Трудовая книжка – один из важнейших кадровых документов, который фиксирует стаж, квалификацию и
профессиональные достижения работника. После увольнения или выхода на пенсию книжка либо
передаётся работнику, либо остаётся в организации до востребования. Если же книжка не востребована,
она попадает в архив. Вопрос о сроках её хранения регулируется несколькими нормативными актами,

а именно Приказом Минкультуры РФ от  № 558, Приказом Минтруда РФ от  № 320н,
а также Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от  № 236.

Правовая база

• Приказ Минкультуры РФ № 558 – устанавливает перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения.
• Приказ Минтруда РФ № 320н – регламентирует ведение книги учёта движения трудовых книжек и их архивирование.
• Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива № 236 от ) – конкретизирует сроки хранения для разных видов кадровых документов.

Сроки хранения трудовых книжек

Основное правило: срок хранения зависит от даты завершения делопроизводства с данными книжками.

1. Если делопроизводство завершено до 1 января 2003 года – книжки хранятся 75 лет.
2. Если делопроизводство завершено после 1 января 2003 года – книжки хранятся 50 лет.

Эти сроки считаются от даты, когда документ (трудовая книжка или её дубликат) был передан в архив.

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей

Книга учёта (журнал движения) относится к тем же документам, что и сами книжки. Поэтому её срок
хранения также составляет 50 лет (если делопроизводство завершено после 2003 года) или
75 лет (если до 2003 года). После истечения срока архив может передать документ в
распоряжение организации или уничтожить его в соответствии с установленными процедурами;

Дубликаты и невостребованные книжки

Дубликаты трудовых книжек, а также книжки, оставшиеся в организации «до востребования», хранятся
в архиве в течение 50 лет независимо от даты завершения делопроизводства, если они были
переданы в архив после 2003 года. При этом в случае, когда книжка всё‑ещё может быть востребована
родственниками работника, она хранится «до востребования».

Как организовать хранение в организации

• Создать книгу учёта движения трудовых книжек (форма, утверждённая приказом Минтруда № 320н).
• Регулярно проводить инвентаризацию и сверять данные с личными делами сотрудников.
• Оформлять акт передачи книжек в архив, фиксируя дату и подписи ответственных лиц.
• При необходимости оцифровывать книжки – срок оцифровки, установленный на 2027 год, уже истёк, поэтому
  все новые оцифровки следует проводить в соответствии с текущими требованиями ФНС и ПФР.
• Обеспечить надёжное хранение в архивных помещениях: контроль температуры, влажности и защита от
  несанкционированного доступа.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Что делать, если трудовая книжка потеряна?

Работнику необходимо обратиться в отдел кадров организации, где будет оформлен акт утраты и выдан дубликат
(при наличии соответствующего приказа). Дубликат попадает в архив и хранится в течение 50 лет.

Вопрос: Можно ли продлить срок хранения?

Сроки, указанные в нормативных актах, являются обязательными. Увеличить их можно только в случае
специального судебного решения или при наличии иных законодательных оснований.

Вопрос: Как узнать, где находится моя книжка?

Для этого следует написать запрос в архив организации (см. раздел «Контакты» ниже) с указанием ФИО,
даты рождения и периода работы.

Контакты для обращений

Официальный сайт организации: www;example-archive.ru

Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑22 (круглосуточно)

Телефоны отдела кадров: +7 (495) -23‑45‑67, +7 (495) -23‑45‑68

Электронный адрес: info@example-archive.ru

Личный кабинет (для юридических лиц): cabinet.example-archive.ru

Личный приём (по записи): ул. Пушкина, д. 10, офис 5, г. Москва, 123456

График приёма: Пн‑Пт — 09:00‑18:00, Сб — 10:00‑14:00 (по предварительной записи)

Отделы:

• Отдел архивного хранения
• Отдел кадровой документации
• Отдел цифровых технологий
• Юридический отдел

Руководство:

• Иванов И.И. — Директор архива
• Петрова А.С. — Заместитель директора по кадровой документации

Отзывы клиентов

Мария Кузнецова, 58 г. — «Обратилась в архив за своей старой трудовой книжкой, которую
оставила в компании после выхода на пенсию. Сотрудники быстро нашли документ, предоставили копию
и объяснили, что оригинал будет храниться ещё 75 лет. Очень благодарна за профессионализм!»

ООО «ТехноСервис», г. Новосибирск. — «Наша компания регулярно передаёт в архив дубликаты
трудовых книжек сотрудников. Процедура полностью автоматизирована, сроки хранения чётко соблюдаются.
Рекомендую всем, кто хочет избежать проблем с документами в будущем.»

Сроки хранения трудовых книжек в архиве зависят от даты завершения делопроизводства: 75 лет для
документов, оформленных до 1 января 2003 года, и 50 лет для более новых. Книга учёта движения
книжек и их дубликаты подпадают под те же сроки. Соблюдение нормативных требований и правильная
организация учёта позволяют избежать юридических рисков и гарантировать сохранность важнейших
кадровых документов.

Если у вас возникли вопросы или требуется уточнение по конкретному делу, используйте указанные выше
контакты – мы всегда готовы помочь.