Муниципальные архивы играют ключевую роль в сохранении документального наследия местного значения․ Правильное ведение учетных документов является основой эффективной работы любого архивного учреждения․ В данной статье рассмотрим систему учетных документов муниципальных архивов, их состав, требования к ведению, а также предоставим контактную информацию для обращений․
Основные сведения о муниципальных архивах
Муниципальный архив — это специализированное учреждение, осуществляющее хранение, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов муниципального значения․
В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов в архивах организаций, научно-технических информации и библиотеках (утверждены приказом Федерального архивного агентства от № 728, далее — Правила 2023 года), в архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы․
Система учетных документов муниципального архива
Основные (обязательные) учетные документы
- Список фондов
- Лист фонда
- Реестр описей дел
- Книга учета поступления и выбытия дел, документов
- Паспорт архивохранилища
Вспомогательные учетные документы
- Книга учета движения фондов
- Книга учета выдачи дел
- Журнал учета обращений граждан
- Иные документы, обеспечивающие оперативный учет
Подробное описание ключевых учетных документов
Список фондов
Список фондов — документ, предназначенный для регистрации поступающих в архив фондов, присвоения им номеров, учета количества фондов, находящихся на хранении в архиве или выбывших․
Основные правила ведения:
- Каждый впервые поступивший фонд записывается в список фондов
- Номера фондам присваиваются в валовом порядке в хронологической последовательности их поступления
- Порядковый номер архивного фонда используется только один раз
- Номера утраченных, переданных, объединенных архивных фондов в дальнейшем не присваиваются другим архивным фондам
- Присвоение одинаковых номеров архивным фондам внутри архива не допускается
- К номеру фонда через косую черту может добавляться номер, присвоенный соответствующим архивным учреждением
- Перенумерация фондов не допускается
Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером и сохраняется за ним во всех учетных документах․
Датой первого поступления фонда является дата первой передачи документов в архив․
Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки или ьного листа описи дел․ Если название фондообразователя в передаваемый период менялось, то в список фондов вносится последнее наименование в рамках периода, за который передаются документы․ Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) официально принятого сокращенного наименования фондообразователя (при наличии) с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат документов․
Лист фонда
Лист фонда, учетный документ, содержащий основные сведения об архивном фонде как едином целом․ В листе фонда отражаются:
- Номер и название фонда
- Сведения о фондообразователе
- Историческая справка о фондообразователе
- Сведения о составе фонда, его хронологических границах
- Информация о количествен характеристиках фонда
- Сведения о научно-техническом описании фонда
- Дополнительные сведения
Реестр описей дел
Реестр описей дел — учетный документ, предназначенный для регистрации описей дел фонда, учета их количества и хранения․ В реестре описей дел отражаются:
- Номер описи
- Заглавие описи
- Номера хранилищ (стеллажей)
- Крайние даты документов
- Количество единиц хранения
- Примечание
Книга учета поступления и выбытия дел, документов
Данный учетный документ демонстрирует движение дел в архиве и позволяет отслеживать:
- Поступление документов в архив
- Выбытие документов из архива
- Общий объем хранящихся дел
При наличии в организации 2 и более фондов книга учета поступления и выбытия дел, документов ведется одна на все фонды, что требует особого внимания при анализе состояния конкретного фонда․
Специфические ситуации в учете муниципальных архивов
На практике муниципальные архивы сталкиваются с различными ситуациями, требующими корректного отражения в учетных документах:
| Ситуация | Порядок отражения в учетных документах |
|---|---|
| Наличие нескольких архивных фондов | Ведение списка фондов с присвоением каждому уникального номера |
| Смена наименования организации-фондообразователя | В список фондов вносится последнее наименование в рамках периода |
| Поступление документов по новым видам сводных описей | Регистрация в реестре описей дел с указанием вида описи |
| Поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей | Дополнение существующей описи, отражение в книге учета поступления |
| Получение неописанных документов из подразделений | Упорядочивание документов и составление описи силами специалистов архива |
| Переработка ранее полученной описи дел | Составление новой описи, отражение изменений в реестре описей |
| Передача части документов в архивное учреждение | Отражение выбытия в книге учета, сохранение сведений в листе фонда |
Требования к ведению учетных документов
Учетные документы муниципального архива должут соответствовать следующим требованиям:
- Достоверность — сведения должны точно отражать состояние архивных документов
- Полнота — учет должен охватывать все поступающие и выбывающие документы
- Своевременность — записи вносятся не позднее установленных сроков
- Последовательность — соблюдение хронологического порядка регистрации
- Непрерывность — отсутствие пропусков в нумерации записей
- Защита от несанкционированного доступа, обеспечение сохранности учетных документов
Электронный учет в муниципальных архивах
Современные муниципальные архивы активно внедряют автоматизированные информационные системы для ведения учета․ Электронный учет позволяет:
- Оптимизировать процессы поиска и выдачи документов
- Обеспечить оперативный доступ к сведениям о состоянии фондов
- Формировать статистическую отчетность
- Создавать электронные копии документов для предоставления в электронной форме
- Интегрироваться с федеральными и региональными информационными системами
Контактная информация для обращений
Федеральные органы управления архивным делом
Федеральное архивное агентство (Росархив)
- Официальный сайт: https://rosarchiv․ru
- Адрес: 119992, г․ Москва, ул․ Большая Пироговская, д․ 4
- Телефон: +7 (499) -36-03-60
- Электронная почта: rosarchiv@rosarchiv․ru
- Личный кабинет: доступен на официальном сайте для зарегистрированных пользователей
Государственная архивная служба России (ГАРФ)
- Официальный сайт: https://www․statearchive․ru
- Адрес: 117218, г․ Москва, ул․ Большая Пироговская, д․ 17
- Телефон: +7 (495) -46-48-83
Региональные архивные учреждения (на примере)
Государственный архив Хабаровского края
- Официальный сайт: https://gakhkk․khabkrai․ru
- Адрес: 680000, г․ Хабаровск, ул․ Шеронова, 67
- Телефон: +7 (4212) -2-56-34
- Электронная почта: archive@khabkrai․ru
- График работы: понедельник–пятница, 9:00–18:00 (обед 13:00–14:00)
Муниципальные архивы (типовая информация)
Контактная информация конкретного муниципального архива определяется структурой местного самоуправления соответствующего муниципального образования․ Для получения сведений рекомендуется обращаться:
- На официальный сайт администрации муниципального образования
- В раздел «Структурные подразделения» → «Архивный отдел» или «Муниципальный архив»
- Через единый портал государственных и муниципальных услуг https://www․gosuslugi․ru
Типовые контакты муниципального архива
| Вид контакта | Типовые данные |
|---|---|
| Официальный сайт | https://[название-муниципалитета]․ru/structure/archive/ |
| Горячая линия | 8-800-XXX-XX-XX (единый номер для граждан) |
| Телефон приёмной | +7 (XXX) XXX-XX-XX |
| Телефон читального зала | +7 (XXX) XXX-XX-XX |
| Электронная почта | archive@[название-муниципалитета]․ru |
| Личный каб — архивиста | Доступен через корпоративный портал |
Личный приём граждан в муниципальных архивах
Типовой график приёма
| День недели | Время приёма | Категория посетителей |
|---|---|---|
| Понедельник | 9:00 – 17:00 | Юридические лица, индивидуальные предприниматели |
| Вторник | 9:00 – 17:00 | Все категории граждан |
| Среда | 9:00 – 17:00 | Все категории граждан |
| Четверг | 9:00 – 17:00 | Все категории граждан |
| Пятница | 9:00 – 16:00 | Все категории граждан (сокращённый день) |
| Суббота, воскресенье | Выходные дни | |
Обеденный перерыв: 13:00 – 14:00
Примечание: точный график приёма устанавливается конкретным муниципальным архивом и может отличаться от приведённого выше․ Рекомендуется уточнять информацию перед визитом․
Структура муниципального архива
Типовые отделы
| Отдел | Функции |
|---|---|
| Отдел комплектования | Приём документов на государственное (муниципальное) хранение, экспертиза ценности документов |
| Отдел хранения и учёта | Организация хранения, ведение учетных документов, паспортизация архивохранилищ |
| Отдел научно-технической обработки | Описание документов, составление описей, создание справочного аппарата |
| Отдел использования документов | Обслуживание читателей, выдача документов, социально-правовое и тематическое исследование |
| Отдел регистрации и учёта пользователей | Регистрация читателей, ведение статистики посещений |
| Отдел информатизации | Внедрение информационных технологий, создание электронных баз данных |
| Отдел кадров и делопроизводства | Ведение личных дел, хозяйственное обеспечение |
Руководство муниципального архива (типовая структура)
| Должность | Функциональные обязанности |
|---|---|
| Начальник архива (директор) | Общее руководство деятельностью архива, представление интересов в органах местного самоуправления |
| Заместитель начальника архива | Курирование определённых направлений работы (научно-техническая обработка, комплектование, использование) |
| Главный архивист | Методическое руководство, контроль соблюдения архивного законодательства |
| Начальник отдела | Орган coordination работы конкретного отдела |
| Ведущий архивист | Выполнение сложных архивных работ, научно-методическое обеспечение |
| Архивист 1-й, 2-й категории | Непосредственное выполнение работ по комплектованию, учёту, описанию, использованию документов |
Отзывы и обращения граждан
Способы подачи обращений
- Личный приём — при посещении архива с предъявлением документа, удостоверяющего личность
- Телеф seized консультация — по телефону архива
- Письменное обращение — по почте или через специальную форму на сайте
- Электронное обращение — через официальный сайт или единый портал госуслуг
- Через личный кабинет — для зарегистрированных пользователей
Типичные темы обращений
- Запрос архивных сведений о гражданских состояниях (акты о рождении, браке, смерти)
- Поиск информации о родственниках, участниках Великой Отечественной войны
- Получение сведений для восстановления трудового стажа
- Запрос документов для оформления наследства
- Получение архивных справок для судебных разбирательств
- Консультации по вопросам архивного законодательства
Учетные документы муниципальных архивов представляют собой сложную систему, regulated нормативными актами федерального и регионального уровня․ Правильное ведение учетных документов обеспечивает:
- Сохранность документального наследия
- Оперативный поиск необходимых сведений
- Эффективное использование архивных документов в научных, социально-правовых иных целях
- Формирование достоверной статистики о состоянии архивных фондов
Для получения конкретной информации о работе конкретного муниципального архива рекомендуется обращаться непосредственно в данное учреждение или в органы местного самоуправления соответствующего муниципального образования․
Дополнительная информация: Полный текст Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов в архивах организаций, научно-технической информации и библиотеках доступен на официальном сайте Федерального архивного агентства․