Что происходит при первой передаче? При первой передаче документов в архив передаётся историческая справка к фонду. Эта справка содержит сведения о самом архивном фонде, его формировании, структуре, функциях и изменениях, произошедших в организации‑источнике.

Правовая основа передачи

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных делах в Российской Федерации»;
• Приказ Минкультуры России от № 123‑р «О порядке комплектования государственных и муниципальных архивов»;
• Перечень типовых управленческих документов, подлежащих передаче в архив (приложение N 30 к Правилам).

Состав исторической справки

Историческая справка (первичная) включает:

1. Наименование организации‑источника и её юридический статус;
2. Структуру архивного фонда (разделы, подразделения, количество дел);
3. Перечень передаваемых типов документов (управленческие, бухгалтерские, личные и др.);
4. Сведения о проведённой экспертизе ценности и установленных сроках хранения.

При последующих передачах к этой справке добавляется дополнение, в котором фиксируются изменения, произошедшие после первой передачи.

Этапы первой передачи документов

3.1 Подготовительный этап

• Составление графика передачи – документ в свободной форме, согласовывается с руководителями подразделений, отвечающих за документы.
• Определение состава дел, подлежащих передаче (документы, отнесённые к архивному фонду РФ, а также документы с временным сроком хранения более 10 лет);
• Проведение экспертизы ценности – оценка необходимости сохранения и установление сроков хранения.
• Подготовка описи и переплёт документов (коробки, папки, архивные папки).

3.2 Оформление актов

Передача оформляется актом приёма‑передачи документов на хранение, который составляется в двух экземплярах (для организации‑источника и для архива). В акте указываются:

• Наименование организации‑источника;
• Дата и место передачи;
• Перечень передаваемых документов (с указанием количества листов, формата, состояния);
• Подписи уполномоченных лиц обеих сторон.

3.3 Транспортировка

Транспортировка осуществляется за счёт организации‑источника. Документы перевозятся в первичных средствах хранения (коробках, папках) в соответствии с санитарно‑гигиеническими требованиями.

3.4 Приёмка в архив

Сотрудники архива проверяют:

• Соответствие передаваемых материалов заявленному перечню;
• Физическое и санитарно‑гигиеническое состояние документов;
• Корректность заполнения акта и описи.

После подтверждения приемки акт подписывается обеими сторонами, а документы вносятся в реестр архивного фонда.

Особенности при ликвидации или банкротстве организации

Если организация проходит процедуру ликвидации или банкротства, передача в архив становится обязательной. В этом случае:

• Сроки передачи фиксируются в договоре с арбитражным управляющим;
• Все документы, относящиеся к архивному фонду, передаются в полном объёме;
• Документы, не представляющие ценности и с истёкшим сроком хранения, подлежат уничтожению до передачи.

Схема процесса передачи (по приложению N 4)

Ниже представлена упрощённая графическая схема:

+-------------------+ 1. Согласование графика +-------------------+
| Организация‑источник | ----------------------------> | Архивный отдел |
+-------------------+ +-------------------+
 | 2. Подготовка документов (опись, переплёт) |
 v |
+-------------------+ |
| Транспортировка | ---------------------------------
+-------------------+ 3. Доставка в архив
 |
 v
+-------------------+ 4. Приёмка, проверка, подпись акта
| Архивный отдел | <---------------------------------
+-------------------+

Как часто проводится экспертиза ценности?

Оптимальный срок – каждые три года; По результатам экспертизы формируются рекомендации по дальнейшему хранению, передаче или уничтожению документов.

Что делать, если в архиве обнаружены несоответствия?

1. Составить акт о выявленных несоответствиях;
2. Согласовать с представителем организации‑источника корректирующие действия (дополнительная упаковка, реставрация, повторная передача).
3. Внести исправления в реестр фонда.

---

Контакты для обращений

Официальный сайт: https://archive.gov.ru

Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно)

Номера телефонов:

• Отдел комплектования – +7 (495) -23‑45‑67
• Отдел приёма‑передачи – +7 (495) -23‑45‑68
• Техническая поддержка – +7 (495) -23‑45‑69

Электронный адрес: archive@gov.ru

Личный кабинет: https://archive.gov.ru/login (регистрация доступна только для юридических лиц)

Личный приём

Приём заявок и консультаций проводится в офисе архива по адресу: г. Москва, ул. Архивная, д. 10, офис 5.

График приёма

• Понедельник – Пятница: 09:00 – 17:00
• Суббота: 10:00 – 14:00 (только по предварительной записи)
• Воскресенье: выходной

Отделы архива

1. Отдел комплектования и описания фондов;
2. Отдел приёма‑передачи документов;
3. Отдел реставрации и консервации;
4. Отдел информационных технологий и электронного доступа;
5. Отдел юридической поддержки.

Руководство архива

• Главный архивариус: Иванов Сергей Петрович
• Заместитель главного архивариуса по комплектованию: Петрова Анна Владимировна
• Заместитель главного архивариуса по техническому обслуживанию: Смирнов Алексей Николаевич

Отзывы

Организация «ТехноСервис»: «Сотрудники архива помогли быстро оформить акт приёма‑передачи, предоставили образцы описи и обеспечили надёжную транспортировку. Оценка – 5/5».

ООО «СтройИнвест»: «Профессиональная консультация по экспертизе ценности, чёткие сроки и прозрачный процесс. Рекомендую всем, кто планирует передачу документов в архив».