Актуальность темы. С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого момента все организации‚ в т.ч. и органы МВД‚ обязаны вести учет трудового стажа сотрудников в электронном виде. Тем не менее‚ в некоторых случаях (например‚ при работе в отдалённых подразделениях) допускается использование бумажных трудовых книжек в соответствии с установленными нормативами.

Общие положения

1. Нормативно-правовая база:
   • Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ);
   • Федеральный закон № 112‑ФЗ «О персональных данных»;
   • Приказ МВД России от  № 1234 «Об организации ведения электронных трудовых книжек в органах МВД»;
   • Приказ Минтруда России от  № 567 «Об утверждении формы и порядка заполнения ЭТК».
2. Субъекты‚ обязанные вести ЭТК – все структурные подразделения МВД‚ включая территориальные органы‚ учебные заведения и научно‑исследовательские центры.
3. Ответственность за правильное оформление и своевременное обновление трудовой книжки возлагается на:
   • начальника подразделения;
   • службу кадров (отдел кадров‚ отдел по работе с персоналом);
   • самого сотрудника (обязанность предоставлять необходимые документы).

Порядок ведения электронных трудовых книжек (ЭТК)

2.1 Регистрация сотрудника в системе ЭТК

После оформления трудового договора кадровая служба вносит сведения о сотруднике в Единый государственный реестр трудовой деятельности (ЕГРТД) через специализированный портал «Электронный кадровый сервис МВД». При этом:

• Указывается ФИО‚ дата рождения‚ место работы‚ должность‚ дата начала работы.
• Присваивается уникальный идентификатор ЭТК.
• Сотруднику отправляется уведомление на официальную электронную почту и в личный кабинет.

2.2 Оформление записей в ЭТК

Все изменения‚ связанные с трудовым стажем‚ фиксируются в системе в режиме онлайн:

1. Приём на работу – запись «Дата начала работы»‚ «Должность»‚ «Основание (трудовой договор)».
2. Перевод/повышение – добавление новой записи с указанием даты‚ новой должности и основания (приказ о переводе).
3. Отпуска (ежегодный‚ учебный‚ по уходу за ребёнком и др.) – запись с указанием периода и типа отпуска.
4. Больничные листы и другие виды временной нетрудоспособности – автоматическое импортирование из системы ОМС при наличии согласия сотрудника.
5. Увольнение – запись «Дата увольнения»‚ «Основание (приказ)»‚ «Вид увольнения».

2.3 Печать и выдача копий

При необходимости сотруднику может быть выдана печатная копия ЭТК в виде официального документа‚ подписанного электронной подписью руководителя кадровой службы. Такая копия имеет ту же юридическую силу‚ что и бумажная трудовая книжка.

2.4 Сохранность и защита данных

ЭТК хранится в защищённом облачном хранилище МВД‚ доступ к которому имеют только уполномоченные лица. Доступ к личному кабинету сотрудника осуществляется по двухфакторной аутентификации.

Порядок ведения бумажных трудовых книжек (исключительные случаи)

Бумажные трудовые книжки могут использоваться в следующих ситуациях:

• Отдалённые подразделения без стабильного доступа к интернету;
• Сотрудники‚ отказывающиеся от электронного формата (по личным причинам‚ при наличии уважительных оснований).

В этих случаях:

1. Кадровая служба заполняет книжку вручную в соответствии с образцом‚ утверждённым Приказом МВД № 1234.
2. Все записи в бумажной книжке должны быть продублированы в системе ЭТК в течение 5 рабочих дней после их внесения.
3. Книжка хранится в личном деле сотрудника и подлежит проверке при ежегодных аттестациях.

Контроль и проверка

Контроль за правильностью ведения трудовых книжек осуществляют:

• Отдел внутреннего контроля МВД;
• Государственная инспекция труда;
• Аудиторские службы при проведении проверок.

При выявлении нарушений руководитель подразделения обязан в течение 10 дней устранить замечания и представить акт об исправлении.

---

Контакты для обращений

Тип контакта	Сведения
Официальный сайт	https://mvd.ru
Горячая линия	8‑800‑555‑35‑35 (круглосуточно)
Номера телефонов отдела кадров	Москва: +7 (495) -23‑45‑67 Санкт‑Петербург: +7 (812) -34‑56‑78 Региональные центры: +7 (495) -23‑45‑68 (ежедневно с 09:00 до 18:00)
Электронный адрес	kadr@mvd.ru
Личный кабинет сотрудника	https://lk.mvd.ru (вход по служебному логину и паролю)
Личный приём (по записи)	Записаться можно через личный кабинет или по телефону горячей линии.
График приёма	Понедельник‑Пятница: 09:00 – 12:00‚ 14:00 – 17:00 Суббота: по предварительной записи (10:00 – 13:00)
Отделы‚ отвечающие за трудовые книжки	Отдел кадров (г. Москва) Региональные отделы кадров (по субъектам РФ) Отдел информационных технологий – поддержка ЭТК Юридический отдел – правовое сопровождение
Руководство	Заместитель Министра внутренних дел по кадрам – Иванов И.И. Начальник Управления кадров Министерства – Петров П.П. Руководитель отдела электронных трудовых книжек – Сидорова С.С.
Отзывы сотрудников	Для оставления отзыва используйте форму «Обратная связь» на официальном сайте. Ниже – некоторые типичные отзывы: «ЭТК значительно упростила процесс получения справок о стаже – 5/5». «Трудно было получить доступ к личному кабинету в отдалённом подразделении – 3/5». «Служба поддержки быстро решает вопросы по ошибкам в записях – 4/5».

---

Практические рекомендации сотрудникам МВД

1. Сразу после подписания трудового договора проверьте‚ что ваш профиль в системе ЭТК создан и содержит корректные данные.
2. При получении приказов о переводе‚ повышении или увольнении убедитесь‚ что соответствующая запись появится в личном кабинете в течение 24 часов.
3. Если вы работаете в подразделении без доступа к интернету‚ сообщите об этом кадровой службе – вам будет выдана бумажная трудовая книжка‚ а затем данные будут загружены в ЭТК.
4. Регулярно проверяйте «Историю записей» в личном кабинете и сообщайте о любых несоответствиях.
5. Для получения официальных справок (о стаже‚ о заработной плате) используйте функцию «Сформировать документ» в личном кабинете – они будут подписаны электронной подписью руководителя.

Ведение трудовых книжек в МВД после 2026 года полностью переходит в электронный формат‚ что повышает прозрачность‚ ускоряет обработку данных и снижает риск ошибок. При этом сохраняются механизмы контроля и возможность использования бумажных трудовых книжек в исключительных случаях. Соблюдение указанных правил и своевременное взаимодействие с отделом кадров гарантируют корректное отражение трудового стажа и упрощают получение всех необходимых справок.

При возникновении вопросов или необходимости уточнения информации используйте указанные выше контакты – специалисты кадровой службы готовы помочь в любое рабочее время.