Муниципальный архив – это структурное подразделение органа местного самоуправления, которое осуществляет хранение, комплектование, учёт и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также иных архивных документов. Одной из ключевых задач архива является формирование и поддержание списков источников комплектования. В статье рассмотрены правовые основы, порядок работы с источниками, а также практические рекомендации для сотрудников архива и организаций‑источников.

Правовая база

1. Федеральный закон №125‑ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет понятие «источник комплектования», регламентирует порядок формирования списков источников и их обязательность.
2. Приказ Росархива №24 от (ред. от ) – Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах.
3. Нормативные правовые акты субъектов РФ и муниципальные правовые акты, которые уточняют порядок взаимодействия с организациями‑источниками на региональном уровне.

Что такое источник комплектования?

Источник комплектования – это организация (государственная, муниципальная, негосударственная) или гражданин, передающий в архив документы, подлежащие хранению в Архивном фонде РФ. По закону в списки источников обязаны входить:

• Государственные органы и учреждения;
• Муниципальные органы и учреждения;
• Негосударственные организации, если они включены в список на основании договора;
• Граждане (в отдельных случаях, когда их документы относятся к архивному фонду).

Классификация источников комплектования

3.1 По уровню владения документами

• Федеральная собственность – документы, принадлежащие государству РФ.
• Собственность субъектов РФ – региональные документы.
• Муниципальная собственность – документы органов местного самоуправления.
• Личное (частное) происхождение – документы, принадлежащие гражданам.

3.2 По типу организации

• Государственные (федеральные, региональные) органы;
• Муниципальные учреждения (школы, больницы, библиотеки, органы соцзащиты и др.);
• Негосударственные юридические лица (коммерческие компании, некоммерческие организации);
• Граждане‑физические лица.

Как формируется список источников комплектования?

Список формируется специалистами архива на основании:

1. Законодательных актов РФ и регионального уровня;
2. Нормативных правовых актов органа местного самоуправления;
3. Договоров, заключённых с негосударственными организациями и гражданами;
4. Актов о передаче документов, полученных в результате реорганизации, ликвидации или переоформления собственности.

После утверждения список публикуется на официальном сайте архива и в открытом доступе в личном кабинете для всех зарегистрированных пользователей.

Порядок взаимодействия архива с источниками

5.1 Регистрация организации‑источника

• Заполнение заявления о включении в список источников (форма № 01‑А).
• Предоставление учредительных документов, устава, свидетельства о регистрации.
• Указание видов документов, которые организация планирует передавать.

Для негосударственных организаций и граждан обязательным является заключение договора о передаче архивных документов. Договор фиксирует:

• Объём и сроки передачи;
• Ответственность сторон;
• Условия доступа к документам после их архивирования.

5.3 Приём и экспертиза документов

1. Приёмный приёмный отдел проверяет комплектность и соответствие документов нормативам.
2. Проводится экспертиза ценности (историческая, правовая, научная).
3. Документы, прошедшие экспертизу, классифицируются по номенклатуре дел и вносятся в архивный фонд.

5.4 Хранение и использование

После регистрации в архивном фонде документы хранятся в соответствии с установленными сроками (от 5 до 100 лет и более). Пользователи могут обращаться к документам через:

• Электронный каталог (поиск по метаданным);
• Личный кабинет (запросы, копии, справки);
• Личный приём (записаться на просмотр оригиналов).

Особенности работы с электронными и аудиовизуальными документами

С 2020‑го года в правилах учтена работа с электронными документами и аудиовизуальными материалами. Основные требования:

• Наличие оригинального носителя (жёсткий диск, флеш‑накопитель, оптический диск) и метаданных.
• Гарантированная целостность и подлинность (подпись, хеш‑контроль).
• Хранение в климатически контролируемом помещении с резервным копированием.

Роль граждан в комплектовании муниципального архива

Граждане могут стать источниками комплектования в следующих случаях:

• Семейные архивы, содержащие документы, относящиеся к государственному или муниципальному имуществу;
• Личные документы, представляющие историческую ценность (фотографии, письма, дневники).

Для передачи гражданин оформляет заявление о добровольной передаче документов и подписывает договор о передаче прав собственности архиву.

Отчётность и контроль

Архив обязан ежегодно предоставлять в органы местного самоуправления отчёт о:

1. Количестве и типах принятых документов;
2. Состоянии списков источников (изменения, дополнения);
3. Результатах экспертизы ценности;
4. Объёмах электронных архивных материалов;

Контроль за соблюдением правил осуществляют:

• Росархив (федеральный надзор);
• Региональное архивное управление;
• Контрольно‑аудиторские службы муниципального образования.

Практические рекомендации для сотрудников архива

• Регулярно обновляйте список источников – минимум раз в год.
• Ведите электронный журнал приёма документов с указанием даты, номера договора и ответственного лица.
• Обучайте персонал методикам экспертизы ценности и работе с электронными носителями.
• Создавайте шаблоны договоров и заявлений – это ускорит процесс включения новых источников.
• Поддерживайте открытый диалог с организациями‑источниками через личный кабинет и горячую линию.

Контакты для обращений

Официальный сайт

https://www.municipal-archive.ru

Горячая линия

+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов

• Приёмная (рабочие часы 9:00‑18:00): +7 (495) -23‑45‑68
• Отдел комплектования: +7 (495) -23‑45‑69
• Техническая поддержка электронных архивов: +7 (495) -23‑45‑70

Электронный адрес

info@municipal-archive.ru

Личный кабинет

Для доступа к личному кабинету перейдите по ссылке https://www.municipal-archive.ru/cabinet. Регистрация доступна всем организациям‑источникам и гражданам.

Личный приём

Записаться на приём можно через форму «Запись на приём» или по телефону +7 (495) -23‑45‑68.

График приёма

• Понедельник‑Пятница: 9:00‑18:00
• Суббота: 10:00‑14:00 (только приём документов)
• Воскресенье: выходной

Отделы архива

1. Отдел комплектования и учёта
2. Отдел электронных архивов
3. Отдел экспертизы ценности документов
4. Отдел обслуживания пользователей (служба справок)

Руководство

Главный архивариус: Иванов Сергей Петрович, кандидат исторических наук.
Заместитель главного архивариуса по работе с источниками: Петрова Елена Владимировна.

Отзывы пользователей

Городская школа № 12: «Сотрудники архива помогли быстро оформить передачу школьных актов. Всё прошло без задержек, а личный кабинет позволил отслеживать статус документов в реальном времени.»

Гражданин А. С.: «Благодарю архив за возможность передать семейные документы, которые теперь доступны исследователям. Оформление было простым, а сотрудники вежливыми и профессиональными.»

ООО «ТехноСервис»: «Договор о передаче электронных архивных материалов подписали онлайн. Техническая поддержка помогла настроить безопасный перенос файлов. Рекомендую всем компаниям, которым необходимо соблюсти требования законодательства.»

---

Эффективная работа муниципального архива с источниками комплектования обеспечивает сохранность исторической памяти региона, упрощает доступ к документам для исследователей и граждан, а также гарантирует соблюдение правовых требований к архивному делу.