5 | Консервация | Проведение профилактических и реставрационных работ, защита от разрушения. |
| 6 | Взаимодействие | Согласование с государственными (муниципальными) архивами, участие в обменных проектах; |
Порядок формирования и утверждения Положения
- Разработка проекта Положения осуществляется архивным отделом совместно с юридическим отделом администрации.
- Согласование проекта с Электронным правовым кабинетом (ЭПК) государственного (муниципального) архива.
- Экспертиза проекта в Федеральном архивном агентстве (при необходимости).
- Утверждение Положения приказом главы администрации муниципального образования.
- Регистрация Положения в реестре нормативных правовых актов МО.
Документооборот и формы
- Описи дел постоянного хранения (по личному составу, по тематикам).
- Реестры поступивших и выданных документов.
- Бланки запросов пользователей, акты приёма‑передачи документов.
- Штампы и печати архива (в т.ч. печать администрации, используемая в установленном порядке).
Оценка эффективности работы архива
Эффективность оценивается по следующим показателям:
- Соблюдение сроков комплектования и передачи документов в государственный архив.
- Уровень удовлетворённости пользователей (отзывы, количество обращений).
- Состояние сохранности документов (количество консервационных мероприятий).
- Внедрение электронных систем учёта и доступа.
Отзывы и предложения граждан
Для повышения качества обслуживания архив принимает отзывы и предложения от граждан и организаций. Отзывы фиксируются в специальном журнале и учитываются при корректировке Положения.
Контактная информация
Официальный сайт администрации: https://www.example-municipality.ru
Горячая линия архива: 8 (800) -55‑33‑44 (круглосуточно)
Телефоны отдела обслуживания запросов: 8 (495) -23‑45‑67, 8 (495) -23‑45‑68
Электронный адрес: archive@example-municipality.ru
Личный кабинет (Электронный архив): https://archive.example-municipality.ru/login
Личный приём (приём граждан): кабинет главного архивариуса, ул. Ленина, д. 10, офис 3
График приёма: Пн‑Пт — 09:00‑12:00, 14:00‑17:00; Сб — 10:00‑13:00; Выходные — воскресенье и праздничные дни.
Отделы архива
- Отдел комплектования и учёта – тел.: 8 (495) -23‑45‑69
- Отдел хранения и консервации – тел.: 8 (495) -23‑45‑70
- Отдел обслуживания запросов – тел.: 8 (495) -23‑45‑71
- Отдел правового обеспечения – тел.: 8 (495) -23‑45‑72
- Отдел ИТ – тел.: 8 (495) -23‑45‑73
Руководство архива
- Главный архивариус: Алексей Сергеевич Кузнецов
- Заместитель главного архивариуса: Марина Владимировна Иванова
- Контактный телефон главного архивариуса: 8 (495) -23‑45‑74
- Электронная почта: kuznetsov@example-municipality.ru
Положение об архиве администрации муниципального образования – ключевой документ, который обеспечивает законность, порядок и эффективность работы архивного подразделения. Его правильное составление, своевременное обновление и строгий контроль за исполнением способствуют сохранению исторического наследия муниципального образования, упрощают доступ к документам и повышают прозрачность работы органов местного самоуправления.