Вопросы хранения кадровых документов вызывают у многих организаций и граждан массу сомнений.
В статье подробно рассматриваются нормативные акты, сроки хранения, порядок передачи в муниципальный архив, а также предоставляются все необходимые контакты для обращения в архив.

Правовая база

Основные нормативные документы, регламентирующие сроки хранения кадровых (по личному составу) документов в России:

1. Федеральный закон №125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от ). В статье 4 указано, что документы по личному составу, завершённые до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет, а документы, завершённые после этой даты – 50 лет.
2. Приказ Росархива №77 от – уточняет порядок формирования номенклатур дел, проектов описей и определяет, что временное хранение более 10 лет требует передачи в архив.
3. Приказ Росархива №236 от – содержит перечень сроков хранения для различных видов документов, включая кадровые.
4. Региональные нормативные акты (например, постановления администрации муниципального образования) могут уточнять сроки, но они не могут быть менее строгими, чем федеральные.

Классификация кадровых документов

Документы по личному составу делятся на несколько групп, каждая из которых имеет свой срок хранения:

• Персональные карточки, трудовые книжки, аттестационные листы – 75/50 лет в зависимости от даты завершения делопроизводства.
• Документы о приёме, переводе, увольнении – те же сроки, что и выше.
• Отчётные формы (табели, графики учёта рабочего времени) – 10 лет (временное хранение), после чего передаются в архив.
• Документы, содержащие персональные данные, но не относящиеся к трудовой истории (например, медицинские справки) – 5 лет (для органов местного самоуправления) согласно статье 22 ФЗ «Об архивном деле».

Порядок передачи документов в муниципальный архив

Процесс передачи кадровых документов в муниципальный архив состоит из следующих этапов:

1. Определение срока хранения. Руководитель кадровой службы совместно с архивистом проверяют дату завершения делопроизводства.
2. Подготовка номенклатуры дел. Формируется перечень дел, подлежащих передаче, согласно Приказу Росархива №77.
3. Оформление описей дел. Описные листы заполняются в соответствии с методическими рекомендациями архивного фонда.
4. Физическая передача. Документы упаковываются в архивные коробки, маркируются и передаются в архивный отдел.
5. Регистрация в архиве. Архивист вносит сведения о поступивших документах в электронный реестр и присваивает им уникальный идентификатор.

Уничтожение просроченных документов

После истечения установленного срока хранения документы подлежат уничтожению. Процедура уничтожения регламентируется Приказом Росархива №236 и включает:

• Согласование плана уничтожения с руководством организации.
• Проведение комиссии из представителей архивного отдела и юридической службы.
• Физическое уничтожение (переплет, шрединг) с последующим составлением акта об уничтожении.
• Хранение акта уничтожения в архиве в течение 5 лет как подтверждающего документа.

Как пользоваться личным кабинетом в муниципальном архиве

Для удобного доступа к информации о переданных документах и возможности отслеживания их статуса организации могут воспользоваться личным кабинетом на официальном сайте архива.

• Регистрация – ввод данных организации и подтверждение по электронной почте.
• В личном кабинете доступны:
  • Список переданных дел.
  • Состояние их обработки (принято, описано, размещено).
  • Запросы копий и выписок.
  • История актов об уничтожении.

Контакты для обращения

Официальный сайт: https://archive.city.gov.ru

Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)

Телефоны отдела кадровых документов:

• +7 (495) -23‑45‑67 (пн‑пт, 09:00‑18:00)
• +7 (495) -23‑45‑68 (выходные – по предварительной договорённости)

Электронный адрес: info@archive.city.gov.ru

Личный кабинет: https://archive.city.gov.ru/login

Личный приём (консультация)

Адрес: ул. Советская, д. 10, офис 5, г. Город, 123456

График приёма:

• Понедельник‑Среда: 10:00‑14:00
• Четверг: 12:00‑16:00 (по записи)
• Пятница: 09:00‑12:00 (приём только по предварительной заявке)

Отделы архива

1. Отдел кадровых документов
2. Отдел исторических фондов
3. Отдел электронных архивов
4. Отдел правового обеспечения

Руководство архива

• Главный архивариус: Иванов Сергей Петрович
• Заместитель главного архивариуса (кадровые вопросы): Петрова Марина Владимировна
• Контактный телефон руководства: +7 (495) -23‑45‑69

Отзывы и предложения

Мы ценим обратную связь! Оставить отзыв можно:

• Через форму на сайте «Обратная связь»
• По электронной почте feedback@archive.city.gov.ru
• По телефону горячей линии, указав номер обращения.

Практические рекомендации для организаций

• Вести регулярный аудит кадровых документов, чтобы своевременно определять срок их хранения.
• Создавать план миграции в архив за 1‑2 года до истечения срока, чтобы избежать штрафов за несоблюдение нормативов.
• Использовать электронный документооборот и хранить сканы в системе архивного управления – это упрощает поиск и контроль.
• Обучать персонал отдела кадров правилам формирования номенклатур и описей дел.
• При необходимости ускоренного доступа к старым документам оформлять запросы в архив через личный кабинет.

Соблюдение сроков хранения документов по личному составу – обязательное требование законодательства и важный элемент корпоративного управления.
Муниципальный архив «Городской» предоставляет полный спектр услуг: от приёма и описания документов до их безопасного хранения и последующего уничтожения по истечении установленного срока.
При возникновении вопросов используйте указанные выше контакты – специалисты архива помогут решить любые проблемы, связанные с кадровыми документами.