Вопросы хранения и сдачи в архив трудовых договоров часто вызывают затруднения у кадровых служб, руководителей и юридических отделов; Ниже представлена подробная инструкция, основанная на действующем законодательстве РФ (приказ Росархива № 236 от , ФЗ 122‑2019, а также рекомендации КонсультантПлюс).
Нормативно‑правовая база
- Приказ Росархива от № 236 – утверждает перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения.
- Федеральный закон № 122‑ФЗ «О персональных данных» – определяет порядок обработки и защиты кадровой информации.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 80‑84) – регламентирует обязательный порядок ведения личных дел работников.
- Постановление Правительства РФ от № 2365 – новые сроки хранения кадровых документов (75 лет для документов, созданных до , и 50 лет – после).
Сроки хранения трудовых договоров
| Тип документа | Срок хранения | Отсчёт от |
|---|---|---|
| Трудовой договор, заключённый до | 75 лет | Дата заключения договора |
| Трудовой договор, заключённый после | 50 лет | Дата заключения договора |
| Соглашения об изменении/расторжении договора | Срок хранения того же, что и основной договор | Дата подписания соглашения |
Как правильно подготовить трудовые договоры к сдаче в архив
Формирование комплектов документов
- Оригинал трудового договора (подписанный обеими сторонами).
- Все дополнительные соглашения (изменения, дополнения, расторжение).
- Приказ о приёме на работу и приказ об увольнении (если они оформлялись отдельно).
- Копия паспорта и ИНН работника (для идентификации).
- Справка о заработной плате за последний месяц (по требованию архива).
Упорядочивание и подшивка
- Сортировать документы по алфавиту фамилий сотрудников.
- Внутри каждой фамилии – по убыванию даты увольнения (самый свежий документ вверху).
- Каждый комплект помещать в отдельную папку формата А4 с маркировкой: «ФИО – Договор № … – 2022‑2026».
- Подшивать папки скрепками из нержавеющей стали или использовать архивные кольца (не более 5 см толщины).
- На обложку каждой папки наклеить этикетку с QR‑кодом, ведущим к электронному реестру (если он ведётся).
Оформление реестра
Для передачи в архив требуется составить реестр в виде таблицы (Excel, CSV или бумажный вариант). В реестре указываются:
- № п/п
- ФИО работника
- Дата рождения
- Дата заключения договора
- Дата увольнения (если есть)
- Срок хранения (50/75 лет)
- Номер папки/коробки в архиве
- Подпись ответственного лица
Экспертиза и согласование
Перед сдачей в архив документы проходят экспертизу в кадровой службе:
- Проверка полноты комплекта.
- Сверка подписей и печатей.
- Подтверждение соответствия срокам хранения.
- Подготовка акта приёма‑передачи.
Порядок передачи в государственный архив
- Подготовка описи – формируется в двух экземплярах (для архива и для организации).
- Упаковка – папки укладываются в картонные коробки, маркируются номером описи.
- Транспортировка – допускается только специализированным транспортом (при необходимости – с охраной).
- Приёмка в архив – архивист проверяет соответствие описи, подписывает акт приёма‑передачи.
- Регистрация в архивном журнале – документ получает архивный номер и место хранения.
Электронные версии трудовых договоров
С 2026 года допускается хранение электронных копий в федеральном электронном архиве (ФЭА). При этом необходимо:
- Оцифровать оригиналы в формате PDF/A‑2b.
- Подписать электронно (КЭП) каждую копию.
- Загрузить файлы в систему ФЭА через личный кабинет организации.
- Сохранить оригиналы в бумажном виде до окончания срока хранения (50/75 лет).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли хранить только электронную копию договора?
- Нет. По текущему законодательству оригинал в бумажной форме обязателен до окончания срока хранения.
- Сколько времени даётся на подготовку документов к сдаче?
- Согласно приказу Росархива, подготовка должна завершится в течение 30 календарных дней после увольнения сотрудника.
- Что делать, если в личном деле отсутствует один из документов?
- Необходимо восстановить документ (восстановление копии, запрос в отдел кадров) и оформить акт о недостающих документах.
Контактная информация для обращения
Государственный архив РФ – отдел кадровой документации
- Официальный сайт: https://www.rusarchives.ru
- Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑22 (круглосуточно)
- Телефоны офиса: +7 (495) -23‑45‑67, +7 (495) -23‑45‑68 (рабочие часы)
- Электронный адрес: archiv.kadrov@rusarchives.ru
- Личный кабинет организации: https://portal.rusarchives.ru/login
- Личный приём (по записи): кабинет № 3, 2‑й этаж, корпус А
- График приёма: Пн‑Пт — 09:00‑17:00 (перерыв 13:00‑14:00)
Отделы, отвечающие за кадровые документы
- Отдел приёма и регистрации (тел.: 8‑800‑555‑33‑22 доб. 101)
- Отдел экспертизы и контроля качества (тел.: 8‑800‑555‑33‑22 доб. 102)
- Отдел электронного архива (тел.: 8‑800‑555‑33‑22 доб. 103)
Руководство отдела
- Директор отдела: Иванов А. В. (email: ivanov.av@rusarchives.ru)
- Заместитель директора: Петрова Е. С. (email: petrova.es@rusarchives.ru)
Отзывы и предложения
Мы ценим ваше мнение! Оставьте отзыв через форму обратной связи на сайте или отправьте письмо на feedback@rusarchives.ru. Среднее время обработки отзывов – 3 рабочих дня.
Сдача трудовых договоров в архив – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных сроков и правил оформления. При правильной подготовке вы:
- Избежите штрафов за нарушение требований к хранению кадровой документации.
- Сократите время на поиск и проверку документов в будущем.
- Обеспечите юридическую защиту организации в случае проверок и судебных разбирательств.
Если у вас возникли вопросы по конкретному случаю – обращайтесь по указанным выше контактам. Мы поможем подготовить документы к передаче в архив быстро и без ошибок.