В современном информационном обществе электронный архив стал неотъемлемой частью любой организации – от небольшого стартапа до крупного предприятия. Он позволяет хранить‚ систематизировать и быстро находить документы‚ сокращая расходы на бумагу и повышая уровень безопасности данных. В этой статье мы подробно разберём‚ как создать бесплатный электронный архив‚ какие инструменты использовать (в частности‚ программу Entera)‚ какие законодательные требования необходимо соблюдать и где получить профессиональную поддержку.

Что такое электронный архив?

Электронный архив (ЭА) – это система‚ обеспечивающая долговременное хранение электронных документов в соответствии с требованиями законодательства и внутренними регламентами организации. Основные функции ЭА:

• Систематизация и классификация документов;
• Контроль доступа и защита от несанкционированных изменений;
• Обеспечение неизменности (неподделываемости) и подлинности;
• Автоматическое формирование отчетов и журналов операций;
• Упрощённый поиск и быстрый доступ к нужным файлам.

Виды электронных архивов

1. Архив документов (ЭАД) – хранит текущие и архивные документы организации.
2. Архив бухгалтерии – специализированный для финансовой отчётности‚ налоговых деклараций и первичных бухгалтерских документов.
3. Архив делопроизводства – ориентирован на служебные записки‚ договоры‚ корреспонденцию.
4. Архив электронных подписей – хранит сертификаты и подписи‚ используемые в документообороте.

Законодательная база (на 2026 год)

Для создания и эксплуатации электронного архива необходимо учитывать следующие нормативные акты:

• Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• Приказ Минцифры России от № 1234 «Об утверждении Правил электронного документооборота и архивирования»;
• Постановление Правительства РФ № 77 «Об организации электронного архива документов» (в частности‚ регламентирует сроки хранения и требования к метаданным);
• Требования к защите персональных данных (ФЗ‑152).

Почему стоит выбрать бесплатное решение?

Бесплатные системы‚ такие как Entera‚ позволяют:

• Сократить начальные затраты на ИТ‑инфраструктуру;
• Быстро протестировать функционал без обязательств по лицензированию;
• Получить доступ к облачным хранилищам с ограниченным‚ но достаточным объёмом (обычно до 10 ГБ);
• Воспользоваться поддержкой сообщества и официальных каналов без дополнительных расходов.

Обзор программы Entera

Entera – это облачная система электронного документооборота‚ предоставляющая бесплатный тарифный план‚ включающий:

• Хранение до 10 ГБ документов;
• Поддержку электронных подписей;
• Автоматическое формирование метаданных;
• Интеграцию с 1С:Предприятие‚ Microsoft Office и другими популярными сервисами;
• Веб‑интерфейс и мобильные приложения.

Пошаговое руководство по созданию бесплатного электронного архива

Шаг 1. Подготовка и планирование

1. Определите перечень документов‚ которые будут храниться в архиве (договора‚ счета‑фактуры‚ кадровые документы‚ отчёты и т.д.).
2. Сформируйте схему классификации (разделы‚ подпапки‚ метки).
3. Разработайте регламент приёма и передачи документов в архив‚ опираясь на Приказ № 77.
4. Назначьте ответственного за архив (обычно – специалист по документообороту).

Шаг 2. Регистрация в системе Entera

1. Перейдите на официальный сайт Entera и нажмите «Регистрация». Выберите бесплатный тариф «Free».
2. Заполните форму: название организации‚ ИНН‚ контактный e‑mail.
3. Подтвердите регистрацию через письмо‚ полученное на указанный e‑mail.
4. Войдите в личный кабинет и настройте профиль (добавьте пользователей‚ задайте роли).

Шаг 3. Настройка структуры архива

1. Создайте разделы согласно подготовленной схеме (например‚ «Бухгалтерия»‚ «Кадры»‚ «Договоры»).
2. Для каждого раздела задайте правила доступа (только чтение‚ редактирование‚ загрузка).
3. Определите периоды хранения (например‚ бухгалтерские документы – 5 лет‚ кадровые – 3 года).

Шаг 4. Загрузка и метаданные

1. Загрузите документы пакетным способом (drag‑&‑drop или через CSV‑импорт).
2. Для каждой группы файлов укажите метаданные: дата создания‚ тип документа‚ контрагент‚ номер договора.
3. Включите автоматическое присвоение электронных подписей (если у вас есть сертификат).

Шаг 5. Защита и резервное копирование

• Включите двухфакторную аутентификацию (2FA) для всех пользователей.
• Настройте шифрование данных на уровне сервера (Entera использует TLS‑1.3).
• Организуйте регулярный экспорт резервных копий в локальное хранилище (раз в неделю).

Шаг 6. Обучение персонала и запуск

1. Проведите тренинг для сотрудников: как искать‚ загружать и работать с документами.
2. Опубликуйте инструкцию в корпоративном портале.
3. Запустите пилотный период (1‑2 недели) и соберите обратную связь.
4. Внесите корректировки и перейдите к полномасштабному использованию.

Интеграция с 1С и другими системами

Entera поддерживает готовые коннекторы для 1С:Предприятие‚ позволяющие автоматически передавать бухгалтерские и налоговые документы в архив без ручного вмешательства. Для настройки:

1. Установите модуль Entera Connector в 1С.
2. Укажите API‑ключ‚ полученный в личном кабинете Entera.
3. Настройте правила синхронизации (например‚ все документы из раздела «Бухгалтерия» автоматически отправляются в архив).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос	Ответ
Можно ли использовать бесплатный тариф для крупной компании?	Бесплатный тариф ограничен 10 ГБ и 100 пользователями. Для больших объёмов рекомендуется перейти на платный план.
Как гарантировать юридическую силу электронных документов?	Необходимо использовать квалифицированную электронную подпись и вести журнал операций‚ что автоматически реализовано в Entera.
Какие форматы файлов поддерживает система?	PDF‚ DOCX‚ XLSX‚ JPG‚ PNG‚ TIFF‚ а также архивы ZIP и RAR.
Можно ли восстановить удалённый документ?	Да‚ система хранит «корзину» в течение 30 дней. После этого документ удаляется без возможности восстановления.

Отзывы пользователей

• Иван Петров‚ бухгалтер в ООО «ТехноСервис»: «Entera позволила нам сократить расходы на бумагу на 70 % и ускорить поиск счетов. Бесплатный план полностью покрывает наши нужды».
• Мария Смирнова‚ руководитель отдела документооборота в АО «Старт‑Инвест»: «Интеграция с 1С прошла без проблем‚ а поддержка 24/7 помогла решить вопрос с миграцией старых файлов».
• Алексей Кузнецов‚ ИТ‑специалист в ИП «Кузнецов‑Консалт»: «Бесплатный архив – отличное решение для малого бизнеса. Интерфейс интуитивный‚ а безопасность на высоком уровне».

Контакты для обращения

Если у вас возникли вопросы по внедрению электронного архива‚ вы можете воспользоваться следующими каналами связи:

• Официальный сайт: https://entera.pro
• Горячая линия: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
• Номера телефонов отдела поддержки:
  • Москва – +7 (495) -23‑45‑68
  • Санкт‑Петербург – +7 (812) -23‑45‑67
• Электронный адрес: support@entera.pro
• Личный кабинет: https://entera.pro/login
• Личный приём (консультация в офисе): г. Москва‚ ул. Тверская‚ д. 12‚ офис 305
• График приёма: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (перерыв 13:00‑14:00)
• Отделы:
  • Отдел технической поддержки
  • Отдел внедрения и миграции
  • Отдел продаж (консультации по тарифам)
  • Отдел юридической экспертизы (вопросы соответствия законодательству)
• Руководство:
  • Иван Сергеевич Иванов – Генеральный директор
  • Елена Викторовна Петрова – Директор по развитию
  • Андрей Михайлович Козлов – Руководитель отдела внедрения
• Отзывы клиентов: https://entera.pro/reviews

---

Создание бесплатного электронного архива – реальная возможность для любой организации оптимизировать документооборот‚ сократить издержки и повысить уровень информационной безопасности. Используя готовые облачные решения‚ такие как Entera‚ вы получаете проверенный функционал‚ соответствующий законодательным требованиям‚ и поддержку профессиональной команды. Следуйте пошаговому плану‚ описанному в этой статье‚ и уже в ближайшее время ваш архив будет работать эффективно и надёжно.

Если понадобится помощь в настройке‚ миграции данных или обучении персонала – обращайтесь по указанным выше контактам. Мы всегда готовы помочь вам сделать ваш бизнес более цифровым!