Цель документа: предоставить подробные рекомендации по созданию, ведению и обслуживанию архивов в подразделениях Министерства внутренних дел Российской Федерации, а также собрать всю необходимую справочную информацию для сотрудников и граждан, желающих обратиться за разъяснениями.

Общие положения

• Основания для архивной работы: Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказ МВД России № № «Об утверждении Положения об организации архивного дела в системе МВД».
• Принципиальные задачи:
  1. Обеспечение сохранности и достоверности официальных документов.
  2. Гарантирование доступа к архивным материалам в соответствии с законодательством.
  3. Оптимизация процессов хранения, учета и уничтожения документов.
• Ответственность: За организацию архивной работы отвечает Главный архивный отдел МВД России совместно с руководителями региональных управлений.

Структура архивного подразделения

Основные отделы

Руководство

• Главный архивный директор МВД России – генерал‑лейтенант полиции Иванов П. В;
• Заместитель директора – полковник Петров А. С.
• Руководители региональных архивов – в каждом управлении МВД РФ.

Этапы организации архивной работы

Планирование

1. Определить объём документов, подлежащих архивированию (по классификатору ДК 003‑2000).
2. Разработать график приёма и обработки документов (ежемесячный, квартальный).
3. Утвердить нормативные документы: Положение об архивном деле, Инструкцию по работе с электронными архивами.

Приём и регистрация

• Все документы (бумажные и электронные) регистрируются в Единой автоматизированной системе архивного учета (ЕАСАУ).
• Присваивается уникальный архивный номер (пример: МВД‑РФ‑2026‑00123).
• Заполняется карточка учёта: название, дата создания, срок хранения, уровень доступа.

Классификация и индексация

Документы распределяются по тематикам, подразделениям и уровням секретности:

• Открытый доступ (публичные документы).
• Ограниченный доступ (служебные документы).
• Секретный (особо охраняемые материалы).

Хранение

Для бумажных документов предусмотрены специальные архивные помещения:

• Температура: 18 ± 2 °C.
• Влажность: 45 ± 5 %.
• Система пожарной и охранной сигнализации.

Электронные архивы размещаются в централизованных дата‑центрах МВД, обеспеченных резервным копированием и шифрованием.

Доступ и выдача

1. Гражданин или сотрудник подаёт запрос в личный кабинет (см. раздел «Контакты»).
2. Служба доступа проверяет уровень допуска и срок хранения.
3. При положительном решении документ выдаётся в оригинале или копии (по согласованию).

Утилизация

Уничтожение документов производится только после истечения установленного срока хранения и подписания акта утилизации обеими сторонами (архивный отдел и юридический отдел).

Техническое обеспечение

• Программное обеспечение: «Архив‑МВД», «Электронный архивный регистратор (ЭАР)», «Система контроля доступа (СКД)».
• Аппаратные средства: архивные шкафы, сканеры высокого разрешения, серверы с RAID‑массивами.
• Защита данных: шифрование AES‑256, двухфакторная аутентификация, регулярные аудиты безопасности.

Обучение персонала

Для поддержания высокого уровня качества работы проводится:

1. Курсы повышения квалификации для архивистов (2 дня, 16 часов).
2. Онлайн‑вебинары по работе с ЕАСАУ (ежемесячно).
3. Сертификация «Специалист по архивному делу в системе МВД».

Контроль и аудит

Контроль за соблюдением нормативов осуществляется:

• Внутренними проверками Главного архивного отдела (раз в квартал).
• Государственной инспекцией по архивному делу (раз в полугодие).
• Аудитами информационной безопасности (ежегодно).

Отзывы и предложения

Все заинтересованные лица могут оставить отзыв о работе архивного подразделения через:

• Электронную форму на официальном сайте.
• Горячую линию (см. ниже).
• Личный кабинет – раздел «Отзывы».

Контакты для обращений

Заключительные положения

Соблюдение данной инструкции является обязательным для всех подразделений МВД России, занимающихся архивированием документов. При возникновении вопросов или необходимости уточнения пунктов инструкции рекомендуется обращаться по указанным выше контактам.

Дата утверждения: 22 июня 2026 г.