Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Дата актуализации:  г; 15:15:45

Что такое запрос документов в архив?

Запрос (письмо‑запрос) – это официальное обращение гражданина, юридического лица или организации к Городскому архиву с целью получения копий или оригиналов документов, хранящихся в фондах архива. По закону об архивных документах (ФЗ № 125‑ФЗ) каждый имеет право на доступ к публичным архивным материалам, если они не подпадают под ограничения (секретность, персональные данные и т.п.).

Правовые основы

Федеральный закон от  № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных документах».
Гражданский кодекс РФ (ст. 28) – право на информацию.
Приказ МИА России от  № 123 «Об утверждении формы письма‑запроса в архивные организации».

Как правильно оформить запрос?

Шапка письма – название организации (Городской архив), её реквизиты, контактные данные.
Дата и номер (если есть внутренний регистр).
Кому адресовано – ФИО руководителя отдела (например, начальнику отдела публичных запросов).
Текст запроса – чётко сформулировать, какие документы нужны (название, период, номер дела, если известен).
Обоснование права – указать, что запрос делается в соответствии с ФЗ 125‑ФЗ.
Контактные данные заявителя – ФИО, телефон, e‑mail, почтовый адрес.
Подпись и печать (для юридических лиц).

Пример письма‑запроса

Городской архив г. Примеров
Адрес: ул. Архивная, д. 1, г. Примеров, 123456
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: archive@primerov.ru

 № 12‑ОЗ
Начальнику отдела публичных запросов
Иванову И.И.

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии с Федеральным законом № 125‑ФЗ от г. «Об архивных фондах и архивных документах» прошу предоставить копии следующих документов из фондов Городского архива г. Примеров:

Договор аренды земельного участка № 45/2020 от г.;
Протокол заседания Совета депутатов города Примеров от г.;
Планы застройки территории квартала «Северный» за 2015‑2020 гг.

Запрашиваемые документы необходимы для подготовки материалов к судебному разбирательству (дело № 2026‑45/2026).

Контактный телефон: +7 (912) -45‑67‑89
E‑mail: ivanov.p@primerov.ru
Почтовый адрес: 123456, г. Примеров, ул. Пушкина, д. 10, кв. 5

С уважением,
____________________
Петров П.П.

Порядок подачи запроса

Лично в отделе публичных запросов (см. график приёма ниже).
По электронной почте – отправить скан письма‑запроса на archive@primerov.ru.
Через личный кабинет на официальном сайте (раздел «Запросы»).
Факсимильным отправлением (факс +7 (495) -23‑45‑68).

Сроки рассмотрения

Согласно пункту 5 статьи 7 ФЗ 125‑ФЗ, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента его получения. При необходимости уточнения срок может быть продлён до 60 дней, о чём заявителю направляется уведомление.

Стоимость услуг

Получение копий документов (печатных, фотокопий, сканированных) оплачивается согласно тарифу архива:

Печатная копия – 10 ₽ за лист.
Сканирование в формате PDF – 5 ₽ за лист.
Экспресс‑доставка (по России) – от 150 ₽.

Для некоммерческих организаций и граждан, получающих документы в рамках судебного процесса, возможна бесплатная выдача при предъявлении соответствующего решения суда.

Контактная информация

Тип контакта	Данные
Официальный сайт	https://archive.primerov.ru
Горячая линия	+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Телефоны отдела запросов	+7 (495) -23‑45‑68, +7 (495) -23‑45‑69 (пн‑пт 09:00‑18:00)
Электронный адрес	archive@primerov.ru
Личный кабинет	https://archive.primerov.ru/lk (регистрация – 2 минуты)
Личный приём (приёмные часы)	Пн‑Пт 08:30‑12:00, 13:30‑16:30 (по предварительной записи)
График приёма	Пн‑Пт 09:00‑17:00 (выдача документов), Пн‑Пт 08:30‑12:00, 13:30‑16:30 (личный приём)
Отделы архива	Отдел публичных запросов (руководитель – Иванов И.И.) Отдел исторических фондов Отдел документального обеспечения Отдел цифровых технологий Отдел кадров и административных вопросов
Руководство	Директор архива – Петров П.П. Заместитель директора – Сидорова А.В. Главный архивист – Кузнецов М.Н.
Отзывы	Отзывы граждан собираются в разделе «Отзывы и предложения». Средний рейтинг – 4,7/5 (по 1200 отзывам). Примеры отзывов: «Быстро нашли нужный документ, вежливый персонал» – «Сложно было записаться на личный приём, но онлайн‑запрос прошёл без проблем» –

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить оригиналы документов? Оригиналы выдаются только в исключительных случаях (судебные экспертизы, реставрация). Обычно предоставляются копии.
Какие документы считаются закрытыми? Документы, содержащие сведения о государственной тайне, персональные данные, коммерческую тайну, а также материалы, ограниченные в доступе по решению суда.
Можно ли запросить документы дистанционно? Да. Через личный кабинет или электронную почту. При необходимости архив может запросить дополнительные сведения для подтверждения личности.
Сколько времени занимает сканирование больших фондов? Обычное сканирование – до 5 рабочих дней. При больших объёмах (более 100 листов) срок может быть продлён до 15 дней.

Запрос документов в городской архив – процесс, требующий строгого соблюдения формы и сроков. Правильно оформленное письмо‑запрос, своевременная подача и использование доступных каналов (личный кабинет, горячая линия) позволяют получить нужные сведения быстро и без лишних осложнений. При возникновении вопросов всегда можно обратиться к специалистам отдела публичных запросов по указанным контактам.