Положение об ЭПК – нормативный документ, регламентирующий порядок создания, функционирования и взаимодействия экспертно‑проверочной комиссии с органами местного самоуправления, организациями‑источниками и другими участниками архивного процесса. Данное положение основано на Приказах Федерального архивного агентства (ФАА) от 31 июля 2023 г. № 77 и от 11 апреля 2018 г. № 43, а также на методических рекомендациях по применению Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда РФ.

Цели и задачи положения

• Обеспечение единого подхода к проверке соответствия документов требованиям Правил хранения, комплектования и учёта.
• Контроль за качеством формирования номенклатуры дел и описи дел в муниципальном архиве.
• Снижение риска потери, порчи или недоступности архивных документов.
• Установление прозрачных процедур согласования и экспертизы документов, подаваемых в архив.

Правовая основа

1. Федеральный закон РФ «Об архивном деле» от № 115‑1.
2. Приказ ФАА от 31 июля 2023 г. № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ…».
3. Приказ ФАА от 11 апреля 2018 г. № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии».
4. Методические рекомендации, опубликованные на официальном сайте archives.gov.ru.

Состав и структура ЭПК муниципального архива

ЭПК формируется в соответствии с примерным положением и состоит из:

• Председателя комиссии – обычно руководитель муниципального архива.
• Членов комиссии – представители органов местного самоуправления, архивных специалистов, юридических и исторических экспертов.
• Секретаря комиссии – сотрудник архива, отвечающий за подготовку протоколов и документооборот.

Требования к членам комиссии

• Высшее образование в области архивного дела, истории, права или смежных дисциплин.
• Опыт работы в архивных учреждениях не менее 3 лет.
• Отсутствие конфликтов интересов с организациями‑источниками.

Полномочия ЭПК

1. Проверять соответствие номенклатуры дел и описи дел требованиям Правил (п. 29 Правил).
2. Одобрять или возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил хранения, комплектования и учёта.
3. Вносить предложения по улучшению процессов комплектования и учёта.
4. Утверждать порядок формирования и актуализации перечня архивных фондов.
5. Контролировать соблюдение сроков хранения (не менее 10 лет, а в случае «до надобности» – не менее 1 года).

Порядок работы комиссии

Созыв и проведение заседаний

• Заседание созывается председателем не реже одного раза в квартал.
• Кворум – присутствие более половины членов комиссии.
• Протокол заседания подписывается председателем и секретарём и считается правомочным при наличии кворума.

Рассмотрение документов

1. Организации‑источники (муниципальные органы, предприятия, учреждения) представляют номенклатуру дел и описи дел на согласование.
2. ЭПК проверяет их в течение 30 календарных дней.
3. В случае выявления нарушений комиссия направляет замечания с указанием сроков доработки (не более 15 дней).
4. После устранения замечаний документы принимаются и фиксируются в протоколе.

Оформление решений

Все решения оформляются в виде протоколов и актов, подписываются председателем и секретарём, а копии направляются в:

• Руководителю организации‑источника.
• Государственный (муниципальный) архив.
• Контрольный орган (например, Департамент культуры и архивного дела).

Взаимодействие с организациями‑источниками

Организации‑источники обязаны:

• Согласовывать номенклатуру дел с ЭПК не реже одного раза в 5 лет.
• Предоставлять полные и достоверные сведения о создаваемых и уничтожаемых документах.
• Соблюдать сроки представления материалов (не позднее 30 дней после завершения календарного года).

Оценка и контроль эффективности работы ЭПК

Эффективность работы комиссии оценивается по следующим критериям:

• Своевременность рассмотрения документов (целевой показатель – 90 % в течение 30 дней).
• Количество замечаний, возвращённых на доработку (не более 10 % от общего числа представленных материалов).
• Уровень удовлетворённости организаций‑источников (анкетирование, отзывы).

Отзывы и предложения

Для повышения качества работы ЭПК предусмотрена система обратной связи. Заинтересованные лица могут оставлять отзывы и предложения через личный кабинет или по контактным данным, указанным ниже.

Контактная информация

Примерный образец протокола заседания ЭПК

Протокол № 12/2026
Место: Муниципальный архив, г. Санкт‑Петербург

Присутствовали:
Иванов П.С. – Председатель комиссии
Смирнова О.В. – Член комиссии
Кузнецов А.Н. – Член комиссии
Петрова Е.Л. – Секретарь

Повестка дня:
Рассмотрение номенклатуры дел организации «Городская больница №1».
Оценка соответствия представленных опись‑дел Правилам хранения;
Принятие решения о согласовании/возврате документов.

Решения:
- По пункту 1: номенклатура одобрена.
- По пункту 2: выявлены несоответствия в классификации дел «Медицинская документация». Выдано замечание № 03/2026 с требованием исправления до .
- По пункту 3: решение о согласовании принято при условии устранения замечаний.

Подписи:
_____________________ (Иванов П.С.) Председатель
_____________________ (Петрова Е.Л.) Секретарь

Заключительные положения

Положение об ЭПК муниципального архива является обязательным для исполнения всеми организациями‑источниками и сотрудниками архива. Его цель – обеспечить надёжную и законную работу с архивными документами, сохранить историческую ценность материалов и гарантировать их доступность для будущих поколений.

Помните: своевременное согласование номенклатуры дел и соблюдение требований Правил хранения – залог успешной работы архива и предотвращения юридических рисков.