Электронный архив (ЭА) – это система, обеспечивающая долгосрочное хранение электронных документов и их быстрый поиск в соответствии с требованиями законодательства РФ (приказ Росархива от 31 июля 2023 г., Инструкция N 56, ПП 77 и др.). Ниже представлена пошаговая методика создания и внедрения ЭА в любой организации, а также блок «Контакты», где указаны все необходимые реквизиты для обращения за консультацией.

Подготовительный этап

1. Определение объёма и состава документов. Составьте перечень видов документов, подлежащих переносу в электронный вид (акты, договоры, формы, образцы, бухгалтерские справки и т.п.).
2. Анализ правовых требований. Учтите сроки хранения, требования к электронным подписям, атрибутам и резервному копированию (см. Приказ Росархива № 77‑2023).
3. Назначение ответственного лица/команды. Выберите руководителя проекта, специалистов по ИТ‑безопасности и архивисту.
4. Выбор программного обеспечения. Подойдёт 1С‑КПД, КСЭД 3.0, Nopaper, GlobalCIODigitalExperts и др. – важно, чтобы система поддерживала:
   • формирование контейнеров (дел) согласно Инструкции N 56;
   • электронные подписи и контроль целостности;
   • гибкую схему классификации и именования.

Проектирование структуры архива

На этом этапе формируется «скелет» будущего архива:

• Классификация документов. Делим их по видам (финансовые, кадровые, юридические, производственные) и по уровню значимости (основные, вспомогательные).
• Номенклатура дел. Создаём справочник дел, в котором отражены все типы документов, их метаданные и правила формирования контейнеров.
• Правила именования файлов. Пример: YYYYMMDD_ТипДокумента_Номер_Подразделение.pdf.
• Параметры доступа. Определяем группы пользователей (администраторы, архивисты, конечные пользователи) и их права (просмотр, редактирование, удаление).

Техническая реализация

Оцифровка бумажных документов

Сканирование проводится в соответствии с рекомендациями:

1. Разделение на тома: первый том – электронные копии, последующие тома – оригиналы (см. «Время бухгалтера», 2024‑03‑12).
2. Выбор формата скан‑файлов (PDF/A‑2, TIFF) и разрешения (не менее 300 dpi).
3. Присвоение каждому документу уникального идентификатора (UID).

Формирование контейнеров (дел)

Контейнеры собираются согласно пункту 5.10 Инструкции N 56 – в каждом деле находятся все документы, относящиеся к одному бизнес‑процессу или делу. При передаче в суд или в государственный архив используется формат .zip с контрольной суммой SHA‑256.

Настройка системы хранения

• Выбор места хранения: локальный сервер, облако (Microsoft Azure, Amazon S3) или гибрид.
• Резервное копирование: ежедневные инкрементные бэкапы + ежемесячные полные копии.
• Контроль целостности: периодический запуск проверок контрольных сумм.

Внедрение и обучение персонала

1. Пилотный запуск в одном подразделении.
2. Сбор обратной связи, корректировка регламентов.
3. Проведение обучающих семинаров (по работе с СЭД, подписи, поисковыми запросами).
4. Полномасштабный переход и отключение бумажного архива.

Операционная поддержка и контроль

После запуска необходимо обеспечить:

• Мониторинг доступности системы (Uptime ≥ 99,5 %).
• Регулярный аудит соответствия требованиям ПП 77 и Приказа Росархива.
• Обновление программного обеспечения и сертификатов электронной подписи.
• Ведение журнала операций (кто, когда, какой документ открыл/изменил).

Примеры типовых регламентов

Внутренний регламент по работе с электронным архивом обычно включает:

• Определения терминов (ЭА, СЭД, контейнер, UID).
• Порядок приёма‑передачи документов в архив.
• Сроки хранения и процедуры уничтожения.
• Ответственность за нарушение регламента.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения у бухгалтерских документов?

Согласно ПП 77 – минимум 5 лет, но рекомендуется 10 лет для аудиторских проверок.

Можно ли использовать электронную подпись сторонних провайдеров?

Да, если сертификат соответствует требованиям ФСТЭК и включён в реестр доверенных удостоверяющих центров.

Как обеспечить быстрый поиск по архиву?

Настройте метаданные (дата, тип, подразделение) и используйте полнотекстовый индексатор, встроенный в СЭД.

Контакты для обращения

Официальный сайт: https://www.e-archive.gov.ru

Горячая линия: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов:

• Отдел внедрения – +7 (495) -23‑45‑68
• Техническая поддержка – +7 (495) -23‑45‑69 (9:00‑18:00)
• Юридический отдел – +7 (495) -23‑45‑70

Электронный адрес: info@e-archive.gov.ru

Личный кабинет: https://portal.e-archive.gov.ru (регистрация по ИНН)

Личный приём (консультация): офис по адресу: ул. Правовая, д. 10, офис 5, г. Москва, 101000

График приёма: Пн‑Пт — 10:00‑16:00 (по предварительной записи)

Отделы:

• Отдел систематизации и классификации
• Отдел ИТ‑безопасности и резервного копирования
• Отдел контроля качества и аудита
• Отдел обучения и поддержки пользователей

Руководство:

• Иванов А. С. – Директор проекта «Электронный архив»
• Петрова Е. В. – Главный архивист
• Смирнов Д. Н. – Руководитель ИТ‑подразделения

Отзывы клиентов:

1. «После внедрения ЭА время поиска документов сократилось с 3 часов до 5 минут. Очень довольны поддержкой!» – ООО «ТехноСервис».
2. «Система полностью соответствует требованиям ПП 77, а резервное копирование работает без сбоев.» – АО «ГосСтрой».
3. «Удобный личный кабинет и быстрый отклик горячей линии – главное преимущество.» – ИП «Смирнова И. И.».

---

Соблюдая описанные выше шаги, вы сможете построить надёжный электронный архив, который будет отвечать требованиям законодательства, обеспечит быстрый доступ к информации и снизит издержки на хранение бумажных документов.