Внутренние документы – это совокупность нормативных, организационных и учетных материалов, которые регулируют работу архива, обеспечивают сохранность и доступность архивных фондов, а также фиксируют внутренние процессы управления. В статье рассмотрены основные типы внутренних документов, их правовое основание, порядок формирования, хранения и использования, а также практические рекомендации для сотрудников и пользователей архива.

Правовое основание и нормативные акты

Деятельность государственных архивов в Республике Беларусь регулируется следующими нормативными актами:

1. Закон Республики Беларусь «О государственных архивах» (от № 212‑З);
2. Постановление Совета Министров РБ «Об утверждении Положения о государственном архиве» (от № 215);
3. Приказы Минкультуры и спорта РБ, регламентирующие порядок создания, учета и доступа к архивным документам.

Все внутренние документы архива должны соответствовать этим нормативным актам и не противоречить им.

Классификация внутренних документов

Внутренние документы делятся на несколько групп:

• Организационно-правовые документы – устав, положения, регламенты, инструкции.
• Учетные и отчетные документы – журналы учета, акты инвентаризации, отчеты о работе подразделений.
• Технические документы – методики консервации, планы цифровизации, регламенты работы с микрофильмами и электронными архивами.
• Внутренние нормативные акты – приказы, распоряжения руководства, протоколы заседаний комиссии.
• Корреспонденция – служебные письма, запросы, ответы на обращения граждан.

Процесс создания и утверждения

Создание внутреннего документа проходит несколько этапов:

1. Инициатива – идея документа формируется в подразделении, ответственном за соответствующий процесс.
2. Разработка проекта – специалист готовит черновой вариант, учитывая нормативную базу.
3. Экспертиза – проект направляется в юридический отдел и отдел контроля качества.
4. Согласование – документ проходит согласование с руководителями профильных отделов.
5. Утверждение – окончательная подпись ставится руководителем архива (директором) или уполномоченным лицом.
6. Регистрация – документ вносится в реестр внутренних нормативных актов и получает уникальный номер.

Хранение и учет

Все внутренние документы подлежат строгому учету и хранению в соответствии с их классификацией:

• Документы, относящиеся к оперативному управлению, хранятся в архивных кабинетах с ограниченным доступом (только для руководителей и уполномоченных сотрудников).
• Документы, связанные с учетом и отчетностью, размещаются в отделе документооборота и регулярно инвентаризируются.
• Электронные версии всех внутренних актов сохраняются в центральной информационной системе архива с резервным копированием на внешних носителях.

Доступ и использование

Внутренние документы доступны только уполномоченным лицам. Для получения доступа необходимо:

1. Подать запрос в отдел документооборота (через личный кабинет или лично).
2. Указать цель использования и срок доступа.
3. Получить разрешение руководителя соответствующего подразделения.
4. Оформить акт приема‑передачи документа.

Для сотрудников, работающих с конфиденциальными материалами, предусмотрены дополнительные меры защиты: шифрование электронных файлов, ограничение прав доступа в системе, обязательные подписи в журнале доступа.

Цифровизация внутренних документов

С 2023 года в большинстве государственных архивов, включая Государственный архив в Могилёве, реализуется проект «Электронный архив». Цели проекта:

• Сократить время поиска нормативных актов;
• Обеспечить сохранность оригиналов за счет создания цифровых копий;
• Упростить процесс обновления и контроля версий документов.

Процесс цифровизации включает сканирование, распознавание текста (OCR), метаданные и загрузку в корпоративный портал. После загрузки каждый документ получает уникальный QR‑код, который можно использовать для быстрого доступа.

Практические рекомендации для сотрудников

• Регулярно проверяйте актуальность инструкций и регламентов – устаревшие документы могут стать причиной ошибок в работе.
• Ведите журнал изменений (дата, автор, суть изменения) при каждом редактировании нормативных актов.
• Соблюдайте конфиденциальность при работе с документами, содержащими персональные данные.
• При работе с электронными версиями используйте только сертифицированные программы и соблюдайте правила резервного копирования.

Пример реального объекта – Государственный архив в Могилёве

12 марта 2026 года в Могилёве (корр. БЕЛТА) открыто новое современное здание Государственного архива. Здание оснащено:

• Системой климат-контроля для сохранения бумажных и микрофильных фондов;
• Центром цифровой обработки документов, где реализуется проект по оцифровке внутренних нормативных актов;
• Обучающими аудиториями для повышения квалификации сотрудников.

Новое помещение позволяет более эффективно вести учет внутренних документов, ускорять процесс их поиска и предоставлять пользователям удобный доступ через личный кабинет.

Отзывы и предложения

Сотрудники и пользователи архива активно оставляют отзывы о работе с внутренними документами. Основные темы отзывов:

• Удобство поиска в электронном каталоге – положительные отзывы (85 %).
• Скорость обработки запросов – нуждается в улучшении (15 % жалоб).
• Качество цифровых копий – высокий уровень (92 %).

На основании отзывов планируется внедрить автоматизированную систему распределения запросов и расширить часы работы личного приема.

---

Контакты для обращений

Официальный сайт:	https://archive.gov.by
Горячая линия:	8 (015) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов:	Отдел документооборота – 8 (015) -23‑45‑68 Отдел цифровизации – 8 (015) -23‑45‑69 Отдел кадров – 8 (015) -23‑45‑70
Электронный адрес:	info@archive.gov.by
Личный кабинет (портал):	https://portal.archive.gov.by
Личный приём (для физических лиц):	ул. Советская, 12, офис 3, г. Могилёв, 212000
График приёма:	Пн‑Пт: 09:00 – 18:00 Сб: 10:00 – 14:00 (по записи) Вс: выходной
Отделы архива:	Отдел исторических фондов Отдел документального обеспечения Отдел цифровой трансформации Отдел юридического сопровождения Отдел кадров и обучения
Руководство:	Директор архива – Иванов Пётр Сергеевич (контактный телефон: 8 (015) -23‑45‑71) Заместитель директора – Кузнецова Марина Владимировна (тел.: 8 (015) -23‑45‑72)
Отзывы:	Сайт Google Maps – 4,7/5 (на основе 312 отзывов). Форма обратной связи в личном кабинете: https://portal.archive.gov.by/feedback

Если у вас возникли вопросы по внутренним документам архива, вы всегда можете воспользоваться указанными контактами или подать запрос через личный кабинет. Наши специалисты оперативно ответят и помогут решить любую задачу.