Цель статьи – предоставить полную информацию о порядке приёма, регистрации и хранения документов в архиве организации, а также указать все необходимые контакты, графики работы и отзывы сотрудников.
Что такое внутренний архив?
Внутренний архив – это специализированное подразделение, ответственное за систематизацию, хранение и обеспечение доступа к документам, которые имеют историческую, юридическую или управленческую ценность для организации. Архив обеспечивает:
- Сохранность оригиналов и копий документов.
- Контроль за сроками хранения и утилизации.
- Доступ к документам в соответствии с регламентом.
- Поддержку процессов аудита и проверок.
Какие документы принимаются в архив?
В архив могут быть переданы следующие типы документов:
- Годовые отчёты и финансовая документация.
- Контракты, договоры и соглашения.
- Корпоративные политики и регламенты.
- Переписка (внутренняя и внешняя), включая электронную.
- Документы, связанные с патентами, лицензиями и сертификатами.
- Документы, подлежащие обязательному хранению согласно законодательству (например, бухгалтерские книги, кадровые дела).
Порядок подачи документов
Для того чтобы документ был принят в архив, необходимо выполнить несколько простых шагов:
Подготовка документов
- Убедитесь, что документ полностью заполнен и подписан.
- Если документ в электронном виде – подготовьте его в формате PDF/A (для долгосрочного хранения).
- Сформируйте сопроводительный лист (реестр) с указанием:
- Наименования документа;
- Ответственного лица;
- Краткого содержания.
Регистрация в системе
Все поступающие документы регистрируются в автоматизированной системе «Архив Онлайн». Для регистрации необходимо:
- Войти в личный кабинет (см. раздел «Личный кабинет» ниже).
- Заполнить форму «Приём документов», загрузив файлы и указав метаданные.
- Получить подтверждение о регистрации (номер заявки).
Физическая сдача (при необходимости)
Если документ требует физической передачи (оригиналы, бумажные копии), его следует принести в отдел «Приём и регистрация» в указанные часы приёма.
График работы и личный приём
| День недели | Время приёма | Место проведения |
|---|---|---|
| Понедельник – Пятница | 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00 | Конференц‑зал 2, 3‑й этаж |
| Суббота | 10:00 – 13:00 | Конференц‑зал 2, 3‑й этаж |
| Воскресенье | Выходной | — |
Контакты для обращений
| Тип контакта | Информация |
|---|---|
| Официальный сайт | https://archive.example.com |
| Горячая линия | +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Номера телефонов |
|
| Электронный адрес | archive@company.ru |
| Личный кабинет | https://archive.example.com/login |
Структура отдела архива
- Руководитель отдела – Иванов Сергей Петрович
- Заместитель руководителя – Петрова Анна Владимировна
- Отдел приёма и регистрации – отвечает за первичную проверку и ввод данных.
- Отдел хранения и консервации – обеспечивает физическую и электронную сохранность.
- Отдел доступа и выдачи – работает с запросами сотрудников.
- Отдел утилизации – контролирует сроки и порядок уничтожения документов.
Руководство отдела
Контактные данные руководства:
- Иванов Сергей Петрович – Директор архива
Тел.: +7 (495) -23‑45‑71
Email: s.ivanov@company.ru - Петрова Анна Владимировна – Заместитель директора
Тел.: +7 (495) -23‑45‑72
Email: a.petrov@company.ru
Как оформить запрос на получение документа
- Войдите в личный кабинет.
- Выберите раздел «Запрос документов».
- Укажите номер реестра или ключевые слова.
- Укажите цель запроса (например, подготовка отчёта, проверка).
- Отправьте заявку – в течение 2‑х рабочих дней вам будет предоставлен доступ к копии или согласовано время выдачи оригинала.
Отзывы сотрудников
Ниже представлены несколько анонимных отзывов, собранных в течение последнего года:
- Мария К. – «Система онлайн‑регистрации значительно ускорила процесс сдачи документов. Всё понятно и удобно.»
- Алексей С. – «Отдел утилизации работает быстро, но хотелось бы более чёткой информации о сроках хранения.»
- Елена В. – «Горячая линия всегда отвечает в течение минуты, что очень ценно в срочных ситуациях.»
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Какой срок хранения у бухгалтерских документов?
Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете», бухгалтерские документы хранятся минимум 5 лет, а в случае налоговых проверок – до 10 лет.
Можно ли получить электронную копию оригинального документа?
Да. После регистрации оригинала в архиве, в личном кабинете появляется возможность скачать PDF/A‑копию.
Что делать, если документ утерян?
Сразу обратитесь в отдел «Утилизация и контроль» по телефону +7 (495) -23‑45‑70. Специалисты проверят наличие копий в системе и помогут восстановить документ.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, пожалуйста, используйте указанные выше контакты.