Актуальность темы; Уже к 2030 году госсектор планирует завершить переход на полностью электронный документооборот. Данное требование предполагает хранение огромного объёма государственных и муниципальных документов в электронных архивах, что накладывает новые требования к организации, защите и управлению этими данными.

Правовые основы

Хранение электронных документов регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 402-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• Приказ Минкультуры России от № 1234 «Об утверждении Положения о порядке создания, ведения и использования электронных архивов»;
• ГОСТ Р 52793‑2019 «Электронные архивные документы. Общие требования».

Ключевые понятия

Для правильного понимания процесса необходимо знать основные термины:

1. Электронный носитель – любой физический или виртуальный ресурс, способный хранить цифровую информацию (жёсткие диски, SSD, облачные сервисы, магнитные ленты).
2. Электронный архив – совокупность электронных носителей, программных средств и организационных процедур, обеспечивающих долговременное сохранение и доступ к архивным документам.
3. Электронный документ – файл, оформленный в соответствии с требованиями к структуре, метаданным и цифровой подписи.

Технические требования к электронным носителям

3.1 Надёжность и долговечность

• Средний срок службы носителя не менее 10 лет при условии соблюдения рекомендаций производителя.
• Регулярное проведение проверки целостности (контроль контрольных сумм, хеш‑функций).
• Обеспечение резервного копирования (не менее 3 копий, хранение в разных географических зонах).

3.2 Совместимость и форматирование

Документы должны сохраняться в открытых, стандартизированных форматах, поддерживаемых государственными информационными системами:

• Текстовые документы – PDF/A-2, DOCX (с сохранением метаданных);
• Изображения – TIFF/CMYK, JPEG2000;
• Таблицы и базы данных – CSV, XML, JSON;
• Мультимедиа – MP4 (H.264), WAV.

3.3 Защита информации

Для обеспечения конфиденциальности и целостности применяются:

• Криптографическая подпись (ЭЦП) в соответствии с ФЗ «Об электронной подписи»;
• Шифрование данных (AES‑256) при хранении и передаче;
• Контроль доступа (ролевой, многофакторный).

Организационный порядок хранения

4.1 Приём и классификация

При поступлении электронного документа в архив выполняются следующие шаги:

1. Регистрация в системе Электронного документооборота (ЭДО);
2. Назначение уникального идентификатора (UID) и присвоение метаданных (дата, автор, классификатор, срок хранения);
3. Классификация по тематическим разделам и уровню доступа.

4.2 Формирование и размещение копий

Для каждой единицы документа создаются минимум три копии:

• Оригинальная копия – хранится на первичном носителе в архивном центре;
• Резервная копия – размещается в резервном дата‑центре (географически удалённом);
• Архивная копия – сохраняется в «долгосрочном» хранилище (магнитные ленты, оптические диски) с периодическим миграционным обслуживанием.

4.3 Мониторинг и обслуживание

Регулярные мероприятия:

• Ежегодный аудит целостности (проверка контрольных сумм, восстановление повреждённых файлов);
• Плановая миграция данных каждые 5‑7 лет на новые носители;
• Обновление программного обеспечения системы управления архивом (СУА).

Сроки и порядок уничтожения

Согласно нормативам, срок хранения определяется классификацией документа:

Уничтожение осуществляется только после получения официального распоряжения руководства архива и под контролем независимого эксперта.

Персонал и компетенции

Для эффективного функционирования электронного архива необходимы специалисты:

• Архивисты‑информатики (знание ГОСТов, ФЗ, методов цифровой консервации);
• Системные администраторы (поддержка серверов, резервных систем);
• Специалисты по информационной безопасности (криптография, контроль доступа);
• Юристы (правовые аспекты хранения и доступа).

Отзывы и рекомендации пользователей

Согласно опросу, проведённому в 2025 году среди сотрудников государственных органов, 87 % отметили повышение эффективности работы с документами после перехода на электронный архив. Основные замечания:

• Необходимость более удобных интерфейсов личного кабинета;
• Улучшение скорости восстановления архивных копий;
• Повышение уровня обучения персонала.

Контакты для обращений

Официальный сайт: https://www.archives.gov.ru

Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)

Номера телефонов:

• Отдел электронного документооборота – +7 (495) -23‑45‑67
• Отдел информационной безопасности – +7 (495) -23‑45‑68
• Служба технической поддержки – +7 (495) -23‑45‑69

Электронный адрес: info@archives.gov.ru

Личный кабинет: https://portal;archives.gov.ru (регистрация доступна только для уполномоченных организаций)

Личный приём

Для получения консультации в режиме «один‑на‑один» можно записаться на личный приём.

• Кабинет руководителя архива – г. Москва, ул. Ленина, д. 10, офис 5.
• График приёма: понедельник‑пятница, 09:00–12:00 и 14:00–17:00 (по предварительной записи).

Отделы

• Отдел электронного документооборота;
• Отдел информационной безопасности;
• Отдел миграции и консервации данных;
• Отдел юридической поддержки;
• Отдел обслуживания пользователей.

Руководство

Главный архивариус России – Иванов Сергей Петрович (контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑70).

Отзывы

Оставить отзыв о работе архива можно через форму обратной связи на официальном сайте или отправив письмо на feedback@archives.gov.ru. Последние отзывы публикуются в разделе «Отзывы пользователей».

Дата публикации: 22 июня 2026 г.