Дата актуализации: г․
Общие положения
Настоящий Регламент определяет порядок организации‚ использования и контроля Системы электронного документооборота (СЭДО) в Министерстве․ Он разработан в соответствии с требованиями:
- Федерального закона №63‑ФЗ «Об электронной подписи»;
- Федерального закона №149‑ФЗ «Об информации‚ информационных технологиях и защите информации»;
- Федерального закона №402‑ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- Налогового кодекса РФ‚ Гражданского кодекса РФ‚ Трудового кодекса РФ;
- Приказов и постановлений Правительства РФ (в частности‚ постановление от 22 сентября 2009 г․) и приказов профильных министерств (Минцифры‚ ФНС‚ Минфин и др․)․
Регламент применяется ко всем видам организационно‑распорядительного и делового документооборота‚ включая уставы‚ постановления‚ распоряжения‚ приказы‚ решения‚ протоколы‚ договоры‚ акты‚ письма и справки․
Цели и задачи регламента
- Обеспечение единого стандарта создания‚ передачи‚ обработки и хранения электронных документов;
- Гарантирование юридической силы электронных документов и их соответствия требованиям законодательства;
- Повышение эффективности взаимодействия между подразделениями Министерства и внешними контрагентами;
- Обеспечение конфиденциальности‚ целостности и достоверности информации посредством использования электронной подписи‚ шифрования и управления ключами;
- Снижение затрат на бумажный документооборот и ускорение процессов согласования;
Основные понятия
| Электронный документ (ЭД) | — документ‚ созданный‚ подписанный и переданный в электронной форме с использованием СЭДО․ |
| Электронная подпись (ЭП) | — криптографический механизм‚ подтверждающий подлинность и целостность ЭД․ |
| Ключи ЭП | — пара криптографических ключей (закрытый и открытый)‚ используемых для создания и проверки подписи․ |
| СЭДО | — автоматизированная система‚ обеспечивающая создание‚ регистрацию‚ маршрутизацию‚ хранение и архивирование электронных документов․ |
Порядок организации электронного документооборота
Регистрация и хранение
- Все входящие и исходящие документы регистрируются в СЭДО с присвоением уникального идентификатора․
- Документы хранятся в электронных архивах в соответствии с требованиями ФЗ‑149 и ФЗ‑63․
- Сроки хранения определяются нормативными актами (обычно 5‑10 лет)․
Маршрутизация и согласование
Для каждого типа документа в СЭДО настроены бизнес‑процессы‚ определяющие последовательность согласования:
- Инициатор создает документ и подписывает его ЭП․
- Система автоматически направляет документ на согласование в указанные подразделения․
- Получатели получают уведомление‚ проверяют подпись и вносят свои замечания/подписи․
- После завершения согласования документ переводится в статус «Готов к исполнению»․
Использование электронной подписи
Подписание документов осуществляется через сертифицированный криптопровайдер‚ соответствующий требованиям Приказа Минцифры России №486 от ․
Обмен данными с внешними контрагентами
Внешний обмен осуществляется через:
- Единый портал государственных услуг (Госуслуги);
- Систему «Электронный документооборот» (ЭДО) ФНС;
- Собственные API Министерства‚ поддерживающие протоколы SOAP/REST․
Технические и организационные требования к оператору ЭДО
Согласно Приказу ФНС от № ЕД‑7‑26/546 и Приказу Минцифры России №486‚ оператор ЭДО обязан:
- Обеспечивать надежную защиту информации (шифрование‚ контроль доступа‚ резервное копирование);
- Поддерживать совместимость с национальными сертификатами ЭП;
- Гарантировать доступность системы не менее 99‚5 % в месяц;
- Вести журнал регистрации всех операций с документами (логирование)․
Контроль и аудит
Контроль за соблюдением Регламента осуществляют:
- Отдел внутреннего аудита Министерства;
- Роскомнадзор (в части защиты персональных данных);
- Федеральная налоговая служба (в части финансовой отчетности)․
Периодичность проверок – не реже одного раза в квартал․ По результатам аудита формируються рекомендации по улучшению процессов․
Обучение персонала
Все сотрудники‚ работающие с СЭДО‚ обязаны пройти обязательный курс «Электронный документооборот в государственных органах»‚ включающий:
- Теоретические основы законодательства о ЭД;
- Практику работы в системе СЭДО;
- Требования к использованию электронной подписи;
- Меры информационной безопасности․
Контактная информация для обращений
| Тип контакта | Сведения |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www․ministry․gov․ru/edoc |
| Горячая линия | +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Телефон отдела поддержки | +7 (495) -23‑45‑68 (рабочие часы: 09:00‑18:00‚ Пн‑Пт) |
| Электронный адрес | edoc@ministry․gov․ru |
| Личный кабинет (для юридических лиц) | https://edoc․ministry․gov․ru/login |
| Личный прием (руководитель отдела ЭДО) | Иванов П․ С․‚ тел․: +7 (495) -23‑45‑69‚ e‑mail: ivanov․ps@ministry․gov․ru |
| График личного приема | Пн‑Пт: 10:00‑12:00‚ 14:00‑16:00 (по предварительной записи) |
| Отделы‚ участвующие в ЭДО |
|
| Руководство |
|
| Отзывы пользователей | Для оставления отзыва используйте форму «Обратная связь» или отправьте письмо на feedback@ministry․gov․ru․ Последние отзывы:
|
Заключительные положения
Регламент вступает в силу со дня его официального опубликования на сайте Министерства и обязателен к исполнению всеми сотрудниками и контрагентами․ При возникновении вопросов или необходимости внесения изменений в процесс ЭДО‚ обращайтесь в Отдел информационных технологий или к Главному специалисту по ЭДО․
Подготовил: отдел правового обеспечения Министерства․
Дата публикации: 22 мая 2026 г․