Дата актуализации:  г. 16:14

Содержание

1. Законодательная база
2. Общие сроки хранения трудовых договоров
3. Сроки в зависимости от даты заключения договора
4. Соглашения‑дополнения и их хранение
5. Организация архивного хранения
6. Электронные формы и личный кабинет
7. Часто задаваемые вопросы
8. Контакты для обращений

Законодательная база

Сроки хранения кадровой документации, в т.ч. трудовых договоров, регулируются несколькими нормативными актами:

• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков их хранения» (зарегистрирован в Минюсте РФ № 57449).
• Трудовой кодекс РФ (ст. 68, ст. 445 ТК РФ) – определяет необходимость ведения личного дела работника.
• Федеральный закон «Об архивном деле» от № 125‑ФЗ.
• Налоговый кодекс РФ (ст. 170) – устанавливает пятилетний срок хранения бухгалтерской и налоговой документации, но к кадровым документам применяется отдельный перечень.

Общие сроки хранения трудовых договоров

Согласно Приказу Росархива № 236, трудовые договоры относятся к документам с долгосрочным сроком хранения. Основные сроки:

• Если договор заключён до 1 января 2003 г. – срок хранения 75 лет с момента его формирования.
• Если договор заключён после 1 января 2003 г. – срок хранения 50 лет с момента формирования.
• Для большинства современных договоров (2003 г. – 2022 г.) применяется срок 50 лет.
• Для договоров, заключённых после 2022 г., в некоторых отраслях (тяжёлый/вредный труд) срок может быть продлён до 75 лет.

Срок считается от даты заключения договора, а не от даты увольнения.

Сроки в зависимости от даты заключения договора

Соглашения‑дополнения и их хранение

К трудовому договору часто присоединяются:

• Соглашения об изменении условий труда;
• Соглашения о расторжении договора;
• Дополнительные соглашения (например, о конфиденциальности, о неразглашении).

Эти документы считаются неотъемлемой частью трудового договора и хранятся в том же архиве, в том же сроке, что и основной договор. Если основной договор уже передан в архив, все связанные с ним дополнения передаются одновременно.

Организация архивного хранения

Личное дело работника

После увольнения работодатель обязан вести личное дело, в которое включаются:

• Трудовой договор и все его дополнения;
• Трудовая книжка (если она выдавалась);
• Приказы о приёме, переводе, увольнении;
• Документы, подтверждающие выплаты (выплаты при увольнении, компенсации и т.д.).

Срок хранения личного дела совпадает со сроком хранения трудового договора (50/75 лет). По истечении этого срока дело передаётся в государственный архив.

Подготовка к передаче в архив

1. Очистить документы от скрепок, скоб, пластиковых обложек.
2. Сформировать опись (пример 6, статья 114 описи) – указать название, дату, номер, принадлежность к конкретному работнику.
3. Разместить документы в папки формата А4, упаковать в картонные коробки, подписать каждой коробке номер и содержание.
4. Сдать коробки в архивный отдел организации (если есть) или в региональный государственный архив.

Хранение в электронном виде

С 2024 г. многие организации переводят кадровую документацию в электронный формат. При этом необходимо:

• Обеспечить достоверность и целостность электронных файлов (цифровая подпись, контрольные суммы).
• Хранить документы в системе электронного документооборота (1С:Документооборот, SAP, etc.) с указанием срока «50 лет»/«75 лет».
• Регулярно делать резервные копии и хранить их в отдельном месте.

Электронные формы и личный кабинет

Для удобства сотрудников многие компании внедряют личный кабинет в корпоративной системе. Через него можно:

• Просмотреть копию трудового договора и всех дополнений;
• Скачать справки (о доходах, о стаже и т.д.);
• Отправить запрос в архивный отдел о статусе хранения.

Важно помнить, что электронный документ считается равнозначным бумажному только при наличии подписи квалифицированного сертификата и соблюдения требований к архивному хранению.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли хранить трудовой договор после увольнения?

Да. По закону трудовой договор и личное дело сохраняются не менее 50 лет (или 75 лет, если договор заключён до 2003 года или относится к тяжёлому труду).

Как быстро можно передать дело в архив?

Согласно Приказу Росархива, если работник уволен, дело должно быть передано в архив в течение трёх лет после завершения всех кадровых процедур. На практике многие организации делают это в течение 1–2 лет.

Что делать, если договор был заключён в электронном виде?

Электронный договор хранится в системе электронного документооборота с тем же сроком, что и бумажный. Необходимо обеспечить цифровую подпись и резервное копирование.

Можно ли сократить срок хранения?

Сократить установленный законом срок нельзя. Исключения возможны только в случае уничтожения документов по решению суда.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по архивному хранению трудовых договоров, вы можете связаться с нами любым удобным способом.

Официальный сайт

https://www.kadroviy-archiv.ru

Горячая линия

Тел.: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов отдела кадров

• Москва, главный офис: +7 (495) -23‑45‑68
• Санкт‑Петербург: +7 (812) -55‑33‑44
• Региональные представительства: см. на сайте в разделе «Контакты».

Электронный адрес

info@kadroviy-archiv.ru

Личный кабинет

Для доступа к документам используйте личный кабинет. Регистрация доступна только сотрудникам организации.

Личный приём (консультация)

Приём специалистов по архивному делу проводится по записи.

График приёма

• Понедельник‑Пятница: 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00
• Суббота: по предварительной договорённости
• Воскресенье: выходной

Отделы, отвечающие за хранение

• Отдел кадровой документации
• Отдел архивного дела
• Юридический отдел (консультации по законодательству)

Руководство

Иванов Сергей Петрович – Директор отдела кадровой документации
Петрова Елена Викторовна – Руководитель архивного отдела

Отзывы

Мы ценим обратную связь. Оставить отзыв можно на странице «Отзывы клиентов» или отправив письмо на feedback@kadroviy-archiv.ru.

Трудовой договор – один из ключевых кадровых документов, и его хранение регулируется чёткими нормативными сроками: 50 лет для большинства договоров, заключённых после 2003 года, и 75 лет для более старых или специфических случаев. Правильная организация архивного хранения (бумажной и электронной) позволяет избежать юридических рисков и обеспечить доступ к документам в любой момент.

При возникновении вопросов обращайтесь по указанным выше контактам – наши специалисты помогут вам оформить, хранить и при необходимости передать документы в архив.