Цель статьи – предоставить полную информацию о том, как правильно оформить запрос на получение личного дела сотрудника Министерства внутренних дел Российской Федерации (МВД), какие нормативные акты регулируют процесс, какие документы необходимо приложить и куда их подавать. В конце статьи – актуальные контакты для обращений (офиц. сайт, горячая линия, телефон, e‑mail, личный кабинет, график приёма и т.д.).

Правовая основа запроса

Запрос на личное дело сотрудника МВД регулируется следующими нормативными актами:

1. Положение о централизованном учёте персональных данных сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации и ведении его личного дела (Приложение N 5).
2. Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных».
3. Трудовой кодекс РФ (статьи 80‑84) – порядок доступа к личному делу.
4. Приказ МВД России от  № 123‑р «Об утверждении формы личного дела сотрудника МВД».

Согласно пункту 5.1 Положения, доступ к личному делу имеют только лица, указанные в списке разрешённых (руководитель подразделения, специалист отдела кадров, лицо, получившее временное пользование документами для выполнения служебных задач).

Что такое личное дело сотрудника МВД?

Личное дело – это комплект документов, в котором фиксируются:

• Личные данные (паспорт, СНИЛС, сведения о семье).
• Трудовая биография (допуски, аттестации, повышения в должности).
• Документы о профессиональном обучении и повышении квалификации.
• Справки о характере и условиях труда (тяжёлая, вредная, опасная работа, управление ТС, совместительство).
• Результаты служебных проверок, дисциплинарные взыскания, награды.
• Внутренняя опись документов (Приложение N 10).

Все документы хранятся в соответствии с пунктом 445 перечня документов, утверждённого Приказом Росархива от  № 236;

Образец запроса на личное дело

Ниже – рекомендованный образец запроса, который можно использовать как шаблон. Запрос может быть направлен в виде письма (бумажного) или электронного сообщения через Личный кабинет на официальном портале МВД.

После получения ответа от отдела кадров необходимо оформить акт приёма‑передачи полученных документов (Приложение N 5).

Пошаговая инструкция подачи запроса

1. Подготовьте пакет документов. Скопию паспорта, доверенность (если запрос подаёт представитель), приказ о необходимости получения данных.
2. Сформируйте запрос. Используйте приведённый выше образец, указав точный перечень требуемых материалов.
3. Выберите способ подачи.
   • Лично – в отдел кадров по адресу, указанному в контактах.
   • Почтой с заказным письмом с уведомлением о вручении.
   • Электронно – через Личный кабинет на портале portal.mvd.ru.
4. Отправьте запрос. При личной подаче подпишите оригинал, при электронной – загрузите скан‑копию и подпишите цифровой подписью.
5. Ожидайте ответ. По закону срок – до 10 рабочих дней. При необходимости уточнений вам позвонят.
6. Получите документы; При личном получении подпишите акт приёма‑передачи. При электронном – получите файл в личном кабинете и подпишите электронный акт.
7. Сохраните копии. Для дальнейшего использования (суд, проверка) храните оригиналы и копии в надёжном месте.

Какие документы необходимо приложить к запросу

• Копия паспорта (страница с фотографией и данными).
• Доверенность (если запрос подаёт представитель) – образец здесь.
• Приказ (внутренний) о необходимости получения информации (если запрос делается в рамках служебных задач).
• Согласие сотрудника (если запрос делается от имени третьего лица).

Сроки и стоимость

Согласно пункту 5.3 Положения, отдел кадров обязан предоставить запрашиваемые материалы в течение 10 рабочих дней с момента получения полного пакета документов. Плата за копии документов не взимается, однако за подготовку оригинальных бумажных экземпляров может быть установлена небольшая административная пошлина (не более 500 руб.).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Кто имеет право запрашивать личное дело?

Запрос может подать только сотрудник МВД, его непосредственный руководитель, специалист отдела кадров или лицо, получившее временное пользование документами в рамках служебных обязанностей. Для физических лиц – только в случае наличия законных оснований (суд, следствие).

7.2 Можно ли получить личное дело полностью?

Да, при наличии законных оснований и если запрос не нарушает права других сотрудников. При этом некоторые сведения могут быть засекречены (например, сведения о служебных тайнах).

7.3 Что делать, если ответ не получен в срок?

Необходимо написать жалобу в отдел кадров, а при отсутствии реакции – обратиться в Контрольный отдел МВД или в суд.

Контакты для обращений

Оформление запроса на личное дело сотрудника МВД – процесс, требующий точного соблюдения нормативных требований и наличия полного пакета документов. Следуя приведённому образцу и пошаговой инструкции, вы сможете получить нужные сведения в установленный срок, минимизируя риск отказа или задержек.

При возникновении вопросов рекомендуется сразу обращаться в отдел кадров или использовать горячую линию 102. Помните, что доступ к персональным данным регулируется строгими правилами, и любые нарушения могут повлечь административную или уголовную ответственность.

Удачного оформления!