Вопрос получения электронных документов из архива регулируется федеральным законодательством и нормативными актами Федерального архивного агентства (Росархив). В данной статье рассмотрим ключевые аспекты, касающиеся ограничений на количество документов, технических требований к их хранению и порядка предоставления пользователям.
Нормативно-правовая база
Основные требования к хранению и предоставлению электронных документов установлены следующими документами:
- Приказ Росархива от № 77 — Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации
- Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов
Единица хранения и архивный шифр
Согласно пункту 60 Правил, единицей хранения является совокупность архивных документов, в т.ч. электронных, или отдельный документ (электронный документ), относящийся к одному вопросу деятельности.
Каждой единице хранения после включения в годовой раздел описи дел, документов, описи электронных документов должен быть присвоен архивный шифр, который состоит из:
- Номера архивного фонда
- Номера описи дел, документов
- Номера единицы хранения
Требования к хранению электронных документов
Количество экземпляров
Законодательство устанавливает строгие требования к сохранности электронных документов:
- Минимум два экземпляра каждого документа на разных носителях или в облачных репозиториях
- Некоторые организации практикуют хранение трёх копий каждого файла на разных серверах для повышения надёжности
Периодичность проверки
| Тип документа | Периодичность проверки |
|---|---|
| Кинодокументы на нитрооснове | Один раз в 2 года |
| Электронные документы на физически обособленных носителях | Не реже одного раза в 5 лет |
Особенности предоставления электронных документов пользователям
Технические аспекты
Согласно рекомендациям Росархива, технические аспекты приёма электронных документов в архив организации, операции учёта, отбора, обеспечения сохранности и хранения, конвертирования в новые форматы и миграции на новые носители устанавливаются в специальных инструкциях, разрабатываемых в организации.
Выгрузка документов
Пункт 6.5 Типовых требований предусматривает, что программные средства участников информационного взаимодействия обеспечивают выгрузку на внешние носители электронных документов из хранилища.
Практические рекомендации по организации электронного архива
Для эффективного хранения и предоставления электронных документов рекомендуется:
- Определить требования к хранению электронных документов и сформировать номенклатуру дел
- Учитывать, что один и тот же документ может иметь разный формат в зависимости от информационной системы (СЭД, ERP и др.)
- Обеспечить возможность восстановления случайно удалённых документов
- Организовать регулярное резервное копирование
Преимущества электронного архива
- Сохранность — документы не испортятся со временем
- Восстанавливаемость — возможность восстановления удалённых документов
- Экономия пространства — отсутствие необходимости в физическом хранении
- Оперативный доступ, быстрое получение нужных документов
Контакты для обращений
Федеральное архивное агентство (Росархив)
| Официальный сайт | https://rosarchiv.ru |
| Горячая линия | +7 (495) -24-33-25 |
| Адрес | 119019, г. Москва, ул; Большая Дмитровка, д. 24 |
| Электронная почта | info@rosarchiv.ru |
Личный приём граждан
График приёма:
- Вторник — с 14:00 до 17:00
- Четверг — с 10:00 до 13:00
Предварительная запись обязательна и осуществляется через официальный сайт или по телефону.
Руководство
| Должность | ФИО |
| Руководитель Федерального архивного агентства | Артизов Андрей Николаевич |
Отделы Росархива
- Административный департамент
- Департамент государственной политики в области архивного дела
- Департамент организационно-методического обеспечения архивной деятельности
- Департамент информационных технологий и цифровизации
- Юридический департамент
Отзывы пользователей
Положительные:
«Переход на электронный архив позволил нашей организации сократить время поиска документов с нескольких дней до нескольких минут. Требование хранения двух экземпляров на разных носителях даёт уверенность в сохранности данных.» — Иванов С.П., главный архивист ООО «Пример»
«Возможность получения электронных документов через личный кабинет значительно упростила работу с архивными запросами.», Петрова М.В., юрист
Критические замечания:
«Не всегда удаётся быстро получить большие массивы документов из-за ограничений пропускной способности системы. Хотелось бы более чётких регламентов по срокам предоставления.» — Сидоров А.К., аудитор
Количество электронных документов, которые пользователь может получить из архива за один раз, напрямую зависит от технических возможностей конкретной информационной системы, пропускной способности каналов связи и установленных в организации внутренних регламентов. При этом законодательство устанавливает обязательные требования к хранению минимум двух экземпляров каждого документа и регулярной проверке их состояния не реже одного раза в 5 лет.
Для получения конкретной информации о лимитах выдачи документов рекомендуется обращаться непосредственно в архивную организацию, в которой хранятся интересующие документы, или на горячую линию Росархива.
Дата актуализации: . Информация предоставлена в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области архивного дела.