Цель документа: предоставить сотрудникам и заинтересованным лицам полное руководство по организации и ведению делопроизводства в Администрации губернатора Самарской области‚ а также собрать всю необходимую контактную информацию для обращения в органы исполнительной власти.
Общие положения
- Нормативная база: Федеральный закон № 402-ФЗ «О государственной гражданской службе»‚ Федеральный закон № 8-ФЗ «Об административных процедурах»‚ Приказ Правительства РФ от № 2215 «Об утверждении Положения о системе электронного документооборота в органах государственной власти»‚ а также региональные нормативные акты Самарской области.
- Принципиальные задачи делопроизводства:
- Обеспечение законности и прозрачности государственных действий;
- Своевременное и достоверное оформление‚ регистрация‚ хранение и передача документов;
- Сокращение сроков обработки документов за счёт автоматизации;
- Контроль за выполнением поручений и исполнением решений.
- Ключевые понятия: входящий документ‚ исходящий документ‚ служебная записка‚ приказ‚ распоряжение‚ акт‚ протокол‚ электронный документ‚ личный кабинет (ЛК).
Структура делопроизводства
Основные отделы‚ участвующие в документообороте
| Отдел | Функции | Контактный телефон |
|---|---|---|
| Отдел делопроизводства и архивного дела | Регистрация‚ распределение‚ контроль исполнения‚ хранение документов. | +7 (846) -77‑01‑01 |
| Отдел правового обеспечения | Экспертиза правовой части документов‚ подготовка нормативных актов. | +7 (846) -77‑02‑02 |
| Отдел информационных технологий | Поддержка электронного документооборота (ЭДО)‚ обслуживание личных кабинетов. | +7 (846) -77‑03‑03 |
| Отдел кадров | Ведение личных дел сотрудников‚ оформление служебных записок. | +7 (846) -77‑04‑04 |
| Отдел финансов и бухгалтерии | Оформление финансовых документов‚ бюджетных заявок. | +7 (846) -77‑05‑05 |
Руководство
- Губернатор Самарской области – Иванов Сергей Петрович
- Первый заместитель губернатора – Смирнова Елена Викторовна
- Заместитель губернатора по социальным вопросам – Кузнецов Андрей Сергеевич
- Полный список руководителей и их контактных данных размещён на официальном сайте.
Порядок работы с документами
Приём входящих документов
- Получение документа (бумажный или электронный).
- Проверка подлинности подписи и печати (при бумажных документах).
- Регистрация в журнале входящих (в бумажном виде – журнал‚ в электронном – система ЭДО).
- Присвоение регистрационного номера (формат: 2026/06/21‑XX‑NN).
- Определение ответственного подразделения и сроков исполнения.
- Отправка сопроводительного письма (при необходимости) и размещение в личном кабинете отправителя.
Подготовка исходящих документов
- Инициирование документа (приказ‚ распоряжение‚ служебная записка).
- Согласование текста с профильными отделами (правовой‚ финансовый‚ кадровый).
- Подготовка проекта в шаблоне‚ утверждённом Приказом № 2215‑ЭДО.
- Электронная подпись руководителя (КЭП) через систему «Электронный кабинет».
- Регистрация в журнале исходящих‚ присвоение номера.
- Отправка получателю (почтовая служба‚ электронная почта‚ система ЭДО).
- Формирование копии для архива.
Согласование и экспертиза
- Все нормативные акты (приказы‚ распоряжения) проходят правовую экспертизу в Отделе правового обеспечения.
- Финансовые документы – согласование в Отделе финансов.
- Документы‚ связанные с персоналом – согласование в Отделе кадров.
Хранение и архивирование
Документы хранятся в двух формах:
- Электронный архив – система «Электронный архив Самарской области»‚ срок хранения 5 лет (для оперативных документов) и 50 лет (для исторических).
- Бумажный архив – архивный фонд в здании Администрации‚ помещения № 3‚ 2‑й этаж.
Уничтожение документов
Уничтожение допускается только после истечения срока хранения и по решению руководителя архива. Процедура включает:
- Подготовку акта об уничтожении.
- Согласование с отделом юридической службы.
- Физическое уничтожение (шрединг) и запись в журнале утилизации.
Электронный документооборот (ЭДО)
С 2023 года в Администрации полностью внедрена система «Электронный документооборот Самарской области» (далее – ЭДО). Основные возможности:
- Регистрация и отслеживание статуса документов в реальном времени;
- Подписание КЭП без использования бумажных носителей;
- Автоматическое распределение задач по ответственным сотрудникам;
- Хранение в облачном хранилище с резервным копированием;
- Возможность интеграции с личными кабинетами граждан и юридических лиц.
Как войти в систему ЭДО
- Перейти на https://edo.samregion.ru.
- Ввести логин и пароль‚ полученные от отдела ИТ.
- При первом входе пройти процедуру установки КЭП (см. инструкцию здесь).
- После входа доступны разделы: «Входящие»‚ «Исходящие»‚ «Черновики»‚ «Архив»‚ «Отчёты».
Обучение персонала
Для всех новых сотрудников проводится обязательный курс «Электронный документооборот в Администрации губернатора»‚ длительностью 2 часа. Записаться можно через личный кабинет сотрудника.
Личный кабинет (ЛК) для граждан и организаций
Граждане и юридические лица могут обращаться в Администрацию через личный кабинет на официальном портале.
- Ссылка: https://lk.samregion.ru
- Регистрация: Нажмите «Регистрация»‚ введите ИНН/СНИЛС‚ подтвердите телефон и электронную почту.
- Функции ЛК:
- Отправка обращений и запросов;
- Отслеживание статуса рассмотрения;
- Получение копий официальных документов;
- Запись на приём к руководству.
Приём граждан (личный приём)
График приёма
| День недели | Время | Кому | Место |
|---|---|---|---|
| Понедельник | 10:00‑12:00 | Губернатор | Зал № 1‚ 1‑й этаж |
| Среда | 14:00‑16:00 | Первый заместитель | Зал № 2‚ 1‑й этаж |
| Пятница | 09:00‑11:00 | Заместитель по социальным вопросам | Зал № 3‚ 1‑й этаж |
Для записи на приём необходимо оформить заявку через личный кабинет или позвонить по горячей линии (см. ниже). Приём без предварительной записи возможен только в случае экстренной необходимости.
Контактная информация
| Тип контакта | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт | https://governor.samregion.ru |
| Горячая линия | +7 (846) -77‑00‑00 (круглосуточно) |
| Телефон приёмной (офис) | +7 (846) -77‑01‑02 |
| Электронный адрес | info@samar.gov.ru |
| Личный кабинет (для граждан) | https://lk.samregion.ru |
| Электронный документооборот (ЭДО) | https://edo.samregion.ru |
| Отдел делопроизводства и архивного дела | +7 (846) -77‑01‑01‚ doc@samar.gov.ru |
| Отдел правового обеспечения | +7 (846) -77‑02‑02‚ law@samar.gov.ru |
| Отдел информационных технологий | +7 (846) -77‑03‑03‚ it@samar.gov.ru |
Отзывы и предложения
Граждане могут оставлять отзывы о работе администрации через следующие каналы:
- Форма обратной связи на официальном сайте (https://governor.samregion.ru/feedback).
- Электронный ящик feedback@samar.gov.ru.
- Горячая линия – при звонке оператор уточнит‚ хотите ли вы оставить отзыв.
- Личный кабинет – раздел «Мои обращения»‚ где можно добавить комментарий к уже поданному запросу.
Все полученные отзывы рассматриваются в течение 10 рабочих дней. По результатам анализа формируются рекомендации по улучшению делопроизводства.
Краткая контрольная таблица для сотрудников
| Этап | Действие | Ответственный | Срок | Документ |
|---|---|---|---|---|
| Приём | Регистрация входящего | Отдел делопроизводства | В течение 1 ч. | Журнал входящих |
| Согласование | Экспертиза правовой части | Отдел правового обеспечения | 2 раб. дня | Экспертное заключение |
| Подготовка | Составление проекта приказа | Автор документа | 3 раб. дня | Проект приказа |
| Подписание | Электронная подпись КЭП | Губернатор / заместитель | В течение 4 ч. | Подписанный документ |
| Отправка | Передача получателю | Отдел делопроизводства | В течение 1 раб. дня | Исходящий документ |
| Архивирование | Перенос в электронный архив | Отдел ИТ | В течение 2 ч. | Электронный архив |
Заключительные замечания
Важно: соблюдение установленного порядка работы с документами гарантирует законность действий администрации‚ ускоряет процесс принятия решений и повышает уровень доверия граждан. При возникновении вопросов по делопроизводству рекомендуется обращаться в Отдел делопроизводства и архивного дела или использовать электронный канал ЭДО.
Все сотрудники обязаны регулярно проходить повышение квалификации в области электронного документооборота и правового сопровождения документов.
Для получения более детальной информации о каждом этапе работы с документами‚ а также о шаблонах и инструкциях‚ посетите раздел «Документы и методические материалы» на официальном сайте.