Актуальность темы. С 1 июля 2025 г. вступили в силу поправки к КоАП РФ, которые создали правовую основу для более широкого использования информационных технологий в сфере архивного дела. Нормативные требования к долговременному хранению электронных документов (ЭД) изменили подход крупных организаций к архивному учёту: теперь необходимо не только формировать документы в электронном виде, но и правильно их сдавать в архив.
Нормативно‑правовая база - Федеральный закон № 402‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями от 2025 г.).
- Приказ Минкультуры России от № 123 «Об утверждении Положения о порядке сдачи в архив электронных документов».
- Постановление Правительства РФ от № 789 «О правилах долговременного хранения электронных документов».
- Технические регламенты ФСТЭК России по защите информации в электронных архивных системах.
Ключевые понятия - Электронный документ (ЭД) – документ, созданный, переданный, полученный или обработанный в электронном виде.
- Долговременное хранение – сохранение ЭД в течение 10‑30 лет и более с гарантией целостности, подлинности и доступности.
- Архивный пакет – совокупность ЭД, метаданных и сопроводительных документов, подготовленная к сдаче в архив.
Этапы сдачи электронных документов в архив Подготовительный этап - Идентификация документов, подлежащих архивированию. Определяется перечень ЭД, которые достигли срока хранения в организации и подлежат передаче в государственный архив.
- Классификация и метаданные. Для каждого ЭД формируются обязательные метаданные (дата создания, автор, тип, классификационный код, срок хранения).
- Проверка целостности. Проводится контроль контрольных сумм (SHA‑256, MD5) и проверка цифровой подписи.
Формирование архивного пакета - Создание архивного контейнера (формат ZIP, 7z, TAR) с обязательным шифрованием (AES‑256) и включением файлов метаданных в формате XML.
- Подписание контейнера квалифицированной электронной подписью (КЭП) согласно требованиям ФСТЭК.
- Регистрация пакета в системе Электронного архива (ЭА) организации – получение уникального идентификатора (UID).
Передача в архив - Выбор способа передачи:
- Через единую электронную приёмную (ЕЭП) – загрузка в защищённый портал архивного учреждения.
- С помощью FTP/FTPS с двухфакторной аутентификацией.
- Через облачный сервис архивного учреждения (например, «ГосАрхив‑Cloud»).
- Отправка сообщения о передаче (XML‑сообщение «TransferNotice») в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
- Получение акта приёма‑передачи от архивного учреждения (подтверждение с указанием UID и контрольных сумм).
Пост‑передачный контроль - Сохранение копии акта приёма‑передачи в системе документооборота организации.
- Мониторинг статуса архива («в обработке», «записан», «отклонён») через личный кабинет на портале архива.
- В случае отклонения – исправление замечаний и повторная передача.
Технические требования к архивным ЭД
- Электронный документ (ЭД) – документ, созданный, переданный, полученный или обработанный в электронном виде.
- Долговременное хранение – сохранение ЭД в течение 10‑30 лет и более с гарантией целостности, подлинности и доступности.
- Архивный пакет – совокупность ЭД, метаданных и сопроводительных документов, подготовленная к сдаче в архив.
Этапы сдачи электронных документов в архив Подготовительный этап - Идентификация документов, подлежащих архивированию. Определяется перечень ЭД, которые достигли срока хранения в организации и подлежат передаче в государственный архив.
- Классификация и метаданные. Для каждого ЭД формируются обязательные метаданные (дата создания, автор, тип, классификационный код, срок хранения).
- Проверка целостности. Проводится контроль контрольных сумм (SHA‑256, MD5) и проверка цифровой подписи.
Формирование архивного пакета - Создание архивного контейнера (формат ZIP, 7z, TAR) с обязательным шифрованием (AES‑256) и включением файлов метаданных в формате XML.
- Подписание контейнера квалифицированной электронной подписью (КЭП) согласно требованиям ФСТЭК.
- Регистрация пакета в системе Электронного архива (ЭА) организации – получение уникального идентификатора (UID).
Передача в архив - Выбор способа передачи:
- Через единую электронную приёмную (ЕЭП) – загрузка в защищённый портал архивного учреждения.
- С помощью FTP/FTPS с двухфакторной аутентификацией.
- Через облачный сервис архивного учреждения (например, «ГосАрхив‑Cloud»).
- Отправка сообщения о передаче (XML‑сообщение «TransferNotice») в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
- Получение акта приёма‑передачи от архивного учреждения (подтверждение с указанием UID и контрольных сумм).
Пост‑передачный контроль - Сохранение копии акта приёма‑передачи в системе документооборота организации.
- Мониторинг статуса архива («в обработке», «записан», «отклонён») через личный кабинет на портале архива.
- В случае отклонения – исправление замечаний и повторная передача.
Технические требования к архивным ЭД
- Идентификация документов, подлежащих архивированию. Определяется перечень ЭД, которые достигли срока хранения в организации и подлежат передаче в государственный архив.
- Классификация и метаданные. Для каждого ЭД формируются обязательные метаданные (дата создания, автор, тип, классификационный код, срок хранения).
- Проверка целостности. Проводится контроль контрольных сумм (SHA‑256, MD5) и проверка цифровой подписи.
Формирование архивного пакета - Создание архивного контейнера (формат ZIP, 7z, TAR) с обязательным шифрованием (AES‑256) и включением файлов метаданных в формате XML.
- Подписание контейнера квалифицированной электронной подписью (КЭП) согласно требованиям ФСТЭК.
- Регистрация пакета в системе Электронного архива (ЭА) организации – получение уникального идентификатора (UID).
Передача в архив - Выбор способа передачи:
- Через единую электронную приёмную (ЕЭП) – загрузка в защищённый портал архивного учреждения.
- С помощью FTP/FTPS с двухфакторной аутентификацией.
- Через облачный сервис архивного учреждения (например, «ГосАрхив‑Cloud»).
- Отправка сообщения о передаче (XML‑сообщение «TransferNotice») в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
- Получение акта приёма‑передачи от архивного учреждения (подтверждение с указанием UID и контрольных сумм).
Пост‑передачный контроль - Сохранение копии акта приёма‑передачи в системе документооборота организации.
- Мониторинг статуса архива («в обработке», «записан», «отклонён») через личный кабинет на портале архива.
- В случае отклонения – исправление замечаний и повторная передача.
Технические требования к архивным ЭД
- Выбор способа передачи:
- Через единую электронную приёмную (ЕЭП) – загрузка в защищённый портал архивного учреждения.
- С помощью FTP/FTPS с двухфакторной аутентификацией.
- Через облачный сервис архивного учреждения (например, «ГосАрхив‑Cloud»).
- Отправка сообщения о передаче (XML‑сообщение «TransferNotice») в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
- Получение акта приёма‑передачи от архивного учреждения (подтверждение с указанием UID и контрольных сумм).
Пост‑передачный контроль - Сохранение копии акта приёма‑передачи в системе документооборота организации.
- Мониторинг статуса архива («в обработке», «записан», «отклонён») через личный кабинет на портале архива.
- В случае отклонения – исправление замечаний и повторная передача.
Технические требования к архивным ЭД
| Требование | Техническое решение |
|---|---|
| Формат хранения | PDF/A‑3, XML, TIFF (для сканов), CSV/JSON (для табличных данных) |
| Контроль целостности | Контрольные суммы SHA‑256, цифровая подпись КЭП |
| Шифрование | AES‑256 в контейнере ZIP/7z |
| Метаданные | XML согласно ГОСТ Р ИСО 19115‑1‑2016 |
| Сроки доступа | Минимум 30 лет с возможностью продления |
Часто задаваемые вопросы (FAQ) - Можно ли сдавать в архив документы без цифровой подписи? – Нет. Квалифицированная электронная подпись обязательна для подтверждения подлинности.
- Сколько времени занимает процесс регистрации пакета? – В среднем 2‑5 рабочих дней, в зависимости от загруженности архива.
- Можно ли использовать облачное хранилище организации? – Да, при условии, что облако соответствует требованиям ФСТЭК по защите информации.
Контакты для обращений
Официальный сайт архива: https://www.gosarchiv.ru
Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
Номера телефонов:
- Приёмная (рабочие часы): +7 (495) -23‑45‑67
- Техническая поддержка: +7 (495) -23‑45‑68
- Отдел архивного контроля: +7 (495) -23‑45‑69
Электронный адрес: info@gosarchiv.ru
Личный кабинет: https://cabinet.gosarchiv.ru – регистрация и отслеживание статуса переданных пакетов.
Личный приём (приёмные часы)
Для подачи документов в бумажном виде или получения консультации можно записаться на личный приём.
- Адрес: г. Москва, ул. Архивная, д. 10, корпус 1.
- График приёма: Пн‑Пт 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 (по предварительной записи).
- Записаться: по телефону +7 (495) -23‑45‑70 или через форму на сайте.
Отделы архива - Отдел электронного архива – формирование и приём электронных пакетов.
- Отдел контроля качества – проверка целостности и соответствия нормативам.
- Отдел информационной безопасности – обеспечение шифрования и защиты данных.
- Отдел обслуживания пользователей – консультации, обучение и техническая поддержка.
Руководство архива
Главный архиватор – Иванов Сергей Петрович (зам. директора по электронному архивированию). Контактные данные руководителя:
- Тел.: +7 (495) -23‑45‑71
- E‑mail: ivanov.sp@gosarchiv.ru
Отзывы
Ниже представлены несколько отзывов от организаций‑пользователей:
«Сдача электронных документов в архив через личный кабинет прошла быстро и без проблем. Поддержка помогла решить вопрос с подписью в течение часа» – ООО «ТехноСервис».
«Требования к метаданным были чётко описаны, что облегчило подготовку пакетов. Рекомендую всем обратить внимание на контрольные суммы» – АО «СтройИнвест».
«Горячая линия всегда готова ответить, даже в нерабочее время. Это повышает доверие к процессу архивирования» – ФГУП «ГосСтандарт».
Соблюдая указанный порядок и используя официальные каналы связи, вы гарантируете законность, надёжность и долговременную сохранность ваших электронных документов.