Цель документа: предоставить подробные рекомендации по созданию, ведению и использованию архивов в структуре Министерства внутренних дел Российской Федерации, а также собрать всю необходимую справочную информацию для обращения граждан и сотрудников.

Общие положения

1. Архивная работа в МВД РФ регулируется Федеральным законом № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и внутренними нормативными актами Министерства.
2. Основные задачи архива:
   • Сохранение документального наследия организации;
   • Обеспечение доступа к документам в установленные сроки;
   • Гарантирование юридической силы и достоверности архивных материалов;
   • Контроль за соблюдением сроков хранения и утилизации документов.
3. Ответственность за архивную работу возлагается на Главного архиваря МВД РФ и руководителей подразделений, где формируются документы.

Этапы организации архивной работы

2.1 Планирование и подготовка

• Определить перечень документов, подлежащих архивированию (служебные, оперативные, кадровые, финансовые и др.).
• Разработать регламент создания архивных дел (порядок формирования, нумерации, маркировки).
• Сформировать архивный план на каждый год, учитывающий объемы поступающих документов и сроки их хранения.

2.2 Приём и регистрация документов

1. Все документы, подлежащие архивированию, поступают в приёмный архивный пункт (ПАП) подразделения.
2. Осуществляется регистрация в архивном журнале (номер дела, дата, наименование, классификатор).
3. Документы маркируются штрих‑кодом, который связывается с электронным реестром.

2.3 Классификация и систематизация

Для удобства поиска и контроля документы распределяются по следующим признакам:

• Тематика (оперативная, административная, кадровая и т.д.);
• Срок хранения (постоянный, средний, краткосрочный);
• Уровень доступа (секретный, служебный, открытый).

2.4 Хранение

Физические документы размещаются в специально оборудованных архивных помещениях, отвечающих требованиям:

• Контроль температуры (18‑22 °C) и влажности (45‑55 %);
• Защита от пожара, влаги и механических повреждений;
• Ограниченный доступ – только уполномоченные лица.

2.5 Электронный архив

Для ускорения поиска и обеспечения резервного копирования вводится электронный архив (ЭА):

1. Сканирование оригиналов в формате PDF/A‑2 (высокое качество, долговременное хранение).
2. Загрузка в централизованную информационную систему МВД «Архив‑МВД».
3. Назначение прав доступа в соответствии с классификацией.

2.6 Доступ и выдача документов

Запросы на выдачу оформляются в единой форме заявки через личный кабинет или в письменном виде. Сроки выдачи:

• Документы до 5‑летнего срока хранения – в течение 1 рабочего дня;
• Документы более 5 лет – в течение 3 рабочих дней.

2.7 Утилизация и передача в постоянный архив

По истечении установленных сроков документы либо передаются в постоянный архив МВД РФ, либо уничтожаются согласно приказу о утилизации (пожарная, шрединг‑уничтожение).

Техническое обеспечение

Контроль и аудит

• Ежеквартальный внутренний аудит архивных процессов.
• Годовой внешний аудит со стороны Федерального архивного агентства.
• Отчётность: подготовка отчёта о состоянии архивов и представление его в руководство МВД.

Обучение персонала

Для поддержания высокого уровня качества архивной работы проводится:

1. Базовый курс «Архивное дело в МВД» (40 часов) – обязательный для всех сотрудников, работающих с документами.
2. Повышающие квалификационные программы (специалисты по электронному архиву, архивные контролёры).
3. Регулярные семинары и вебинары по изменениям нормативных актов.

Контактная информация для обращений

Заключительные положения

Соблюдение изложенных в настоящей инструкции требований является обязательным для всех структурных подразделений МВД РФ, работающих с документами. Нарушения могут привести к дисциплинарной ответственности в соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами Министерства.

При возникновении вопросов, связанных с практической реализацией инструкций, рекомендуется обращаться в Отдел архивного обеспечения по указанным выше контактам.