Сдача архивных дел в государственный (муниципальный) архив – это комплексный процесс, который требует соблюдения нормативных актов, правильной подготовки документов и точного выполнения установленных процедур. В статье рассмотрены все этапы передачи дел, а также предоставлена полная контактная информация для обращения в архив.
Правовая база
Основные нормативные документы, регулирующие передачу дел в архив:
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ) – определяет сроки и порядок хранения документов.
- Приказ ФГУП «Госархив России» № 03‑2025 «О порядке передачи электронных архивных дел в информационную систему государственного архива».
- План‑график передачи документов, утверждённый руководителями организации.
Кому и какие документы передаются
Документы передаются в архив в двух основных формах:
- Документы постоянного хранения – материалы, подлежащие сохранению более 50 лет (исторические, юридически значимые).
- Документы временного хранения – материалы, срок хранения в архиве ограничен (от 5 до 50 лет) в зависимости от категории.
К передаче могут быть привлечены:
- Организации (юридические лица).
- Индивидуальные предприниматели.
- Государственные органы.
Подготовка дел к сдаче
Формирование перечня документов
Составьте акт приёма‑передачи со следующими реквизитами:
- Наименование организации‑передающей.
- Полный перечень передаваемых дел (регистрационный номер, наименование, срок хранения).
- Дата и подписи ответственных лиц.
Оформление бумажных документов
- Разделите материалы по деловым единицам (дело, дело‑корзина, дело‑папка).
- Каждую единицу снабдите пакетом документов (жёсткий конверт, маркировка «Для архива»).
- Укажите индексные карточки (шапка, содержание, сроки хранения).
Оформление электронных документов
Для электронных дел необходимо:
- Сформировать опись электронных документов в формате XML, согласованном с архивом.
- Обеспечить цифровую подпись всех файлов (по требованиям ФЗ‑125).
- Загрузить архивный пакет в информационную систему государственного архива (ИСГА) через личный кабинет.
Порядок сдачи документов
Подача заявления
Отправьте в архив заявление о передаче дел (бумажный вариант или через личный кабинет). В заявлении укажите:
- Наименование организации‑передающей.
- Перечень дел и их категории.
- Запрашиваемый способ передачи (бумажный/электронный).
Согласование графика передачи
После получения заявления архивный отдел согласует с вами дату и время сдачи. Обычно передача осуществляется ежегодно в соответствии с утверждённым планом‑графиком.
Приёмка в архив
В день передачи:
- Представитель организации передаёт бумажные дела в приёмный пункт архива.
- Сотрудники архива проверяют соответствие актам и описям.
- Подписывается акт приёма‑передачи с указанием количества и состояния документов.
- Электронные пакеты проверяются на соответствие формату и подписываются в системе.
Регистрация в архиве
После приёмки архив вносит сведения о делах в единую архивную базу данных и присваивает каждому делу уникальный регистрационный номер. Информация становится доступной через ваш личный кабинет.
Что делать после сдачи
- Сохраните копию акта приёма‑передачи и описи в своих архивах.
- Следите за статусом дел в личном кабинете (можно запросить копию карточки дел).
- При необходимости подайте запрос на выдачу документов (платно, в соответствии с тарифами архива).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Какой срок хранения у документов постоянного хранения?
- Бессрочно (более 50 лет), с обязательным соблюдением требований ФЗ‑125.
- Можно ли передать только часть дел из одного дела?
- Да, но каждый передаваемый материал должен быть оформлен отдельным актом и иметь собственный регистрационный номер.
- Какие форматы файлов принимаются в электронном виде?
- PDF/A‑2, TIFF, DOCX, XLSX, а также архивные форматы ZIP, 7z, при условии наличия цифровой подписи.
Контактная информация для обращений
| Официальный сайт: | https://www.gosarchiv.ru |
| Горячая линия: | 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно) |
| Номера телефонов: |
|
| Электронный адрес: | info@gosarchiv.ru |
| Личный кабинет: | https://lk.gosarchiv.ru (регистрация доступна после подтверждения организации) |
| Личный приём (приёмная комиссия): | ул. Петровка, д. 12, офис 3, г. Москва, 4‑й этаж |
| График приёма: | Пн‑Пт: 09:00 – 18:00 Сб: 10:00 – 14:00 Вс: выходной |
| Отделы архива: |
|
| Руководство архива: | Главный архивариус: Иванов А. В. Заместитель директора по электронным архивам: Петрова Е. С. Контактные телефоны руководства: 8 (495) -23‑45‑70, 8 (495) -23‑45‑71 |
| Отзывы и предложения: | Форма обратной связи (можно оставить отзыв, предложить улучшения, задать вопрос). Электронная почта отдела качества обслуживания: quality@gosarchiv.ru |
Сдача дел в государственный архив – ответственный процесс, требующий:
- Точного соблюдения требований ФЗ‑125 и нормативных актов.
- Тщательной подготовки бумажных и электронных материалов.
- Согласования графика передачи с архивом.
- Ведения полной документации (акт, опись, регистрационные номера).
При правильном подходе вы избежите штрафов, ускорите процесс регистрации и обеспечите надёжное хранение своих архивных материалов.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, обращайтесь по указанным выше контактам. Мы поможем вам пройти все этапы без ошибок и задержек.