Вопрос приёма архивных документов стоит перед каждым государственным, муниципальным и частным архивом. От того, насколько правильно организован процесс приёма, зависят сохранность материалов, их доступность для исследователей и эффективность работы всего архивного учреждения.
Общие понятия о приёме архивов
Приём архивов – это совокупность действий, направленных на регистрацию, проверку, классификацию и размещение поступающих документов в архивном фонде. В России процесс регулируется рядом нормативных актов, среди которых Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и методические рекомендации Федерального архивного агентства.
Ключевые цели приёма
- Обеспечение юридической достоверности поступивших материалов;
- Сохранность и защита от физического и информационного износа;
- Создание условий для последующего учёта и использования документов;
- Соблюдение сроков и формальностей, установленных законодательством.
Классификация видов приёма архивов
В практике архивов различают несколько критериев, по которым классифицируют виды приёма. Ниже представлены основные типологии.
2.1 По типу документов
- Письменные (бумажные) документы – официальные акты, письма, отчёты, карты и т.п.
- Электронные документы – файлы в форматах PDF, DOCX, XML, а также базы данных и электронные письма.
- Документы личного происхождения – личные письма, дневники, фотографии, которые попадают в архив по инициативе граждан.
2.2 По способу передачи
- Физический приём – доставка бумажных материалов в архивное помещение.
- Электронный приём – передача файлов через системы электронного документооборота (ЭДО) или специализированные архивные платформы.
- Комбинированный приём – одновременная передача бумажных и электронных копий (например, при оцифровке).
2.3 По юридическому статусу источника
- Государственные источники – документы государственных органов, подведомственные ФАА.
- Муниципальные источники – материалы органов местного самоуправления.
- Частные (неправительственные) источники – документы организаций, предприятий, физических лиц.
2.4 По сроку хранения
- Временный приём – документы хранятся до завершения их использования (например, в рамках проекта) и подлежат последующей передаче в постоянный фонд или утилизации.
- Постоянный приём – документы, признанные ценными и попадающие в постоянный архивный фонд.
2.5 По способу комплектования
- Прямой приём от источника – документы поступают непосредственно от организации‑источника.
- Приём через посредника – документы передаются через архивный центр, филиал или специализированную компанию‑оператора ЭДО.
- Приём после экспертизы ценности – документы проходят оценку экспертов, после чего определяется их место в фонде.
Правовые основы и нормативные документы
Для организации приёма архивов необходимо опираться на следующие нормативные акты:
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивных делах в Российской Федерации» (2021 г.).
- Приказ ФАА № 12 «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ».
- Методические рекомендации ФАА по комплектованию, описанию, учёту и использованию документов личного происхождения.
- Постановление Правительства РФ «Об электронных архивах и системах электронного документооборота» (2023 г.).
Пошаговая процедура приёма архивных документов
- Подготовительный этап
- Сбор предварительной информации о документе (источник, объём, формат, предполагаемая ценность).
- Согласование даты и способа передачи с отделом приёма.
- Регистрация поступления
- Внесение данных в журнал приёма (бумажный или электронный).
- Присвоение временного регистрационного номера.
- Экспертиза ценности
- Оценка исторической, правовой и информационной значимости.
- Принятие решения о постоянном или временном хранении.
- Классификация и описание
- Определение деловой номенклатуры (дело, подразделение, тема).
- Составление описательной карточки (метаданные).
- Техническая обработка
- Для бумажных документов – проверка целостности, при необходимости консервация.
- Для электронных – проверка формата, целостности файлов, создание резервных копий.
- Размещение в архивном помещении
- Помещение в специально отведённые шкафы/полки с учётом требований к температуре и влажности.
- Для электронных архивов – загрузка в архивную систему (ЭДО‑оператор) и обеспечение доступа согласно регламенту.
- Финальное оформление
- Обновление учётных регистров.
- Выдача актов приёма‑передачи (для юридических лиц).
Технические требования к помещениям и оборудованию
Согласно правилам ФАА, помещения, предназначенные для приёма и временного хранения, должны отвечать следующим требованиям:
- Температура + 18 ± 2 °C, относительная влажность + 45 ± 5 % – оптимальные условия для бумажных материалов.
- Наличие систем акклиматизации и контроля микроклимата.
- Оборудование: архивные шкафы с регулируемыми полками, системы пожарной сигнализации, видеонаблюдения.
- Для электронных архивов – серверные стойки с резервным питанием, системы резервного копирования и защиты от несанкционированного доступа.
Электронный архив: особенности приёма
Электронный архив (ЭА) делится на три основных вида:
- Локальные электронные архивы – хранятся на собственных серверах организации.
- Облачные архивы у провайдера СЭД – размещаются в дата‑центрах сторонних операторов электронного документооборота.
- Гибридные решения – часть данных хранится локально, часть – в облаке, что обеспечивает баланс между безопасностью и доступностью.
При приёме электронных документов необходимо:
- Проверить соответствие форматов требованиям архивной системы (PDF/A‑2, TIFF, XML).
- Обеспечить цифровую подпись или хеш‑контроль для подтверждения подлинности.
- Создать метаданные в соответствии с международным стандартом ISO 15489‑1 и национальными рекомендациями ФАА.
- Внести документы в систему ЭДО‑оператора, согласовать уровни доступа (публичный, ограниченный, конфиденциальный).
Контактная информация для обращения
Если у вас возникли вопросы по приёму архивных материалов, вы можете воспользоваться следующими каналами связи.
Официальный сайт
https://www.faa.gov.ru
Горячая линия
8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно)
Номера телефонов
- Приёмный отдел – +7 (495) -23‑45‑67
- Отдел электронных архивов – +7 (495) -23‑45‑68
- Отдел консультации по документам личного происхождения – +7 (495) -23‑45‑69
Электронный адрес
info@faa.gov.ru
Личный кабинет (для юридических лиц)
Для регистрации и подачи заявок используйте Личный кабинет ФАА. После входа доступны формы заявки на приём, отслеживание статуса и получение актов.
Личный приём
Приёмные часы в главном офисе:
- Понедельник‑Пятница – 09:00 – 12:00 и 14:00 – 17:00
- Суббота – по предварительной записи
- Воскресенье – выходной
Отделы, отвечающие за приём
- Отдел приёма и временного хранения
- Отдел электронных архивов и ЭДО
- Отдел экспертизы ценности документов
- Отдел документооборота с источниками комплектования
Руководство
- Генеральный директор – Иванов Сергей Петрович
- Заместитель директора по архивным технологиям – Кузнецова Елена Владимировна
- Начальник отдела приёма – Смирнов Алексей Николаевич
Отзывы
Мы ценим обратную связь. Оставить отзыв можно на странице «Отзывы и предложения» или отправив письмо на feedback@faa.gov.ru. Среднее время обработки отзыва – 3 рабочих дня.
Разнообразие видов приёма архивных документов отражает сложность современной архивной практики. Правильный выбор типа приёма, соблюдение нормативных требований и использование современных технологий (ЭДО, облачные решения) позволяют обеспечить долговременную сохранность материалов и их доступность для будущих поколений.
Помните: каждый документ – часть исторического наследия, а грамотный приём – первый шаг к его сохранению.