Дата публикации:

Общие положения

Данные правила регламентируют процесс создания, обработки, хранения, обмена и уничтожения электронных документов,
находящихся в архиве организации. Их цель – обеспечить достоверность, целостность, конфиденциальность и
доступность архивных материалов в соответствии с действующим законодательством РФ и внутренними нормативными
актами предприятия.

Документы, подпадающие под действие настоящих правил, включают:

• деловые письма, договоры, акты, отчёты;
• внутренние нормативные акты (приказы, распоряжения, инструкции);
• корреспонденцию с внешними контрагентами, оформленную в электронном виде;
• документы, отнесённые к категории «служебная информация».

Создание и оформление электронных документов

1. Используемые системы. Все электронные документы должны создаваться и обрабатываться через
   систему электронного документооборота (ЭДО).
   Прямое редактирование файлов вне этой системы допускается только в исключительных случаях и должно быть
   задокументировано.
2. Структура документа. Каждый документ обязан содержать:
   • уникальный идентификатор (номер документа);
   • дату и время создания;
   • наименование организации‑отправителя и получателя;
   • краткое содержание (аннотацию);
   • подпись (электронную или сканированную) ответственного лица.
3. Форматы файлов. С 1 января 2026 г. запрещён обмен документами, составленными по устаревшим
   «товарным» форматам (например, .doc, .xls без подписи). Принимаются только:
   • PDF/A‑2/3;
   • XML‑форматы, одобренные ФНС;
   • OpenDocument (ODF) для текстовых и табличных файлов.

Хранение и архивирование

Электронные документы, подлежащие архивированию, перемещаются в специализированный архивный модуль
Электронного архива (ЭА) в течение 30 календарных дней с момента их подписания.

• Сроки хранения определяются нормативными актами (например, 5 лет для бухгалтерских документов,
  10 лет – для договоров, 50 лет – для исторически значимых материалов).
• Контроль целостности. Для каждого файла генерируется контрольная сумма (SHA‑256), которая
  проверяется при каждом доступе.
• Резервное копирование. Ежедневные инкрементные бэкапы хранятся в двух географически
  разнесённых дата‑центрах.

Обмен и передача электронных документов

Обмен документами осуществляется исключительно через сертифицированных операторов ЭДО, указанных в
перечне «Операторы электронного документооборота».
Прямой e‑mail‑обмен без цифровой подписи допускается только для предварительных согласований и
не считается официальным.

Процедура отправки

1. Подготовка документа в системе ЭДО;
2. Присвоение уникального номера и подпись электронной подписью (ЭЦП);
3. Выбор получателя из справочника контрагентов;
4. Отправка через выбранного оператора ЭДО;
5. Получение подтверждения о доставке (ACK) и сохранение в журнале операций.

Приём документов

При получении документа в системе ЭДО автоматически проверяется:

• соответствие формата требованиям (PDF/A, XML);
• валидность ЭЦП;
• совпадение номера с реестром входящих.

В случае обнаружения несоответствия документ отклоняется, а отправителю отправляется уведомление с указанием
причины.

Контроль доступа и безопасность

Доступ к архиву регулируется ролями:

Роль	Права
Администратор	Полный доступ, управление пользователями, настройка резервного копирования.
Архивист	Просмотр, загрузка, архивирование, восстановление документов.
Сотрудник	Просмотр только тех документов, которые ему назначены в рамках служебных обязанностей.
Контролёр	Аудит действий, формирование отчётов о доступе.

Все действия фиксируются в журнале аудита с указанием даты, времени, пользователя и типа операции.

Ответственность

Нарушения правил работы с электронными документами влекут за собой дисциплинарную, административную и
уголовную ответственность в соответствии с ТК РФ, ФЗ «Об архивном деле» и ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и защите информации». Ключевые нарушения:

• Создание или хранение документов в неподдерживаемом формате;
• Отсутствие подписи ЭЦП у официальных документов;
• Неавторизованный доступ к архиву;
• Нарушение сроков хранения и уничтожения.

Переход на новые форматы и технологические решения (2026 г.)

С 1 января 2026 г. вводятся обязательные требования к использованию только электронных подписей,
соответствующих ГОСТ Р 34.10‑2012, и форматов, поддерживаемых системой ЭДО 2.0. Организация обязана
провести миграцию всех «товарных» документов в PDF/A‑3 в течение 180 дней с даты вступления правила в силу.

Контактная информация для обращений

Пункт	Данные
Официальный сайт	https://archive.example.com
Горячая линия	+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов	Отдел архивного дела – +7 (495) -23‑45‑68 Техническая поддержка ЭДО – +7 (495) -23‑45‑69 Юридический отдел – +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес	archive@example.com
Личный кабинет	https://archive.example.com/login
Личный приём	Приём заявок через форму «Обратная связь» в личном кабинете.
График приёма	Пн‑Пт: 09:00‑18:00 (без перерыва)
Отделы	Отдел архивного дела Отдел информационной безопасности Отдел электронного документооборота Юридический отдел
Руководство	Генеральный директор – Иванов И.И. Начальник отдела архивного дела – Петров П.П. Главный специалист по ЭДО – Сидорова С.С.
Отзывы	Мы ценим ваше мнение! Оставить отзыв можно в разделе «Отзывы и предложения». Отзывы рассматриваются в течение 5 рабочих дней.

---

Соблюдение изложенных правил гарантирует надёжную работу с электронными документами, их юридическую силу и
сохранность в архиве организации. При возникновении вопросов рекомендуется обращаться по указанным выше
контактам.