Запрос документов из государственных и муниципальных архивов – обычная процедура, позволяющая получить доступ к историческим, правовым и справочным материалам. Ниже представлена подробная инструкция, образец письма‑запроса, а также все необходимые контакты для обращения в архив.

Правовые основы обращения в архив

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ) – определяет порядок доступа к архивным документам.
• Гражданский кодекс РФ и Закон об информации, информационных технологиях и о защите информации – регулируют право на получение информации.
• Региональные нормативные акты (например, постановления правительства субъекта РФ) могут уточнять сроки и порядок подачи заявлений.

Кому и как направлять запрос

Запрос может быть направлен:

1. Физическому лицу (гражданин РФ, иностранный гражданин, лицо без гражданства).
2. Юридическому лицу (организация, предприятие, учреждение).
3. Государственному органу (в рамках служебного задания).

Запрос подается в письменной форме (бумажный вариант или электронный) в отдел «Документация и выдача архивных материалов» того архива, где хранятся интересующие документы.

Структура запроса

Запрос должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• Шапка – наименование архива, адрес, реквизиты.
• Дата и номер заявления (если имеется).
• ФИО заявителя, контактные данные (телефон, e‑mail, почтовый адрес).
• Наименование и реквизиты организации (если запрос от юридического лица).
• Точное описание запрашиваемого документа (название, номер дела, период, архивный фонд, опись, если известны).
• Цель запроса (исследовательская, судебная, личная и т.д.).
• Список прилагаемых документов (копия паспорта, доверенность, подтверждение права доступа и др.).
• Подпись заявителя и печать (для юридических лиц).

Пример запроса (шаблон)

В Архивный отдел
Государственного архива г. Москвы
Адрес: ул. Тверская, д. 7, г. Москва, 125009

От: Иванов Иван Иванович,
паспорт: 45 12 345678, выдан ОВД г. Москвы ,
телефон: +7 (495) -23‑45‑67,
e‑mail: ivanov@example.com

Номер заявления: 2026‑06‑22‑01

Тема: Запрос архивных документов

Уважаемый(ая) руководитель отдела!

В соответствии с Федеральным законом № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» прошу предоставить копии (или оригиналы) следующих архивных материалов:
Фонд № 12, дело № 3456 – «Документы о строительстве завода «Энергия» за 1950‑1965 гг.»;
Фонд № 8, дело № 1122 – «Переписка руководства города с Министерством обороны за 1941‑1945 гг.»;
Фонд № 15, дело № 987 – «Планы градостроительства г. Москвы, 1930‑1935 гг.»

Цель запроса: подготовка научной статьи для публикации в журнале «История России».

Прилагаемые документы:
- Копия паспорта (страница с фотографией);
- Справка с места работы (для подтверждения цели исследования);
- Платёжное поручение № 2026‑001 о внесении государственной пошлины (если требуется).

Сроки получения: прошу рассмотреть запрос в течение установленного законом срока (не более 30 календарных дней).

Контактные данные для связи:
- телефон: +7 (495) -23‑45‑67;
- e‑mail: ivanov@example.com.

Заранее благодарю за сотрудничество.

С уважением,
____________________
Иванов И. И.

Как подать запрос

• Лично – в приемном отделе архива (по адресу, указанному в контактах).
• По почте – заказным письмом с уведомлением о вручении.
• Электронно – через личный кабинет на официальном сайте (раздел «Электронные запросы»).

Сроки и порядок рассмотрения

Плата за услуги

Согласно статье 12 Федерального закона № 73‑ФЗ, за выдачу копий архивных документов может взиматься государственная пошлина. Размер пошлины определяется тарифами, опубликованными на официальном сайте архива. При необходимости можно оформить бесплатный запрос (например, для научных целей) – в этом случае требуется подтверждающий документ (письмо научного руководителя, грантовое соглашение и т.п.).

Что делать, если запрос отклонён

В случае отказа архив обязан предоставить мотивированное решение в письменной форме. Заявитель имеет право:

• Обжаловать решение в суд (в течение 30 дней с момента получения отказа).
• Обратиться в уполномоченный орган по защите прав граждан (например, в Прокуратуру).

Полезные рекомендации

• Тщательно уточняйте реквизиты документов (фонд, дело, лист, номер).
• При возможности прикладывайте предварительные описи, найденные в каталоге архива.
• Сохраняйте копии всех отправленных и полученных документов.
• Следите за сроками оплаты пошлины – задержка может привести к приостановке выдачи.

Соблюдение формальных требований к запросу, точное указание реквизитов документов и своевременная оплата пошлины позволяют быстро и без лишних осложнений получить нужные архивные материалы. При возникновении вопросов используйте указанные контакты – специалисты архива готовы помочь в любой момент.