Сдача трудовых книжек в архив – обязательный этап закрытия личных дел сотрудников, который регулируется Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Министерства труда и социальной защиты․ Ниже подробно описан процесс, сроки хранения, необходимые документы и контактные данные для обращения в кадровый отдел и архив предприятия․

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ, ст․ 183‑184 (порядок ведения и хранения трудовых книжек)․
• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек, выдачи дубликатов и их передачи в архив»․
• Постановление ЦЭПК Архивного комитета Санкт‑Петербурга от № 11‑8 «Порядок подготовки документов по личному составу ликвидированных организаций к передаче на государственное хранение в ЦГАЛС СПб»․

Сроки хранения трудовых книжек

1. Два года – трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работником при увольнении, хранятся в отделе кадров предприятия отдельно от остальных книг․
2. 50 лет – после истечения двух лет невостребованные книжки (и их дубликаты) передаются в архив предприятия, где хранятся в течение 50 лет․
3. По истечении 50‑летнего срока книжки могут быть уничтожены в установленном порядке (акт об уничтожении, согласованный с архивом)․

Когда необходимо сдавать трудовую книжку в архив

• При окончании трудовых отношений и отсутствии требования работника о возврате оригинала․
• При закрытии личного дела сотрудника (например, в случае выхода на пенсию, смерти, увольнения по собственному желанию и т․д․)․
• При ликвидации организации – все личные карточки и трудовые книжки передаються в государственный архив․

Подготовка документов к сдаче

4․1 Список обязательных документов

• Трудовая книжка (оригинал) и, при наличии, её дубликат․
• Книга учёта выдачи трудовых книжек (журнал, карточки)․
• Личная карточка сотрудника (если она ведётся отдельно)․
• Акт приёма‑передачи трудовых книжек в архив (подписывается руководителем кадровой службы и представителем архива)․
• Справка о закрытии личного дела (по приказу руководства)․

4․2 Оформление акта передачи

В акте указываются:

• Количество передаваемых конвертов и общее число страниц․
• Дата и подписи ответственных лиц (инициалы, должность, печать организации)․
• Сведения о состоянии книжек (повреждения, отметки о корректировках)․

4․3 Проверка соответствия требованиям

Перед передачей в архив необходимо убедиться, что:

1. Книжка полностью заполнена и подписана (первая страница – подпись лица, ответственного за выдачу, и печать кадровой службы)․
2. Отсутствуют незаполненные страницы и «пустые» места․
3. Все записи соответствуют действительности (проверка дат, названий организаций, должностей)․

Порядок передачи в архив

1. Подготовка пакета документов – собрать книжки, акты, справки․
2. Согласование с архивом – отправить запрос в архив (по электронной почте или через личный кабинет) с указанием количества и типа документов․
3. Передача – передать документы в архив в согласованные сроки (обычно в течение 5‑10 рабочих дней)․
4. Получение подтверждения – архив выдаёт акт приёма‑передачи, который хранится в личном деле сотрудника․
5. Уничтожение (по истечении 50 лет) – архив готовит акт об уничтожении, который подписывается представителями архива и организации․

Ответственность за нарушение сроков хранения

За несоблюдение установленных сроков хранения и неправильную передачу трудовых книжек предусмотрена административная ответственность в виде штрафов (ст․ 5․27 КоАП РФ) и возможные претензии со стороны работников․

Как получить доступ к архивным трудовым книжкам

Запросить копию или оригинал книжки из архива можно:

• Через личный кабинет на сайте организации (раздел «Запросы в архив»)․
• По телефону горячей линии кадровой службы․
• Лично, обратившись в отдел кадров в часы приёма․

Контакты для обращения

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

9․1 Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Необходимо оформить заявление о потере, получить справку от работодателя и подать заявление на выдачу дубликата в отдел кадров․ Дубликат хранится в архиве в течение 50 лет․

9․2 Можно ли получить оригинал книжки из архива до истечения 50 лет?

Да, по письменному запросу (через личный кабинет или лично) архив может выдать копию или оригинал, если это необходимо для оформления новых трудовых отношений․

9․3 Как ускорить процесс передачи в архив?

Подготовьте полный пакет документов, согласуйте дату передачи с архивом заранее и подпишите акт приёма‑передачи в присутствии представителя архива․

Сдача трудовых книжек в архив – процесс, требующий внимательного соблюдения нормативных сроков и правильного оформления документов․ При правильном подходе вы избежите штрафов, упростите работу кадровой службы и гарантируете надёжное хранение личных дел сотрудников на протяжении полувека․

Помните: своевременная передача и учёт трудовых книжек – залог соблюдения трудового законодательства и защиты прав как работников, так и работодателя․