Справка о трудовом стаже, выданная архивным учреждением, — это официальный документ, подтверждающий периоды работы, начисленную заработную плату и другие сведения, необходимые для назначения или перерасчёта пенсии. Ниже подробно описан порядок получения такой справки, какие документы нужны, где и как подавать запрос, а также указаны все контактные данные архивных служб.
Правовая основа
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «О государственной архивной деятельности»;
- Постановление Правительства РФ № 1062‑от 2015 «Об утверждении Положения о порядке выдачи архивных справок»;
- Инструкция Справочно‑информационного центра федеральных государственных архивов (СИЦ ФГА) – рекомендация по взаимодействию с архивами через Социальный фонд России (СФР).
Законодательство не ограничивает получение архивных справок только СФР: любой гражданин имеет право обратиться непосредственно в архив, который хранит нужные документы.
Где можно получить справку
Федеральные архивы
- Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) – хранит документы высших органов власти СССР, РСФСР и РФ.
- Архивы регионов и муниципалитетов – в каждом субъекте РФ есть свой архив, где находятся сведения о работниках региональных учреждений.
Специальные архивы
- Архивы предприятий (при наличии у предприятия собственного архивного фонда).
- Архивы в Казахстане (для граждан, работавших в РК) – портал eGov и МЦФЭР.
Какие документы нужны
- Заявление (образец – скачать); все поля обязательны, при отсутствии сведений указывайте «не имею».
- Документ, удостоверяющий личность (паспорт РФ, заграничный паспорт, СНИЛС).
- Согласие на обработку персональных данных (встроено в заявление).
- Дополнительные сведения (при наличии): трудовая книжка, справка с места работы, выписка из ПФР.
Для получения справки о стаже в учреждениях высших органов власти СССР/РСФСР/РФ достаточно указать период (например, «с по »).
Порядок подачи запроса
Онлайн через личный кабинет
- Зарегистрируйтесь на Госуслугах или на портале ГАРФ.
- Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка → Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
- Заполните форму, загрузите скан паспорта и отправьте запрос.
- Получите уведомление о готовности справки (обычно 10‑30 рабочих дней).
Лично в архиве
- Подготовьте оригиналы документов (паспорт + заявление).
- Придите в отдел выдачи справок в рабочие часы (см. график ниже).
- Сотрудник проверит данные, оформит справку и выдаст её «на руки».
По почте
- Отправьте заявление и копию паспорта заказным письмом на адрес архива.
- Укажите обратный адрес и телефон для связи.
- Справка будет отправлена заказным письмом с уведомлением о вручении.
Через СФР (социальный фонд России)
Если справка требуется для пенсионного расчёта, можно направить запрос через ваш социальный фонд по месту жительства. Фонд формирует официальное письмо‑запрос в архив и получает справку от имени заявителя.
Сроки и стоимость
- Срок выполнения – от 10 до 30 рабочих дней (в зависимости от объёма запрашиваемых данных).
- Стоимость – услуга бесплатна, так как относится к социально значимым услугам.
- В случае ускоренного рассмотрения (по согласованию с руководством) возможна небольшая плата (около 200 руб.), но только после официального уведомления.
Контактные данные (пример для ГАРФ)
| Тип контакта | Информация |
|---|---|
| Официальный сайт | https://garf.ru |
| Горячая линия | +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Телефон (приёмная) | +7 (495) -23‑45‑68 (с 09:00 до 18:00, Пн‑Пт) |
| Электронный адрес | info@garf.ru |
| Личный кабинет | Портал Госуслуги → «Архивные услуги» |
| Личный приём | Зал приёма граждан, ул. Большая Никитская, д. 30, г. Москва, 125009 |
| График приёма | Пн‑Пт: 09:00‑12:00, 13:30‑17:00; Сб‑Вс: выходные |
| Отделы, отвечающие за справки |
|
| Руководство | Директор ГАРФ – Иванов Сергей Петрович, телефон: +7 (495) -23‑45‑69 |
| Отзывы граждан |
|
Пошаговый чек‑лист для заявителя
- Определите, в каком архиве находятся ваши документы (по месту работы, региону, отрасли).
- Скачайте и заполните форму заявления (см. пункт 3).
- Подготовьте копию паспорта и, при наличии, трудовую книжку.
- Выберите удобный способ подачи (онлайн, лично, почтой).
- Отправьте запрос и сохраните подтверждение (номер заявки, копию письма).
- Ожидайте уведомления о готовности справки.
- Получите справку в личном кабинете, по почте или в архиве.
- Проверьте правильность данных и, при необходимости, запросите исправления.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли получить справку о стаже за пределами России?
Да. Для граждан, работавших в РК, необходимо обращаться в МЦФЭР через портал eGov. Процедура аналогична российской, но формы и сроки могут отличаться.
Нужно ли платить за архивную справку?
Услуга предоставляется бесплатно, так как относится к социально‑значимым услугам. Плата может взиматься только за ускоренное оформление (по согласованию).
Как узнать, какие именно 60‑месячные периоды нужны для Пенсионного фонда?
Пенсионный фонд РФ (ПФР) обычно запрашивает сведения за каждый квартал, в котором был заработок. При обращении в архив укажите конкретные даты, которые требуются ПФР, либо уточните у специалиста ПФР.
Можно ли получить справку в электронном виде?
Да. При онлайн‑запросе справка формируется в формате PDF и доступна в личном кабинете. При личном получении вы можете попросить электронную копию на e‑mail.
Получение архивной справки о трудовом стаже – процесс, который можно выполнить полностью онлайн, через личный кабинет на Госуслугах, либо традиционным способом – лично в архиве. Главное – правильно оформить заявление, предоставить удостоверяющие документы и уточнить у сотрудников архива, какие именно периоды интересуют ваш пенсионный расчёт. При соблюдении всех рекомендаций справка будет готова в течение месяца, а её стоимость – нулевая.
Помните: своевременный запрос архивных сведений помогает избежать задержек в назначении пенсии и гарантирует, что ваш трудовой стаж будет учтён полностью.