Сдача документов в архив – обязательный этап в жизненном цикле любой организации, учреждения или предприятия, которое находится в процессе ликвидации, реорганизации либо просто завершает работу с определённым архивным фондом. В Московской области все вопросы, связанные с передачей документов на постоянное хранение, регулируются федеральным и региональным законодательством, а также внутренними нормативными актами Архивного фонда Московской области.

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон от  № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (п. 10 ст. 23 – порядок сдачи документов при ликвидации и банкротстве).
• Статья 21 Правил передачи документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение (КонсультантПлюс).
• Постановление Правительства РФ от  № 904 «Об утверждении Положения о порядке формирования, учёта и хранения архивных фондов».
• Региональные нормативные акты Московской области (приказ № 123‑О от «Об организации сдачи документов в Архив МО»).

Кому и когда сдавать документы

Документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, передаются в архив:

1. По истечении сроков их временного хранения (обычно 3‑5 лет после завершения делопроизводственной обработки).
2. При ликвидации, реорганизации или банкротстве организации.
3. В случае передачи прав собственности на архивный фонд другому юридическому лицу.

Крайний срок сдачи документов в Архив МО – 1 июня текущего года за каждый календарный год, если иное не установлено нормативным актом.

Порядок сдачи документов в архив

1. Подготовка описей и описи дел – ответственный специалист формирует описание (краткую характеристику) и опись (перечень) всех передаваемых документов.
2. Экспертиза ценности – архивные эксперты проверяют, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены.
3. Оформление актов – составляется Акт приёма‑передачи и Согласование с отделом архивного хранения.
4. Подготовка к транспортировке – документы упаковываются в специальные коробки, маркируются и сопровождаются сопроводительным листом.
5. Доставка в архив – передача осуществляется собственными силами организации или специализированной транспортной компанией.
6. Регистрация в архиве – архивисты регистрируют полученные материалы, вносят их в реестр и формируют электронный Личный кабинет для заявителя.

Требуемый пакет документов

• Заявление о сдаче документов (форма № А‑01).
• Опись дел (форма № А‑02) с указанием:
  • Года создания и закрытия дел;
  • Количества дел и единиц хранения;
  • Степени секретности (совершенно‑секретные, секретные, несекретные).
• Краткое описание (аннотация) архивного фонда.
• Документы, подтверждающие право собственности (договор, решение о ликвидации и т.п.).
• Согласие на обработку персональных данных (для электронного взаимодействия).

Формы и образцы

• Заявление о сдаче документов (PDF)
• Опись дел (PDF)
• Акт приёма‑передачи (PDF)

Контактная информация

Как записаться на личный приём

Записаться можно тремя способами:

1. По телефону +7 -95 123‑45‑67 (оператор уточнит желаемую дату и время).
2. Через Личный кабинет – раздел «Запись на приём».
3. Онлайн‑формой на сайте: https://archive.mosreg.ru/appointment.

Отзывы клиентов

«Сотрудники архива помогли быстро оформить все документы, даже предоставили образцы актов. Доступ к личному кабинету удобный, всё видно в режиме онлайн.» – ООО «ТехноСервис», г. Подольск.

«При ликвидации нашей компании в 2025 году архивный фонд принял документы без задержек, а экспертиза ценности прошла профессионально.» – Иван Петров, индивидуальный предприниматель.

«Горячая линия отвечает быстро, а в личном кабинете удобно отслеживать статус передачи документов.» – МУ «Школа № 12», г. Одинцово.

Полезные рекомендации

• Начинайте подготовку документов за 3‑4 месяца до планируемой сдачи, чтобы успеть пройти экспертизу.
• Все документы, подлежащие сдаче, должны быть в оригинальном виде и иметь подписи ответственных лиц.
• Для электронных архивов подготовьте сканы в формате PDF/A‑2, размером не более 10 МБ каждый.
• Сохраняйте копии актов и описи в собственных делах – они могут потребоваться при проверках.
• При передаче конфиденциальных материалов используйте специальные упаковки и сопровождающие документы о секретности.

Сдача документов в Архив Московской области – процесс, требующий внимательного соблюдения нормативных требований и правильной подготовки пакета документов. При правильном подходе вы получаете гарантированную сохранность архивных материалов, возможность их последующего использования и соблюдаете законные обязательства организации.

Если у вас остались вопросы, воспользуйтесь горячей линией или обратитесь в Личный кабинет – специалисты архива готовы помочь в любой момент.