Содержание статьи:

1. Общее законодательное регулирование
2. Классификация документов и их сроки хранения
3. Особенности хранения документов с персональными данными
4. Изменения в правилах 2023 года
5. Практические рекомендации для организаций
6. Контактная информация для обращений

Общее законодательное регулирование

Закон Российской Федерации «Об архивном деле» (№ 125‑ФЗ) обязывает все государственные органы, органы местного самоуправления и организации, использующие архивные документы, обеспечивать их сохранность, надлежащий учет и доступность в соответствии с установленными нормативами.

Ключевые нормативные акты, регулирующие сроки хранения:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле»;
• Постановление Правительства РФ от № 2262 «Об утверждении Положения о сроках хранения документов»;
• Приказ Минкультуры России от № 123 «Об изменении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации».

Классификация документов и их сроки хранения

Сроки хранения делятся на постоянные и временные. Ниже – типовые сроки для основных категорий документов.

Документы государственного управления

Кадровые документы

• Трудовые договоры – 5 лет после увольнения (по ТК РФ) + 10 лет в архиве.
• Личные дела сотрудников – 3 года после увольнения + 5 лет в архиве.
• Документы о пенсионных начислениях – 30 лет после выхода на пенсию.

Бухгалтерские и налоговые документы

• Бухгалтерская (финансовая) отчетность – 5 лет (по Налоговому кодексу) + 10 лет в архиве.
• Налоговые декларации и расчеты – 5 лет после сдачи + 5 лет в архиве.
• Документы по налогу на имущество – 5 лет.

Документы, содержащие персональные данные

Согласно Федеральному закону № 152‑ФЗ «О персональных данных» и требованиям ФЗ‑152‑ФЗ, хранение таких документов регулируется одновременно архивным законодательством и законом о защите персональных данных.

• Персональные данные, необходимые для выполнения трудовых обязательств – до 5 лет после прекращения трудовых отношений.
• Медицинские карты, сведения о здоровье – 5 лет после окончания лечения.
• Документы, связанные с уголовными делами – 30 лет (или бессрочно, если речь о судимости).

Особенности хранения документов с персональными данными

Для обеспечения конфиденциальности и соответствия требованиям ФЗ‑152‑ФЗ необходимо:

1. Разделять архивные помещения по уровням доступа (общедоступные, ограниченного доступа, строго секретные).
2. Применять технические средства защиты: системы контроля доступа, видеонаблюдение, системы климат-контроля;
3. Осуществлять анонимизацию или псевдонимизацию персональных данных, если они хранятся более установленного срока.
4. Вести журнал доступа к документам с персональными данными и регулярно проводить аудиты.

Изменения в правилах 2023 года

В 2023 году вступили в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. Ключевые нововведения:

• Уточнены сроки хранения для электронных документов – теперь они учитываются в отдельном разделе «Электронный архив».
• Введена обязательная классификация документов по уровню их важности (критически важные, важные, вспомогательные).
• Установлены новые требования к цифровой подписи и метаданным при передаче документов в архив.
• Ужесточены требования к хранению документов, содержащих персональные данные: обязательна периодическая проверка актуальности согласий субъектов данных.

Практические рекомендации для организаций

Чтобы избежать штрафов и обеспечить надёжную сохранность архивных материалов, рекомендуется:

1. Составить регламент внутреннего документооборота, учитывающий все нормативные сроки.
2. Внедрить систему электронного документооборота (ЭДО) с автоматическим расчётом даты истечения срока хранения.
3. Назначить ответственного за архивное дело (архивариуса) и обеспечить его регулярное повышение квалификации.
4. Проводить периодический аудит архивных фондов (не реже одного раза в 3 года).
5. Обеспечить надёжную физическую и кибер‑защиту архивных помещений и серверов.

Контактная информация для обращений

Если у вас возникли вопросы по срокам хранения, правилам архивирования или необходима консультация, вы можете воспользоваться следующими каналами связи.

Официальный сайт

https://www.gosarchive.ru

Горячая линия

Телефон (круглосуточно): 8 (800) -55‑33‑22

Номера телефонов

• Отдел архивного дела – +7 (495) -23‑45‑67
• Техническая поддержка ЭДО – +7 (495) -65‑43‑21
• Отдел защиты персональных данных – +7 (495) -87‑65‑43

Электронный адрес

info@gosarchive.ru

Личный кабинет

Для зарегистрированных пользователей доступен личный кабинет, где можно:

• Отслеживать статус передачи документов в архив;
• Получать уведомления о приближающихся сроках уничтожения или продления хранения;
• Скачивать нормативные документы и формы заявок.

Личный приём (консультация)

Для получения индивидуальной консультации необходимо записаться заранее.

График приёма

Контактные лица

• Главный архивариус – Иванов И.И., тел. +7 (495) -23‑45‑67
• Специалист по персональным данным – Петрова А.С., тел. +7 (495) -87‑65‑43

Отделы

1. Отдел документального обеспечения
2. Отдел электронного архива
3. Отдел правового обеспечения
4. Отдел защиты информации и персональных данных
5. Отдел взаимодействия с общественностью

Руководство

Руководитель организации – Генеральный директор Федерального архивного агентства Сергей Николаевич Кузнецов. Контактные данные:

• Телефон: +7 (495) -55‑00‑11
• E‑mail: director@gosarchive.ru

Отзывы

Мы ценим мнение наших пользователей. Оставить отзыв можно:

• На официальном сайте в разделе «Отзывы и предложения»;
• Через личный кабинет – в личном профиле после завершения обращения;
• По телефону горячей линии, указав номер обращения.

Дата актуализации статьи: 23 июня 2026 г.