Цель статьи – дать полное представление о порядке сдачи архивных дел из структурных подразделений, показать, какие документы необходимо подготовить, какие подписи требуются, а также предоставить всю необходимую контактную информацию для обращения в архив.
Правовые основы и общие положения
Приём документов в архив регулируется нормативными актами РФ (Федеральный закон № 120‑ФЗ «Об архивном деле», Приказ Минкультуры РФ № 34‑м от и др.). Основные требования:
- Ответственность за качество и своевременность подготовки и передачи дел в архив несёт руководитель структурного подразделения.
- График передачи дел формируется в начале года после проведения экспертизы ценности документов и согласуется с начальником службы ДОУ (документооборота и управления).
- Работники архива оказывают методическую помощь в подготовке и оформлении дел.
Ключевые термины
- Сдача дел – передача оригинальных документов из подразделения в архив.
- Сдаточная опись – документ, фиксирующий перечень передаваемых материалов, их количество, сроки хранения и подписи ответственных лиц.
- Электронная подпись – подтверждение подлинности описи в системе Directum RX (или аналогичной).
Алгоритм приёма‑передачи документов
Ниже представлена типовая схема, реализуемая в системе Directum RX. При необходимости её можно адаптировать под особенности вашей организации.
| Этап | Действия | Ответственный |
|---|---|---|
| Планирование | Составление годового графика передачи дел после экспертизы ценности. | Руководитель подразделения + начальник службы ДОУ |
| Подготовка материалов | Сбор оригиналов, маркировка этикетками (подразделение, период, номер описей). | Сотрудники подразделения |
| Формирование сдаточной описи | Заполнение шаблона в Directum RX, прикрепление сканов, подпись ЭП. | Ответственный сотрудник + архивист |
| Согласование | Электронное согласование описи обеими сторонами (подписи ответственного сотрудника и архивиста). | Ответственный сотрудник + заведующий архивом |
| Физическая передача | Передача дел, папок, мешков в хранилище организации в присутствии архивиста. | Сотрудник подразделения + архивист |
| Приёмка | Проверка комплектности, соответствия описи, подписание акта приём‑передачи. | Заведующий архивом + представитель подразделения |
| Регистрация в архиве | Внесение сведений в реестр, присвоение архивного номера, размещение в хранилище. | Специалисты архивного отдела |
Если в вашей компании процесс включает больше согласующих лиц, система Directum RX позволяет добавить дополнительные шаги без изменения основной логики.
Что именно нужно сдавать?
Сдавать в архив следует документы, сроки хранения которых истекли в подразделении, а также те, которые по нормативам подлежат постоянному хранению. К типовым категориям относятся:
- Дела бухгалтерского и налогового учёта.
- Трудовые и кадровые документы.
- Контракты, договоры, акты выполненных работ.
- Документы, относящиеся к интеллектуальной собственности.
- Отчётные и аналитические материалы, имеющие историческую ценность.
Технические требования к оформлению
- Этикетка – указывается: название подразделения, период сохранности, номер описей.
- Сдаточная опись – заполняется в электронном виде, подписывается ЭП обеими сторонами.
- Акт приём‑передачи – печатный документ, подписывается в присутствии обеих сторон.
- Все оригиналы должны быть размещены в папках/мешках с надёжным креплением, чтобы исключить потерю страниц.
Сроки и график сдачи
Сроки зависят от категории документов:
- Документы, подлежащие хранению не менее 5 лет – передаются в архив в последний месяц их обязательного хранения.
- Документы, подлежащие постоянному хранению – передаются в архив сразу после их формирования (по согласованному графику).
График приёма в архив обычно выглядит так:
| День недели | Время приёма | Кому |
|---|---|---|
| Понедельник | 09:00‑12:00 | Отдел кадров |
| Среда | 14:00‑17:00 | Финансовый отдел |
| Пятница | 10:00‑13:00 | Отдел юридической службы |
Контактные данные для обращения
Если у вас возникли вопросы по подготовке или сдаче документов, используйте одну из нижеуказанных форм связи.
| Тип контакта | Информация |
|---|---|
| Официальный сайт | https://archive.company.ru |
| Горячая линия | +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Телефон отдела приёма | +7 (495) -23‑45‑68 (рабочие часы 09:00‑18:00) |
| Электронный адрес | archive@company.ru |
| Личный кабинет | https://archive.company.ru/login (вход по корпоративным учётным данным) |
| Личный приём (офис) | ул. Ленина, д. 10, офис 5, 4‑й этаж |
| График личного приёма | Пн‑Пт 10:00‑12:00, по предварительной записи |
| Отделы, участвующие в процессе |
|
| Руководство архива | Заведующий архивом: Иванов И.И., ivanov@company.ru, +7 (495) -23‑45‑69 Заместитель заведующего: Петрова А.С., petrova@company.ru, +7 (495) -23‑45‑70 |
Отзывы сотрудников
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Как оформить сдаточную опись, если в подразделении нет доступа к Directum RX?
Можно воспользоваться бумажным шаблоном, а затем передать его в архив для последующей оцифровки. После этого архивист внесёт данные в систему. - Можно ли сдавать документы частично, а не целыми делами?
Да, но каждый набор должен сопровождаться отдельной сдаточной описью и актом приём‑передачи. - Кому обращаться, если обнаружена ошибка в уже переданном деле?
Свяжитесь с заведующим архивом (см. контакты) – он организует корректировку описей и, при необходимости, повторную приёмку.
Приём документов в архив от подразделений – это строго регламентированный процесс, который обеспечивает сохранность важной информации и её доступность в будущем. Следуя описанному алгоритму, используя электронные инструменты (Directum RX) и своевременно обращаясь к контактным лицам, вы сможете выполнить задачу без задержек и ошибок.
Помните: своевременная подготовка и сдача дел – залог надёжного архивного фонда и соблюдения нормативных требований.