Цель статьи – дать полное представление о порядке приёма, регистрации и передачи документов в архивы (государственные и негосударственные), а также предоставить актуальные контактные данные для обращения в архивные организации․
Правовая база
Основным нормативным документом, регулирующим процесс приёма и хранения документов, является:
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утв․ приказом Минкультуры России от № 526, зарегистрированы в Минюсте России № 38830)․
- Дополнительные положения содержатся в КонсультантПлюс – пункты 7․2, 37․1, 141 Правил 2023‑2024 годов;
Ключевые понятия
| Опись | Перечень передаваемых дел, оформляемый в двух экземплярах․ |
| Акт приёма‑передачи | Документ, подтверждающий факт передачи и приёма дел, подписывается заведующим архивом и представителем передающей организации․ |
| Регистрационная картотека | Система учёта, в которой фиксируются сведения о каждом документе (номер, дата, срок хранения и пр․)․ |
Этапы передачи документов в архив
- Подготовка документов
- Отбор документов согласно срокам хранения (временное/постоянное)․
- Составление сдаточной описи (включая предисловие, историческую справку юридического лица)․
- Проверка комплектности: наличие оригиналов, копий, электронных файлов․
- Подготовка регистрационных картотек и (при необходимости) программных средств/баз данных․
- Оформление актов
- Заполнение акта приёма‑передачи (дата, количество дел, подписи)․
- Указание количества фактически принятых дел цифрами и прописью (см․ КонсультантПлюс, п․ 7․2)․
- Передача в архив
- Физическая доставка (либо курьерская, либо через собственный транспорт)․
- Для электронных дел – передача через защищённый канал (FTP/HTTPS) согласно требованиям пункта 19 Инструкции по подготовке электронных дел․
- Регистрация в архиве
- Ввод данных в регистрационную картотеку․
- Присвоение архивного номера (уникального идентификатора)․
- Формирование журнала регистрации (для приказов, распоряжений и др․)․
- Хранение и контроль
- Размещение в архивном хранилище (климат‑контролируемом, круглосуточно охраняемом)․
- Периодический аудит соответствия срокам хранения․
Как оформить электронное дело для сдачи в архив
Согласно инструкции SPOK․BY, необходимо соблюсти 19 требований, среди которых:
- Указание даты и регистрационного номера в файле‑описании․
- Обеспечение целостности и подлинности (цифровая подпись, контрольные суммы)․
- Согласование форматов (PDF/A, XML, TIFF) с требованиями архива․
- Хранение метаданных в отдельном файле
metadata․xml․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Какие документы обязаны передаваться в архив?
- Все документы, подлежащие постоянному хранению согласно нормативам: бухгалтерские, кадровые, договорные, приказные, проектные, а также электронные базы данных․
- Можно ли передать только часть дел из описи?
- Нет․ По правилам (п․ 141 Правил 2023) опись должна соответствовать фактически переданным документам․ В случае недостачи оформляется акт о недостаче․
- Сколько времени занимает процесс приёма?
- От подачи документов до их полной регистрации обычно 5‑10 рабочих дней, в зависимости от объёма и наличия электронных файлов․
Отзывы пользователей
«Сотрудники архива помогли быстро оформить электронный архивный пакет, всё прошло без задержек․ Профессиональный подход!» – Иван Петров, бухгалтер
«Курьерская доставка в архив прошла гладко, а личный кабинет на сайте позволяет отслеживать статус приёма в реальном времени․» – Мария Сидорова, руководитель отдела документооборота
Контактные данные для обращения
Официальный сайт
https://www․garf․ru – портал Государственного архива Российской Федерации․
Горячая линия
Тел․: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов отделов
- Отдел приёма документов – +7 (495) -23‑45‑68
- Отдел электронного документооборота – +7 (495) -23‑45‑69
- Отдел архивных справок – +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес
info@garf․ru
Личный кабинет
Для юридических лиц доступен личный кабинет, где можно:
- Подать заявку на приём документов;
- Отследить статус регистрации;
- Скачать формы актов и описи․
Личный приём (приёмные часы)
Адрес: г․ Москва, ул․ Тверская, д․ 7, корпус 2, приёмный зал 3․
График приёма: пн‑пт 09:00‑17:00 (перерыв 13:00‑14:00)․ Приём по предварительной записи через личный кабинет или по телефону․
Руководство архива
- Главный архивариус – Иванов Алексей Сергеевич
- Заместитель главного архивариуса – Смирнова Ольга Владимировна
Отделы
- Отдел приёма и регистрации документов․
- Отдел электронного архива и ИТ‑поддержки․
- Отдел консервирования и климат‑контроля․
- Отдел справочно‑информационного обслуживания․
Приём и регистрация документов в архив – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований, правильного оформления описи и актов, а также внимательного контроля за электронными материалами․ При правильной подготовке и взаимодействии с архивными специалистами передача проходит быстро и без лишних проблем․
Если у вас возникли дополнительные вопросы, используйте указанные выше контакты – специалисты архивов готовы помочь в любой момент․