Дата актуализации: 23 июня 2026 г.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Цели и задачи положения
3. Структура и основные разделы положения
4. Ключевые процессы архивного дела
5. Электронный архив и цифровизация
6. Доступ к архивным документам
7. Ответственность за нарушение положения
8. Контактная информация для обращений

Положение об архиве государственных учреждений – это нормативный документ, регламентирующий порядок создания,
ведения, хранения, использования и утилизации архивных документов, находящихся в собственности органов
государственной власти, их территориальных и подведомственных учреждений. Данный документ обеспечивает
соблюдение требований Федерального закона № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и гарантирует
сохранность исторически ценных материалов.

Нормативно‑правовая база

Ключевые нормативные акты, на которых основано Положение:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (часть 1 статья 13).
• Приказ Федерального архивного агентства «Об утверждении Примерного положения о центральном архиве» (доработанный текст проекта).
• Приказы Минюста РФ, регулирующие порядок доступа к государственным архивам.
• Методические рекомендации по цифровому архивированию, изданные Министерством культуры РФ.

Цели и задачи положения

Основные цели:

1. Обеспечение единого подхода к архивному делу во всех государственных учреждениях.
2. Гарантирование сохранности и достоверности архивных документов.
3. Создание условий для эффективного использования архивных фондов исследователями, гражданами и органами власти.
4. Внедрение современных технологий цифровой обработки и хранения информации.

Структура и основные разделы положения

Положение обычно состоит из следующих разделов:

• Общие положения – определение терминов, сфера применения.
• Организационная структура – описание органов, ответственных за архивную деятельность.
• Документооборот – порядок формирования, регистрации, классификации и учета документов.
• Хранение и консервация – условия физического и электронного хранения, сроки хранения.
• Доступ и пользование – правила предоставления доступа, порядок выдачи копий.
• Утилизация и передача – процедуры уничтожения, передачи в другие архивы.
• Контроль и аудит – механизмы внутреннего и внешнего контроля за соблюдением положения.
• Ответственность – санкции за нарушение требований.

Ключевые процессы архивного дела

Формирование архивных документов

Документы образуются в результате выполнения государственных функций. При этом:

• Документы классифицируются по тематическим, хронологическим и организационным признакам.
• Каждому документу присваивается уникальный архивный номер.
• Осуществляется первичная регистрация в электронном реестре.

Приём и учет

Приём в архив осуществляется в два этапа:

1. Физический приём (проверка целостности, упаковка).
2. Электронный приём (ввод данных в систему «Электронный архив»).

Хранение и консервация

Для бумажных документов предусмотрены специальные архивные помещения:

• Температура + 18 ± 2 °C, относительная влажность 55 ± 5 %.
• Система контроля доступа (только уполномоченный персонал).
• Регулярные профилактические осмотры (каждые 6 мес.).

Доступ и пользование

Запросы обрабатываются в течение 10 рабочих дней. Возможные формы доступа:

• Очный просмотр в читальном зале.
• Выдача копий (печатных, электронных).
• Дистанционный доступ через портал «Электронный архив» (при наличии прав).

Утилизация

Документы, срок хранения которых истёк, подлежат утилизации в соответствии с:

• Требованиями ФЗ 125‑ФЗ.
• Методикой уничтожения (шрединг, сжигание, химическое разложение).

Электронный архив и цифровизация

В последние годы активно внедряется система Электронный архив государственных учреждений (ЭАГУ).
Ключевые возможности:

• Автоматизированный учёт и поиск документов.
• Поддержка форматов PDF/A, TIFF, XML.
• Электронная подпись и метаданные, обеспечивающие юридическую силу.
• Интеграция с системами документооборота (ЭДО, СЭД).

Доступ к архивным документам

Существует три уровня доступа:

1. Открытый – документы, не содержащие ограничений, доступны всем гражданам.
2. Ограниченный – документы, доступ к которым возможен только по запросу уполномоченных лиц.
3. Конфиденциальный – документы, доступ к которым запрещён без специального разрешения (например, сведения о государственной тайне).

Ответственность за нарушение положения

Нарушения могут повлечь за собой:

• Дисциплинарные взыскания (выговор, увольнение).
• Административную ответственность (штрафы в соответствии с КоАП РФ).
• Уголовную ответственность (ст. 285 УК РФ – уничтожение государственных документов).

Контактная информация для обращений

Положение об архиве государственных учреждений – фундаментальный документ, который обеспечивает
законность, системность и эффективность архивного дела в России. Его соблюдение гарантирует сохранность
государственных документов, их доступность для исследователей и граждан, а также поддерживает процесс
цифровой трансформации архивных фондов. При возникновении вопросов или необходимости уточнений рекомендуется
обращаться по указанным выше контактам.