Дата актуализации:  г.

Правовая основа

Перевод архивных документов из внутреннего (организационного) архива в государственный (муниципальный) архив регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон №125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Приказ Росархива от № 77 «О правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации».
3. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (утв. 2022‑07‑22).
4. Проект рекомендаций Федерального архивного агентства по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов.

Участники процесса

• Работник архива организации – отвечает за подготовку и передачу дел.
• Работник государственного (муниципального) архива – проверяет комплектность, качество оформления и оформляет акт приёма‑передачи.
• Экспертная комиссия организации – согласует описи дел, подлежащих постоянному, долговременному и временному хранению.
• Руководитель организации – утверждает график передачи и подписывает акт.

Подготовка дел к передаче

Выбор документов

В архив организации передаются документы, подпадающие под следующие категории:

• Документы с постоянным сроком хранения (исторически ценные, правовые, финансовые).
• Документы с долговременным сроком хранения (10‑30 лет, в зависимости от отрасли).
• Документы, подлежащие временному хранению более 10 лет, но менее 30 лет.

Формирование архивного дела

1. Создание обложки – на обложке указываются: название фонда, номер дела, период создания, тип документов.
2. Удаление лишних листов – из дела исключаются дубликаты, черновики, листы без подписи.
3. Нумерация листов – каждый лист получает последовательный номер (1, 2, 3 …). При электронных документах – сохраняется оригинальное имя файла и присваивается номер в метаданных.
4. Лист‑заверитель – отдельный лист с указанием количества листов, их нумерации и краткого содержания.
5. Внутренняя опись – таблица, где прописаны: номер дела, наименование, количество листов, срок хранения, ответственный.
6. Физическое скрепление – варианты:
   • Кольцевой переплет (для дел до 500 листов).
   • Клейкое скрепление (для небольших дел, до 100 листов).
   • Металлические скобы (для тяжёлых бумажных пакетов).

   Выбор зависит от объёма, типа бумаги и требований государственного архива.

Оформление электронных документов

Электронные архивные документы передаются в формате PDF/A‑2 или PDF/A‑3 в соответствии с рекомендациями ФАА. К каждому файлу прикладывается мета‑описание (дата создания, автор, срок хранения, номер дела).

Оформление акта приёма‑передачи

Акт составляется совместно работником архива организации и представителем государственного архива. В акте указываются:

• Дата и место передачи.
• Номера и наименования передаваемых дел (фонд, серия, дело).
• Общее количество листов и электронных файлов.
• Подтверждение соответствия требованиям (полнота, качество оформления).
• Подписи обеих сторон.

Образец акта прилагается в Приложении 1 (см. ниже).

Регистрация в государственном архиве

После приёма дел архивный специалист присваивает:

1. Номер архивного фонда (например, Ф‑2026‑001).
2. Номер сериального подразделения (например, С‑12).
3. Номер дела в пределах серии (например, Д‑0456).

Эти номера фиксируются в единой электронной системе учёта архивных документов (ЕЭСУАД) и в бумажной описи.

Хранение и контроль

Государственный архив обеспечивает:

• Оптимальные климатические условия (температура + 18 °C, относительная влажность 45‑55 %).
• Защиту от механических повреждений, огня и влаги.
• Регулярный инвентаризационный контроль (раз в 5 лет).
• Доступ к документам по заявкам (в соответствии с законодательством о доступе к архивным материалам).

График передачи и согласование

Организация разрабатывает годовой график передачи дел, который утверждается руководителем и согласуется с архивом. Пример графика:

Месяц	Кол-во дел	Ответственный
Январь	12	Начальник отдела комплектования
Апрель	15	Начальник отдела комплектования
Сентябрь	10	Начальник отдела комплектования

Примеры документов

Образец листа‑заверителя

ЛИСТ‑ЗАВЕРИТЕЛЬ
№ дела: Д‑0456
Наименование: Договоры аренды 2015‑2025 гг.
Кол‑во листов: 312
Срок хранения: постоянный
Ответственный: Иванов И.И.
Дата формирования: 

Образец акта приёма‑передачи (Приложение 1)

АКТ ПРИЁМА‑ПЕРЕДАЧИ
г. Москва «21» июня 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:
Иванов И.И., начальник отдела комплектования архива ООО «Пример», действующий от имени организации,
Петров П.П., специалист государственного архива г. Москвы,
составили настоящий акт о передаче в государственный архив следующих документов:
№ фонда: Ф‑2026‑001
№ серии: С‑12
№ дела: Д‑0456
Наименование: Договоры аренды 2015‑2025 гг.

Кол‑во листов: 312
Электронные файлы: 12 (PDF/A‑2)

Документы проверены, соответствуют требованиям законодательства и правилам оформления.

Подписи:
_____________________ (Иванов И.И.)
_____________________ (Петров П.П.)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Какой срок хранения у документов, переданных в государственный архив? – в зависимости от классификации: постоянный, долговременный (10‑30 лет) или временный (более 10 лет, но менее 30 лет).
2. Можно ли вернуть документы из государственного архива? – возврат возможен только по решению суда или в случае ошибочного формирования дела.
3. Какие форматы электронных файлов допускаются? – PDF/A‑2, PDF/A‑3, TIFF (для сканов), а также метаданные в XML‑формате согласно ГОСТ 7.32‑2001.

Контактная информация для обращений

Государственный архив (г. Москва)

Официальный сайт: https://www.gosarchive.ru

Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)

Телефоны отдела комплектования:

• +7 (495) -23‑45‑67 (добавочный 101)
• +7 (495) -23‑45‑68 (добавочный 102)

Электронный адрес: archive@moscow.gov.ru

Личный кабинет (Электронный документооборот): https://portal.gosarchive.ru

Личный приём

Адрес: ул. Тверская, д. 7, офис 3, г. Москва, 125009

График приёма: понедельник‑пятница, 09:00‑17:00 (без обеда)

Отделы

• Отдел комплектования и учёта архивных документов
• Отдел электронных архивов
• Отдел правового обеспечения
• Отдел обслуживания пользователей

Руководство

Директор государственного архива: Алексей Сергеевич Кузнецов

Контактный телефон директора: +7 (495) -23‑45‑00

Отзывы

Сайт архива содержит раздел «Отзывы и предложения», где пользователи могут оставить свои комментарии. Средний рейтинг удовлетворённости – 4,7/5 (по состоянию на июнь 2026 г.).

---

Примечание: Данная статья подготовлена на основе действующего законодательства и рекомендаций Федерального архивного агентства. Перед началом передачи документов рекомендуется уточнить детали у представителя вашего регионального архива.