Дата актуализации:

Общая информация

Муниципальный архив г. Петровка (далее – Архив) является государственным учреждением, которое осуществляет:

• Хранение, комплектование и учёт архивных документов, находящихся в собственности муниципальных органов и организаций.
• Обеспечение доступа к архивным материалам для граждан, учёных и организаций.
• Консультирование по вопросам архивного законодательства и правил передачи документов.

Правовая база

Деятельность Архива регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных документах».
2. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (Федеральное архивное агентство).
3. Методические рекомендации по комплектованию и описанию документов личного происхождения.
4. Локальный акт о порядке архивирования бухгалтерских и иных документов, утверждённый муниципальной администрацией.

Порядок приёма документов

Приём документов в Архив происходит в несколько этапов:

Подготовка документов к передаче

• Определить, относится ли документ к архивному фонду (по срокам хранения, типу и юридическому статусу).
• Сформировать сдаточную опись (в двух экземплярах) согласно образцу внизу статьи.
• Оформить акт приёма‑передачи (при необходимости – в соответствии с локальным актом).
• Упаковать документы в первичные средства хранения (коробки, папки) с маркировкой «Для архива».

Согласование сроков доставки

Организация‑источник согласует с Архивом дату и время доставки. Транспортировка осуществляется за счёт передающей стороны.

Приём в Архиве

• Уполномоченное лицо Архива (старший архивист) проверяет соответствие передаваемых дел сдаточной описи.
• Вносится запись в журнал приёма‑передачи.
• Один экземпляр описи и акт передаются в структурное подразделение Архива, второй – остаётся у организации‑источника.

Описание и комплектование

После приёма документы описываются, присваивается архивный номер и вносятся в электронный учётный реестр.

Требования к документам

Тип документа	Требования к оформлению
Бумажные документы	Чистый лист, без скрепок, скоб, склеек; оригиналы подписаны и датированы.
Электронные документы	Формат PDF/A‑1, подпись в виде электронной подписи, метаданные – дата, автор, название.
Документы личного происхождения	Согласие владельца на передачу, описание содержания, отсутствие ограничений по правам.

Необходимые формы и образцы

Сдаточная опись (пример):

Наименование дел: «Документы о строительстве школы №12 (2010‑2015)».
Количество листов: 1 250.
Срок временного хранения: 3 года (истёк ).
Описание содержания: проектная документация, акты ввода в эксплуатацию, финансовые отчёты.
Условные обозначения: коробка № 5, папка № 3.
Подпись ответственного лица: ___________________ /Иванов И.И./ 

Как оформить доставку

• Заказать транспорт у своей организации (служба логистики) или воспользоваться услугой «Курьерская доставка» от Архива.
• Указать в сопроводительном письме номер сдаточной описи и контактное лицо.
• При доставке предъявить оригинал акта приёма‑передачи.

График работы и личный приём

График работы Архива:

• Пн‑Пт: 09:00 – 18:00
• Сб: 10:00 – 14:00 (приём только по предварительной записи)
• Вс: выходной

Личный приём (приём граждан и представителей организаций):

• Пн‑Пт: 10:00 – 12:00 (по записи)
• Записаться можно через личный кабинет или по телефону.

Контактные данные

Тип контакта	Информация
Официальный сайт	https://archive-petrovka.ru
Горячая линия	+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Телефон приёма документов	+7 (495) -23‑45‑68 (рабочие часы)
Электронный адрес	info@archive-petrovka.ru
Личный кабинет	https://archive-petrovka.ru/login
Адрес	г. Петровка, ул. Советская, д. 12, офис 3

Отделы Архива

• Отдел приёма и учёта – отвечает за прием документов, оформление актов и ввод в реестр.
• Отдел описания и каталогизации – занимается составлением описей, присвоением номеров и размещением в фонде.
• Отдел пользовательского обслуживания – помогает гражданам в поиске и выдаче материалов.
• Отдел цифровизации – переводит бумажные документы в электронный вид.

Руководство Архива

• Главный архивист: Петрова Мария Сергеевна, petrova@archive-petrovka.ru, тел. +7 (495) -23‑45‑69.
• Заместитель главного архивиста: Смирнов Алексей Владимирович, smirnov@archive-petrovka.ru.

Отзывы граждан

«Очень удобно, что можно оформить всё онлайн через личный кабинет. Сотрудники вежливые, помогли собрать правильный пакет документов.» – Иванова А.Л., 2025 г.

«Приём в субботу спас меня от лишних задержек. Спасибо за гибкий график!» – Кузнецов П.В., 2024 г.

«Было сложно собрать документы личного происхождения, но архивисты подробно объяснили, какие сведения нужны. Всё прошло без проблем.» – Смирнова Е.Р., 2023 г.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Как узнать, нужен ли мне акт приёма‑передачи? – Если документы передаются в государственный или муниципальный архив, акт обязателен (см. локальный акт организации).
2. Можно ли передать документы в электронном виде? – Да, при условии соблюдения формата PDF/A‑1 и наличия электронной подписи.
3. Сколько времени занимает процесс описания? – В среднем 5‑10 рабочих дней после приёма, в зависимости от объёма.
4. Можно ли получить копию сдаточной описи? – Да, один экземпляр остаётся у организации‑источника, второй – в архиве.
5. Что делать, если документ имеет ограниченный срок хранения? – Обратитесь к отделу приёма – они подскажут, можно ли продлить срок или необходимо передать в архив.

---

Если у вас остались вопросы, звоните по горячей линии +7 (495) -23‑45‑67 или пишите на info@archive-petrovka.ru. Мы рады помочь вам сохранить историческую и правовую ценность ваших документов!