Дата актуализации:  г.

1. Федеральный закон от  № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – основной нормативный акт,
   определяющий полномочия органов государственной власти, органов местного самоуправления и
   организаций в сфере создания, хранения, учёта и использования архивных документов.
2. Федеральный закон от  № 131‑ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» –
   закрепляет, что органы местного самоуправления обязаны создавать и вести архивы в соответствии с
   требованиями закона 125‑ФЗ.
3. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (утверждены
   Федеральным архивным агентством) – детализируют порядок работы с архивными фондами, номенклатурой дел,
   методической помощью и взаимодействием с муниципальными архивами.
4. Концепция развития архивного дела в РФ до 2020 г. – в ней отмечено расширение методической помощи
   муниципальным архивам и необходимость актуализации нормативных актов с учётом цифровых технологий.

Основные задачи муниципального архива

• Создание и поддержание архивного фонда муниципального учреждения (дела, документы, электронные файлы).
• Разработка номенклатуры дел и её согласование с архивным подразделением.
• Обеспечение правильного комплектования архивных документов (формирование архивных дел, их описание).
• Ведение учётных регистров (журнал учёта, реестр доступа, карточки описания).
• Обеспечение сохранности документов (условия хранения, контроль за температурой, влажностью, защита от вредителей).
• Организация доступа к архивным материалам (публичный, служебный, ограниченный).
• Проведение цифровизации и внедрение электронных архивных систем.
• Оказание методической помощи структурным подразделениям учреждения по вопросам делопроизводства.

Пошаговый алгоритм создания архива в муниципальном учреждении

Подготовительный этап

1. Назначить ответственного за архивное дело (руководитель архивного отдела или главный специалист).
2. Сформировать рабочую группу из сотрудников отдела документооборота, ИТ‑специалистов и юристов.
3. Изучить внутренние нормативные акты (приказы, регламенты) и согласовать их с требованиями закона 125‑ФЗ.

Формирование номенклатуры дел

1. Собрать сведения о всех делах и процессах, создающих документальный поток.
2. Разработать проект номенклатуры дел (структура, коды, сроки хранения).
3. Согласовать проект с муниципальным архивом (передать на экспертизу).
4. После утверждения – разместить номенклатуру в личном кабинете (интранет) и оповестить всех подразделений.

Комплектование и описание архивных документов

1. Определить даты начала и окончания дел, собрать все документы, относящиеся к делу.
2. Сформировать архивные описи (краткое описание, сроки хранения, уровень доступа).
3. Оформить архивные карточки в соответствии с ГОСТ 7.0‑2008.

Организация физического и электронного хранения

• Физическое хранение – специальные архивные помещения: стеллажи, шкафы, контроль микроклимата.
• Электронное хранение – внедрение системы электронного архива (E‑Archive, 1С:Документооборот, etc.).
• Регулярно проводить инвентаризацию и проверку состояния документов.

Учёт и контроль доступа

1. Вести журнал учёта (вход‑выход документов).
2. Оформлять запросы на доступ (публичный, служебный, ограниченный) через личный кабинет.
3. Контролировать сроки перевода документов в архив и их последующее уничтожение (по истечении срока хранения).

Цифровизация и автоматизация

• Сканировать документы, формировать электронные копии с метаданными.
• Подключить систему электронного документооборота (EDMS) к архивному модулю.
• Обеспечить резервное копирование и хранение в облаке согласно требованиям ФЗ 152‑ФЗ «О персональных данных».

Взаимодействие с муниципальными архивами

Все муниципальные учреждения обязаны передавать в муниципальный архив документы, которые находятся в их распоряжении более установленного срока хранения (обычно 5‑10 лет). Процедура передачи включает:

1. Подготовку пакета документов (описание, опись, акт передачи).
2. Согласование условий хранения (температура, влажность, защита от света).
3. Оформление актa приема‑передачи в двух экземплярах (для учреждения и архива).
4. Регистрация в единой информационной системе архивов России (ЕИСАРХ).

Методическая помощь и обучение персонала

Федеральное архивное агентство и региональные архивы предоставляют:

• Консультации по разработке нормативных документов (приказы, регламенты).
• Проведение обучающих семинаров и вебинаров для сотрудников муниципальных учреждений.
• Подготовку шаблонов описи, карточек, актов и их адаптацию под конкретные нужды организации.
• Техническую поддержку при внедрении электронных архивных систем.

Оценка эффективности и контроль

Для контроля качества работы архива рекомендуется вести:

• Показатели время обработки запросов (не более 5 рабочих дней).
• Статистику цифровизации (процент оцифрованных документов).
• Отчёты о состоянии физического хранилища (проверка микроклимата, наличие вредителей).
• Аудит соответствия нормативным требованиям (раз в год).

Отзывы и рекомендации пользователей

Контактная информация для обращений