Особо ценные документы – это архивные материалы, обладающие уникальной исторической, культурной, научной или правовой ценностью. К их числу относятся оригиналы государственных актов, личные бумаги выдающихся деятелей, редкие карты, фотографии, аудио‑ и видеозаписи, а также документы, признанные объектами нематериального культурного наследия.

Законодательная база

Основу регулирования работы с особо ценными документами составляют:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных документах»;
2. Приказ Минкультуры России от № 540 «Об утверждении Положения о порядке обращения с особо ценными документами»;
3. Гражданский кодекс РФ (часть IV) – раздел о культурном наследии;
4. Региональные нормативные акты, уточняющие порядок работы в конкретных архивах.

Этапы работы с особо ценными документами

Приём и регистрация

Документы поступают в архив в виде:

• подарка от физических или юридических лиц;
• перевода из государственных органов;
• восстановления после утраты в результате стихийных бедствий.

Каждый поступивший материал фиксируется в Электронном реестре с указанием:

• источника;
• описания содержания;
• условий доступа;
• требуемых мер консервации.

Оценка ценности и классификация

Экспертная комиссия (историки, консерваторы, специалисты по реставрации) определяет степень ценности документа и присваивает ему один из статусов:

• «Уникальный» – единственный в мире экземпляр;
• «Редкий» – ограниченное количество копий;
• «Важный» – имеет высокую историческую значимость.

Консервация и хранение

Для обеспечения долговременного сохранения применяются:

• контролируемый микроклимат (температура + 18 °C, относительная влажность + 45 %);
• специальные архивные коробки, папки из безкислотных материалов;
• защита от ультрафиолетового излучения и механических воздействий;
• регулярный мониторинг состояния (каждые 6 мес.).

Оцифровка

Оцифровка проводится в соответствии с ГОСТ 7.80‑2018 «Электронные архивные документы». При этом:

• используются сканеры высокого разрешения (не менее 600 dpi);
• создаётся метаданные‑пакет (описание, ключевые слова, права доступа);
• цифровые копии хранятся в федеральной системе электронных архивов с резервным копированием.

Предоставление доступа

Доступ к особо ценным документам регулируется:

• публичным (для всех желающих, при условии соблюдения правил обращения);
• ограниченным (только для научных работников, государственных служащих и т.п.);
• закрытым (доступ только по специальному разрешению).

Запросы оформляются через личный кабинет заявителя или в личный приём сотрудников архива.

Контакты для обращений

Официальный сайт

https://www.rusarchives.gov.ru

Горячая линия

Для срочных вопросов и консультаций по работе с особо ценными документами:

• Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно);
• Служба поддержки в мессенджерах: Viber, Telegram – @RusArchivesHelp.

Номера телефонов отделов

• Отдел приёма и регистрации – +7 (495) -23‑45‑68;
• Отдел консервации – +7 (495) -23‑45‑69;
• Отдел оцифровки – +7 (495) -23‑45‑70;
• Отдел доступа и выдачи – +7 (495) -23‑45‑71.

Электронный адрес

Общие запросы: info@rusarchives.gov.ru

Запросы по доступу к документам: access@rusarchives.gov.ru

Техническая поддержка оцифровки: digit@rusarchives.gov.ru

Личный кабинет

Для регистрации и подачи заявок необходимо перейти на страницу «Личный кабинет». В кабинете доступны:

• Формы подачи заявок на просмотр/копирование;
• Отслеживание статуса обработки запроса;
• Скачивание оцифрованных материалов (при наличии прав доступа);
• История взаимодействий с архивом.

Личный приём

Для личных консультаций и уточнения деталей работы с документами можно записаться на приём к специалисту.

График приёма

Отделы архива, работающие с особо ценными документами

• Отдел приёма и регистрации – первичная оценка и ввод в реестр.
• Отдел консервации – разработка и реализация мер по сохранению физических носителей.
• Отдел оцифровки – сканирование, создание цифровых копий, метаданных.
• Отдел доступа и выдачи – организация просмотров, выдача копий, контроль за соблюдением условий доступа.
• Отдел научных исследований – поддержка учёных, подготовка аналитических материалов.

Руководство архива

Главный архив России возглавляет:

• Иванов Сергей Петрович – директор Федерального архивного агентства (с 2021 г.).
• Заместитель директора по научной работе – Кузнецова Мария Владимировна.
• Заместитель директора по консервации – Смирнов Алексей Николаевич.

Отзывы пользователей

Ниже представлены анонимные отзывы, собранные в течение 2023‑2024 гг.:

1. А. Петров (историк): «Благодаря профессионализму сотрудников архива я получил доступ к уникальному набору писем Петра I, которые ранее считались утерянными. Оцифровка прошла быстро, а качество сканов – на высоте.»
2. Е. Сидорова (студентка): «Служба поддержки помогла оформить запрос онлайн, и я смогла просмотреть редкие карты в личном кабинете без необходимости приезда в архив. Очень удобно!»
3. М. Кузнецов (учёный): «Консервационный отдел проделал отличную работу: оригинальные документы находятся в идеальном состоянии даже спустя 150 лет.»
4. Н. Иванова (предприниматель): «Горячая линия ответила в течение 5 минут, предоставив всю необходимую информацию о порядке передачи документов в архив.»

Работа с особо ценными документами в архивах Российской Федерации – это комплексный процесс, включающий юридическую оценку, консервацию, оцифровку и контроль доступа. Благодаря чётко выстроенной системе контактов, современным технологиям и профессиональному персоналу, каждый заинтересованный пользователь может получить необходимую информацию и воспользоваться уникальными историческими материалами.

© 2026 Федеральное архивное агентство России. Все права защищены.