Справка из архива – документ, подтверждающий наличие (или отсутствие) определённых сведений в государственных, муниципальных или частных архивах. Такой документ часто требуется для:

• судебных разбирательств;
• оформления наследства;
• получения государственных субсидий;
• профессиональной деятельности (историки, журналисты, исследователи).

Что такое заявление о выдаче справки из архива?

Это официальное письменное обращение гражданина (или юридического лица) к архиву с просьбой предоставить справку, содержащую сведения о наличии (или отсутствии) конкретных документов, записей или материалов в архивных фондах.

Как правильно оформить заявление

1. Шапка заявления – укажите полное наименование архива, его ИНН/КПП (если известны), а также адрес.
2. Сведения о заявителе – ФИО, паспортные данные, ИНН (для юридических лиц), контактный телефон, e‑mail.
3. Текст заявления – чётко сформулируйте запрос:

   Прошу выдать справку о наличии (отсутствии) в архивах
   [наименование архива] документов, относящихся к
   [указать период, тему, номер дела, фамилию и т.п.].
    

4. Перечень прилагаемых документов (см. ниже).
5. Подпись и дата – подпишите заявление и укажите дату подачи.

Перечень документов, которые необходимо приложить

• Копию паспорта (для физических лиц) или учредительных документов (для юридических лиц);
• Документ, подтверждающий законный интерес (например, судебное решение, доверенность, запрос от организации);
• Оплату государственной пошлины (квитанция или платежное поручение);
• Если запрос касается конкретного дела – копию дела или его номер.

Пошлина за выдачу справки

Размер государственной пошлины зависит от типа справки и объёма запрашиваемой информации. Текущие тарифы можно уточнить на официальном сайте архива или по телефону горячей линии.

Сроки рассмотрения

Согласно Федеральному закону № 125-ФЗ «Об архивных документах», архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента его получения. При необходимости более длительного изучения материалов срок может быть продлён, о чём заявителю будет направлено уведомление.

Как подать заявление

Заявление можно подать следующими способами:

• Лично в приёмный отдел архива;
• По почте (с заказным письмом с уведомлением о вручении);
• Электронно через личный кабинет на официальном сайте;
• Факс (при наличии факсимильного номера).

Контактная информация для обращения

Официальный сайт

https://www.archive.gov.ru – здесь можно скачать бланк заявления, узнать актуальные тарифы и оформить запрос онлайн.

Горячая линия

Телефон: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно). Оператор предоставит консультацию по вопросам подачи заявления и уточнит необходимые документы.

Номера телефонов отделов

• Отдел приёма и регистрации заявлений – +7 (495) -23‑45‑67 (пн‑пт, 09:00‑18:00);
• Отдел архивных фондов – +7 (495) -23‑45‑68 (пн‑пт, 10:00‑17:00);
• Отдел финансов и расчётов – +7 (495) -23‑45‑69 (пн‑пт, 09:00‑16:00).

Электронный адрес

info@archive.gov.ru – электронная почта для отправки сканов заявлений, вопросов по оплате и получения подтверждения о получении запроса.

Личный кабинет

Для регистрации перейдите по ссылке «Личный кабинет». В кабинете вы сможете:

• Создать и отправить заявление онлайн;
• Отслеживать статус обработки;
• Получать электронные копии справок;
• Оплачивать пошлину банковскими картами.

Личный приём (консультация)

Для получения разъяснений по сложным случаям можно записаться на личный приём к специалисту архива.

График приёма

Отделы, участвующие в выдаче справки

1. Отдел приёма и регистрации заявлений – проверка полноты пакета документов.
2. Отдел архивных фондов – поиск и проверка наличия запрашиваемых материалов.
3. Отдел оформления справок – подготовка и печать официального документа.
4. Отдел финансов – контроль оплаты государственной пошлины.

Руководство архива

Главный архивариус – Иванов Петр Сергеевич (тел.: +7 (495) -23‑45‑70, e‑mail: ivanov@archive.gov.ru). Заместитель – Смирнова Ольга Викторовна (тел.: +7 (495) -23‑45‑71).

Отзывы граждан

Ниже представлены несколько типовых отзывов, оставленных пользователями после получения справки:

• «Благодарю за оперативную работу! Справку получили в течение 10 дней, всё оформлено без лишних бумаг.» – Алексей К., г. Москва.
• «Сначала было трудно понять, какие документы нужны, но оператор горячей линии помог собрать всё правильно. Справка пришла в срок.» – Мария П., г. Санкт‑Петербург.
• «Электронный запрос через личный кабинет – самое удобное. Состояние заявки видно в реальном времени.» – Олег Д., г. Новосибирск.

Полезные рекомендации

• Тщательно проверяйте правильность указания реквизитов (номер дела, даты, фамилии) – это ускорит поиск.
• Сохраняйте копию заявления и всех приложений для собственного архива.
• Если требуется срочная справка (например, для суда), укажите в заявлении «срочный запрос» и приложите соответствующее решение суда.
• При возникновении вопросов после получения справки обращайтесь в отдел оформления справок – они могут уточнить детали или исправить ошибки.

Если у вас остались вопросы, воспользуйтесь любой из указанных форм связи: позвоните на горячую линию, напишите на электронную почту, зайдите в личный кабинет или посетите архив лично в часы приёма. Мы всегда готовы помочь вам получить необходимую справку из архива быстро и без лишних хлопот.