Справочный аппарат государственного архива, это структурированная совокупность справочных изданий, баз данных и поисковых систем, предназначенных для облегчения поиска и использования архивных документов. Он включает в себя обязательные и дополнительные архивные справочники, которые формируют основу эффективной работы с архивными фондами.
Структура и состав справочного аппарата
Система научно-справочного аппарата (НСА) государственного архива включает:
- Описи дел и документов — основной вид архивных справочников, содержащих систематизированную информацию о составе фондов
- Путеводители, комплексные справочные издания по группам родственных фондов
- Систематические каталоги, тематические указатели на документы по определённым направлениям
- Указатели — дополнительные справочники для поиска документов по персоналиям, географическим названиям и пр.
- Обзоры — аналитические справочные материалы по содержанию групп документов
В архиве имеются обширные картотеки, в т;ч. ведомственные делопроизводственные, для документов дореволюционных органов полиции и юстиции, включая специальные дела по персоналиям участников революционного движения, а также межфондовые указатели, составленные по документам белоэмигрантских организаций.
Форматы представления справочного аппарата
Научно-справочный аппарат Государственного архива РФ представлен в нескольких форматах:
- Бумажный формат — традиционные описи, каталоги, картотеки
- Электронный формат — базы данных, электронные описи, информационные системы
- Печатные издания — справочники, путеводители, тематические перечни
В результате современных проектов будет создан научно-справочный аппарат в электронном формате, состоящий из 1 400 000 заголовков архивных дел. Ранее корпорация ЭЛАР выиграла аукцион на выполнение работ по переводу описей группы фондов региональных государственных архивов в формат электронных баз данных.
Основные виды справочных ресурсов
Путеводители
Раздел сайта, в котором публикуется информация о составе и содержании научно-справочного аппарата архива. Путеводители вводят в широкий научный оборот информацию о хранящихся тематических комплексах архивных документов.
Электронные описи
Электронные версии описей дел, доступные для дистанционного использования.
Списки фондов
Систематизированные перечни архивных фондов с краткой характеристикой их содержания.
Тематические перечни
Справочные издания, объединяющие информацию о документах по определённым темам и направлениям.
Межархивные справочники
Межархивные справочники-путеводители содержат общую характеристику архивов, включая справочные данные, историческую справ collectorsку и аннотацию состава и содержания хранящихся документов:
- «Государственные архивы СССР» (М., 1989)
- «Государственные архивы РСФСР» (М., 1980)
- «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат» (М., 1994)
Контактная информация для обращений
Официальный сайт
Государственный архив РФ представлен на Портале Архивы России — единой информационной платформе федеральных государственных архивов.
Горячая линия и телефоны
Конкретные номера телефонов горячей линии справочного аппарата рекомендуется уточнять на официальном портале «Архивы России» или через единую справочную службу Росархива.
Электронный адрес
E-mail для справочных запросов: доступен через форму обратной связи на Портале Архивы России.
Личный кабинет
На Портале Архивы России функционирует система личных кабинетов для:
- Подачи электронных заявок на получение архивной информации
- Отслеживания статуса запроса
- Доступа к электронным справочным ресурсам
Личный приём и график приёма
Личный приём граждан осуществляется в соответствии с установленным графиком работы архива. Рекомендуется предварительная запись через личный кабинет или по телефону.
Структурные подразделения (отделы)
Справочный аппарат формируется и поддерживается следующими структурными подразделениями:
- Справочно-информационный центр — основное подразразделение для работы с пользователями
- Научно-справочный отдел, ведение и развитие НСА
- Информационные системы — обеспечение электронного доступа
Руководство
Руководство архива осуществляет общее направление деятельности по созданию и развитию справочного аппарата в соответствии с Основными Правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от ).
Отзывы пользователей
Отзывы о работе справочного аппарата государственного архива можно оставить:
- Через форму обратной связи на Портале Архивы России
- При личном посещении справочно-информационного центра
- Через систему оценки качества предоставления государственных услуг
Дополнительная информация
Важно: Сведениями о местах возможного хранения отсутствующих в перечне документов архив не располагает. Информация, представленная в перечне, носит справочный характер.
Мониторинг осуществляемых в государственных архивах Российской Федерации проектов перевода в электронный вид научно-справочного аппарата и архивных документов позволяет постоянно расширять доступность архивной информации для исследователей и заинтересованных граждан.
Рекомендуемая литература:
- Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат., М;, 1994
- Государственные архивы СССР. — М., 1989
- Государственные архивы РСФСР., М., 1980
- Перечень фондов Государственного архива Российской Федерации и научно-справочный аппарат к документам архива. — Т. 6. — М.: Редакционно-издательский отдел федеральных архивов, 1998