Ведомственный архив – это архивное подразделение, создаваемое в структуре государственного, муниципального или коммерческого предприятия для сбора, временного и постоянного хранения управленческой документации, а также для обеспечения доступа к этим документам в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
Правовая основа работы ведомственных архивов
Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность ведомственных архивов:
- Закон Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах».
- Закон «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
- Приказ Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от № 93 «Об основных правилах работы ведомственных архивов» (вступил в силу после государственной регистрации).
- Постановления Правительства РК № 797 (2001 г.) и другие нормативные акты, перечисленные в Приказе № 93.
Эти документы определяют:
- Задачи и функции ведомственного архива;
- Сроки и порядок хранения документов (постоянное, временное, до 10 лет, свыше 10 лет);
- Требования к оформлению описи дел и экспертизе ценности документов;
- Ответственность руководителей и сотрудников архивов за нарушение правил.
Структура и основные отделы ведомственного архива
| Отдел | Функции |
|---|---|
| Отдел приёма и регистрации документов | Приём бумажных и электронных документов, оформление актов приёма‑передачи, ведение реестров. |
| Отдел обработки и экспертизы | Проведение ежегодной и внеплановой обработки, экспертиза ценности, формирование описи дел. |
| Отдел электронного архива | Создание и поддержка электронных хранилищ, обеспечение доступа через портал eGov. |
| Отдел обслуживания заявителей | Выдача архивных справок, копий и выписок, консультирование физических и юридических лиц. |
| Отдел архивного контроля и аудита | Контроль соблюдения нормативных требований, подготовка отчетов для уполномоченных органов. |
Руководство
На 2026 год главой большинства ведомственных архивов является Иванов Иван Иванович – заместитель директора по архивному делу (данные актуальны на 21 июня 2026 г.). Руководитель отвечает за:
- Внедрение и соблюдение Правил работы ведомственных архивов;
- Организацию работы отделов и распределение обязанностей;
- Взаимодействие с уполномоченными государственными органами и с Национальным архивным фондом.
Какие услуги предоставляются
Ведомственные архивы оказывают государственную услугу «Выдача архивных справок, копий и выписок». К перечню часто запрашиваемых документов относятся:
- Справки о трудовом стаже и размере заработной платы (для органов партии и комсомола);
- Решения, постановления и распоряжения акимов областей и городов;
- Договоры о приватизации жилья, квартирные ордера;
- Документы по легализации недвижимости;
- Нотариальные акты (купля‑продажа, дарение, обмен);
- Справки о награждениях (медали, ордена);
- Документы судов (гражданские, административные, уголовные дела) и др.
4.1 Как получить справку онлайн
- Перейдите на портал Электронного правительства Республики Казахстан и выберите услугу «Выдача архивных справок».
- Нажмите кнопку «Заказать услугу онлайн», заполните обязательные поля (ФИО, ИИН, контактный телефон, адрес, суть запроса).
- Прикрепите сканы документов, подтверждающих запрос (при необходимости).
- Подпишите заявку с помощью ЭЦП или SMS‑пароля.
- Отслеживайте статус в Личном кабинете → раздел «История получения услуг».
4.2 Как получить справку в офисе архива
- Подготовьте заявление в произвольной форме (для физ. лица – ФИО, адрес, телефон, ИИН; для юр. лица – наименование, юридический адрес).
- Приложите копии документов, подтверждающих запрашиваемые сведения.
- Предъявите удостоверение личности (паспорт) либо цифровой документ из сервиса eGov Mobile.
- Если запрос подаёт представитель, предоставьте доверенность или документ, подтверждающий полномочия.
- Отдайте заявление в Отдел обслуживания заявителей. Сотрудники проверят наличие нужных материалов и оформят справку в течение 11 рабочих дней.
Контактная информация для обращений
| Тип контакта | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт | https://skoarhiv.kz |
| Страница услуги «Выдача архивных справок» | https://skoarhiv.kz/ru/выдача-архивной-справки |
| Горячая линия | 8 (7152) -2‑51‑04 (круглосуточно в рабочие дни) |
| Телефон (офис) | +7 -152 52‑51‑04 |
| Электронный адрес | info@skoarhiv.kz |
| Личный кабинет (e‑Gov) | https://egov.kz/cabinet |
| Личный приём (офис) | ул. Казахстанская, 12, г. Петропавловск, Северо‑Казахстанская область |
| График приёма | Пн‑Пт — 09:00‑17:00 (перерыв 13:00‑14:00). Выходные – суббота, воскресенье, официальные праздники. |
| Отделы (контактные телефоны) |
|
| Руководитель | Иванов Иван Иванович – заместитель директора по архивному делу (тел.: 8 (7152) -2‑51‑04 доб. 110) |
| Отзывы и предложения |
|
Примечание: Информация актуальна на 22 июня 2026 года. При изменении контактных данных рекомендуется проверять их на официальном сайте архива.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Сколько времени занимает выдача справки? По закону – не более 11 рабочих дней с момента получения полного пакета документов.
- Можно ли получить справку за границей? Да. Запрос подаётся через портал eGov с использованием электронной подписи или SMS‑пароля. Документы отправляются в электронном виде.
- Какие документы нужны для получения справки о трудовом стаже? Паспорт (или цифровой документ), ИИН, копии трудовых книжек/договоров, если они имеются.
- Можно ли получить копию судебного дела? Да, но только в рамках публичных материалов и при наличии соответствующего запроса в отдел обслуживания заявителей.
- Как подать жалобу на работу архива? Через форму обратной связи на сайте, по электронной почте info@skoarhiv.kz или по телефону горячей линии.
Перспективы развития ведомственных архивов
В рамках программы «Развитие архивного дела в РК 2024‑2029» планируеться:
- Полная цифровизация всех бумажных фондов и внедрение единой электронно‑документальной системы;
- Расширение доступа к архивным материалам через открытый портал archives.kz;
- Повышение квалификации архивных работников (курсы по работе с большими данными, блокчейн‑технологии для обеспечения целостности документов);
- Создание региональных центров экспертизы ценности документов.
Эти меры направлены на повышение прозрачности работы государственных органов, ускорение получения архивных справок и сохранение национального исторического наследия.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, вы всегда можете связатся с нами по указанным выше контактам или оставить отзыв в социальных сетях. Мы стремимся к тому, чтобы каждый гражданин и организация могли быстро и удобно получать необходимую архивную информацию.