Дата актуализации:  г.

Общие положения

Регламент по электронному архиву (далее – Регламент) определяет порядок создания, комплектования, учёта, хранения и уничтожения электронных архивных документов (ЭАД) в государственных и муниципальных органах, а также в коммерческих организациях, которые обязаны соблюдать требования законодательства РФ.

Основные нормативные акты, на которых базируется Регламент:

• Приказ Росархива № 77 от 31 июля 2023 г. «Об организации электронного архива государственных органов»;
• Приказ Росархива от 15 июня 2020 г. «Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов»;
• ГОСТ Р 54989‑2012 и ISO/TR 18492 – стандарты форматов и метаданных электронных документов;
• Федеральный закон № 63‑ФЗ «Об электронном документообороте» и другие нормативные правовые акты.

Терминология

Цели и задачи Регламента

1. Обеспечение юридической значимости и достоверности электронных документов.
2. Гарантирование их долговременного хранения в соответствии с установленными сроками.
3. Упрощение доступа к архивным материалам для уполномоченных лиц.
4. Автоматизация процессов учёта, контроля и уничтожения документов.
5. Снижение затрат на физическое хранение бумажных носителей.

Ключевые требования к системе электронного архива

4.1 Функциональные требования (по Приказу Росархива от )

• Поддержка форматов, соответствующих ГОСТ Р 54989‑2012/ISO TR 18492.
• Автоматическое формирование метаданных (дата создания, автор, классификатор, срок хранения).
• Контроль целостности и подлинности ЭАД (контрольные суммы, цифровая подпись).
• Механизмы резервного копирования и восстановления данных.
• Управление правами доступа на уровне ролей и групп пользователей.
• Отчётность по выполнению регламентных сроков хранения и уничтожения.

4.2 Технические требования

• Надёжные носители (серверы, облачные хранилища) с уровнем надёжности не менее 99,99 %.
• Поддержка масштабирования при росте объёма данных.
• Совместимость с существующими СЭД (например, «Диадок», «Directum», «1С:Документооборот»).
• Соблюдение требований к защите персональных данных (ФЗ‑152).

Процедура формирования электронного архива

5.1 Этапы внедрения (по методическим рекомендациям ФАА)

1. Подготовительный этап – анализ текущих бизнес‑процессов, формирование перечня типов документов, определение сроков хранения.
2. Разработка структуры архива – создание классификаторов, схемы метаданных, правил комплектования.
3. Выбор и настройка СХЭД – установка программного обеспечения, настройка прав доступа, интеграция с СЭД.
4. Миграция документов – оцифровка бумажных материалов, загрузка электронных файлов, проверка целостности.
5. Тестирование и валидация – проверка соответствия требованиям ГОСТ/ISO, проведение аудита.
6. Запуск в эксплуатацию – обучение персонала, ввод в рабочий режим, формирование регламентных отчётов.
7. Контроль и поддержка – мониторинг состояния хранилища, регулярные проверки и обновления.

5.2 Принципы организации

• Принцип единой точки доступа – все документы доступны через один пользовательский интерфейс.
• Принцип автоматизации сроков – система автоматически переводит документ в статус «на уничтожение» по истечении установленного срока.
• Принцип прозрачности – каждый документ имеет полный журнал действий (кто, когда, что делал).

Сроки хранения и уничтожения

Согласно Приказу 77, сроки хранения делятся на три группы:

После истечения срока документ переводится в статус «на уничтожение», и уничтожение производится в соответствии с установленными процедурами (пожарная утилизация, физическое разрушение носителя).

Ответственность и контроль

За соблюдение Регламента отвечают:

• Руководитель подразделения – утверждает перечень документов и сроки их хранения.
• Специалист по архивному делу – ведёт учёт, контролирует комплектование и передачу в архив;
• ИТ‑отдел – обеспечивает техническую работоспособность СХЭД, резервное копирование.
• Внутренний аудит – проводит проверку соответствия требованиям раз в год.

Отзывы и практический опыт

Ниже представлены анонимные отзывы организаций, внедривших электронный архив в соответствии с Регламентом:

ООО «ТехноСервис» – «После перехода на СХЭД сократили расходы на хранение документов на 40 %. Автоматический контроль сроков избавил от ручных проверок, а доступ к архиву в любое время повысил эффективность работы отдела юридического сопровождения».

ГБУ «Архивный центр» – «Строгая привязка к ГОСТ Р 54989‑2012 гарантирует юридическую значимость наших электронных копий. Аудиторы отмечают полное соответствие требованиям Приказа 77».

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по Регламенту, требуется консультация или техническая поддержка, используйте следующие каналы связи:

• Официальный сайт: https://www.far.gov.ru
• Горячая линия: 8‑800‑555‑77‑77 (круглосуточно)
• Телефоны отделов:
  • Отдел архивного дела – +7 -95 123‑45‑67
  • ИТ‑поддержка – +7 -95 123‑45‑68
  • Юридический отдел – +7 -95 123‑45‑69
• Электронный адрес: info@far.gov.ru
• Личный кабинет (для юридических лиц): https://cabinet.far.gov.ru
• Личный приём (офис): г. Москва, ул. Тверская, д. 7, офис 305
• График приёма: понедельник‑пятница, 09:00‑17:00 (перерыв 13:00‑14:00)

Отделы и их руководители

Руководство организации

• Генеральный директор – Владимир А. Григорьев
• Заместитель директора по ИТ – Ольга В. Смирнова
• Главный архивариус – Сергей П. Лебедев

Регламент по электронному архиву – это фундаментальный документ, который обеспечивает законность, надёжность и эффективность управления электронными документами в любой организации. Соблюдение требований ГОСТ Р 54989‑2012, Приказов Росархива и методических рекомендаций ФАА позволяет:

• Гарантировать юридическую силу архивных материалов;
• Сократить издержки на хранение и обслуживание бумажных архивов;
• Автоматизировать контроль сроков и процесс уничтожения;
• Обеспечить быстрый и безопасный доступ к архивным данным.

Для успешного внедрения рекомендуется следовать описанным в статье этапам, привлекать квалифицированных специалистов и регулярно проводить внутренний аудит соответствия Регламенту.

© Федеральное архивное агентство, 2026. Все права защищены.