Цель статьи – дать полное пошаговое руководство по подготовке, комплектованию и передаче документов в архив государственного органа, а также предоставить актуальные контактные данные для взаимодействия с архивными службами.

Нормативно‑правовая база

• Постановление Минюста РБ от № 140 – Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь с указанием сроков хранения.
• Федеральный закон РФ № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (части 1‑3 статьи 20) – правила организации архивного хранения в государственных и муниципальных органах.
• Единые правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ – утверждены постановлением Минкультуры РФ.
• Внутренние локальные нормативные акты организации – регламент делопроизводства, формы дел, порядок формирования описи.

Организационная подготовка

1. Создание архивного подразделения (отдела архивного хранения) – назначение ответственного (архивариуса) и формирование штатного расписания.
2. Определение объёма и типа документов – классификация по тематикам, срокам хранения (постоянное, временное, личное).
3. Подготовка технической базы – помещение с контролем микроклимата, системы видеонаблюдения, а также программные средства (ЭДО, 1С:Документооборот, электронный архив).

Этапы подготовки документов к передаче в архив

Идентификация и отбор

Проводится совместно с подразделениями‑создателями документов. Выделяются:

• Документы, подлежащие постоянному хранению (законы, нормативные акты, договоры).
• Документы временного хранения (служебные записки, отчёты) – срок определяется перечнем.
• Документы личного характера (служебные удостоверения, личные дела сотрудников).

Оценка ценности и экспертиза

Архивариус проводит экспертизу ценности (исторической, правовой, информационной). Документы, не подпадающие под архивные сроки, подлежат уничтожению в соответствии с приказом о списании.

Формирование дел

Все отобранные документы объединяются в дело по единой тематике:

1. Определяется название дела (например, «Дела о закупках 2023‑2024 гг.»).
2. Назначается уникальный номер (по регистру дел).
3. Внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке.

Оформление описи

Опись – обязательный документ, фиксирующий состав дела.

Маркировка и упаковка

• Каждое дело маркируется штампом «Архив», номером и сроком хранения.
• Документы укладываются в архивные коробки (картонные или пластиковые) с внутренними перегородками.
• Коробки помещаются в архивные стеллажи с учётом условий хранения (температура + 18…+ 22 °C, относительная влажность + 45‑55 %).

Регистрация в системе учёта

Вносятся в электронный реестр (1С:Документооборот, SAP, специализированные архивные системы):

• Номер дела, дата формирования.
• Ответственный сотрудник.
• Местоположение (стеллаж, ячейка).

Передача в архивный фонд

Подготовленные дела передаются в архивный отдел:

1. Подписание акта приёма‑передачи (в 2‑х экземплярах – для организации и для архива).
2. Сдача оригинальных документов и копий описи.
3. Получение подтверждения о приёме (регистрационный номер в архивном фонде).

Электронный архив и цифровые форматы

С 2022 года в большинстве государственных органов активно внедряется электронный архив (ЭА). При подготовке к передаче в ЭА необходимо:

• Сканировать оригиналы в формате PDF/A‑2 (не менее 300 dpi).
• Обеспечить метаданные: дата, тип документа, классификатор, срок хранения.
• Подписать электронные копии квалифицированной электронной подписью.
• Загрузить файлы в систему электронного архива через защищённый канал (VPN, HTTPS).

Контроль и аудит

Для поддержания качества архивного хранения рекомендуется проводить:

• Ежеквартальный внутренний аудит комплектования дел.
• Проверку соответствия описи фактическому содержимому.
• Сравнительный анализ сроков хранения с Перечнем типовых документов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения у договоров?

Согласно Перечню типовых документов – 10 лет (при отсутствии иных нормативных требований).

Можно ли передать в архив только часть дел?

Да, но каждый передаваемый набор должен быть оформлен как отдельное дело с полной описью.

Что делать с документами, подлежащими уничтожению?

Оформить акт списания, получить подписи уполномоченных лиц и передать в специализированную службу утилизации.