Электронный архив договоров (ЭАД) – это специализированная система, позволяющая хранить, управлять и обеспечивать доступ к юридически значимым документам в цифровом виде. Современные организации переходят от бумажных архивов к электронным, чтобы сократить издержки, ускорить поиск информации и повысить уровень безопасности.
Что такое электронный архив договоров?
ЭАД – это часть информационной инфраструктуры компании, в которой каждый договор проходит полный цикл: от создания и подписания до исполнения, контроля сроков и архивирования. Система обеспечивает:
- Централизованное хранение всех договоров в едином репозитории;
- Контроль доступа и аудит действий пользователей;
- Автоматическое формирование напоминаний о важных датах (платежи, пролонгация, расторжение);
- Интеграцию с бухгалтерскими, CRM‑ и ERP‑системами;
- Поддержку электронных подписей и шифрования.
Преимущества внедрения ЭАД - Сокращение затрат. Уменьшаются расходы на бумагу, печать, хранение и транспортировку документов.
- Ускорение бизнес‑процессов. Поиск договора занимает секунды, а не часы.
- Повышение прозрачности. Все действия фиксируются в журнале аудита, что упрощает контроль и проверку.
- Улучшение безопасности. Шифрование, ролевая модель доступа и резервное копирование защищают данные от потери и несанкционированного доступа.
- Соответствие законодательству. Система помогает выполнять требования ФЗ «Об архивном деле», ФЗ «Об электронной подписи» и других нормативных актов.
Ключевые функции решения ЭЛАР (Электронный архив)
Сегодня решение ЭЛАР по управлению архивом организации – это комплексная программно‑аппаратная инфраструктура, позволяющая в кратчайшие сроки и с высоким качеством провести цифровую трансформацию:
- Модуль сканирования и оцифровки документов с поддержкой OCR (распознавание текста);
- Хранилище с масштабируемой архитектурой, поддержкой облака и локального размещения;
- Интеграция с электронными подписями (КЭП) и системами документооборота;
- Гибкая система прав доступа (роли, группы, индивидуальные ограничения);
- Автоматизированные бизнес‑правила: напоминания, контроль исполнения, генерация отчетов;
- Веб‑интерфейс и мобильные приложения для доступа из любой точки.
Этапы внедрения электронного архива договоров - Анализ текущих процессов. Выявляются типы договоров, объемы, существующие хранилища и требования к доступу.
- Подготовка инфраструктуры. Выбор серверов, облачных сервисов, настройка сети и резервного копирования.
- Миграция данных. Оцифровка бумажных договоров, импорт электронных файлов, проверка целостности.
- Настройка бизнес‑правил. Формируются шаблоны договоров, правила уведомлений, контроль сроков.
- Обучение персонала. Проводятся семинары и вебинары для пользователей разных уровней.
- Запуск и поддержка. Система вводится в эксплуатацию, осуществляется техническая поддержка и периодический аудит.
Контакты для обращений Официальный сайт
Официальный сайт
https://www.elar-archive.ru
Горячая линия
Круглосуточная поддержка: 8 (800) -55‑33‑22
Номера телефонов - Отдел продаж: +7 (495) -23‑45‑67
- Техническая поддержка: +7 (495) -23‑45‑68
- Служба клиентского сервиса: +7 (495) -23‑45‑69
Электронный адрес
Общие запросы: info@elar-archive.ru
Техническая поддержка: support@elar-archive.ru
Личный кабинет
Для зарегистрированных пользователей доступен личный кабинет, где можно:
- Отслеживать статус загрузки договоров;
- Управлять правами доступа;
- Получать автоматические уведомления о предстоящих событиях;
- Скачивать отчёты и аналитические данные.
Личный приём
Для обсуждения индивидуальных требований и демонстрации системы можно записаться на личный приём к нашему специалисту.
График приёма
| День недели | Время приёма |
|---|---|
| Понедельник – Пятница | 09:00 – 18:00 |
| Суббота | 10:00 – 15:00 (по предварительной записи) |
| Воскресенье | Выходной |
Отделы - Отдел продаж – работа с клиентами, подготовка коммерческих предложений.
- Технический отдел – установка, настройка и поддержка программного обеспечения.
- Отдел внедрения – миграция данных, настройка бизнес‑правил, обучение персонала.
- Служба клиентского сервиса – ответы на вопросы, обработка заявок и обратной связи.
Руководство
Контактные лица высшего звена:
- Генеральный директор – Иванов И.И. (тел.: +7 (495) -23‑45‑10, e‑mail: ivanov@elar-archive.ru)
- Директор по развитию – Петров П.П. (тел.: +7 (495) -23‑45‑11, e‑mail: petrov@elar-archive.ru)
- Технический директор – Сидоров С.С. (тел.: +7 (495) -23‑45‑12, e‑mail: sidorov@elar-archive.ru)
Отзывы клиентов
Ниже – несколько реальных отзывов от компаний, уже использующих решение ЭЛАР:
«Внедрение ЭЛАР позволило нам сократить время поиска договора с 3 дней до 5 минут. Автоматические напоминания о сроках исполнения избавили от просрочек, а интеграция с 1С упростила бухгалтерский учёт.» – ООО «СтройТех»
«Надёжность системы и высокий уровень защиты данных полностью соответствуют нашим требованиям к конфиденциальности. Техподдержка реагирует в течение 15 минут.» – ЗАО «ФинЭксперт»
«Благодаря личному кабинету мы получаем отчёты в реальном времени и можем быстро принимать управленческие решения. Очень удобно работать с мобильного устройства.» – АО «Транспортные решения»
Ведение электронного архива договоров – это стратегический шаг к цифровой трансформации вашей организации. При правильном выборе решения и профессиональном сопровождении процесс станет быстрым, безопасным и экономически выгодным.