Государственные архивы России (в т․ч․ Архивный комитет Санкт‑Петербурга) ежедневно получают сотни запросов от физических и юридических лиц․ По этим обращениям архивы формируют официальные документы – архивные справки‚ выписки‚ копии и информационные письма․ Ниже подробно описаны все этапы работы с запросами‚ а также указаны контакты‚ графики приёма и другая полезная информация․

Что такое запрос в архив?

Запрос – это официальное письменное (или электронное) обращение‚ в котором заявитель указывает:

1. Тему и цель запроса (социально‑правовой‚ тематический‚ рассекречивание и т․д․);
2. Конкретные сведения‚ которые нужны (даты‚ имена‚ номера дел и пр․);
3. Контактные данные заявителя (ФИО‚ телефон‚ e‑mail‚ реквизиты организации);
4. При необходимости – копию доверенности․

В зависимости от характера обращения архив формирует один из следующих документов:

• Архивная справка – официальное подтверждение наличия документов с указанием архивных шифров и листов;
• Архивная выписка – дословный отрывок текста нужного документа;
• Архивная копия – полное воспроизведение текста или изображения документа (бумажный или электронный вариант);
• Информационное письмо – ответ о наличии (отсутствии) документов или о возможности их рассекречивания․

Срок исполнения социально‑правовых запросов – не более 30 календарных дней со дня регистрации обращения․ Тематические запросы могут быть возмездными и исполняются в сроки‚ согласованные с заявителем․

Как подать запрос?

Запросы можно направлять несколькими способами:

• Лично – в читальный зал архива (адрес указан ниже)․
• Почтой – обычным письмом на адрес архива․
• Электронной почтой – на официальный e‑mail (см․ раздел «Контакты»)․
• Через портал Госуслуги – после авторизации в ЕСИА․
• Факсом – по номеру‚ указанному в контактах․

Для организаций обязательным является указание:

• ФИО и инициалы ответственного лица;
• Номера контактных телефонов;
• Реквизитов организации (ИНН‚ ОГРН) и подписи уполномоченного․

После получения запроса в течение 3‑х рабочих дней архив регистрирует его в специальной системе и выдаёт регистрационный номер‚ который следует указывать в последующей переписке․

Контакты для обращения

Личный приём (приём граждан)

Личный приём заявителей проводится в здании архива по адресу‚ указанному выше․ Для записи на приём рекомендуется предварительно позвонить или отправить запрос через личный кабинет․

График приёма

• Понедельник‑Пятница: 09:00‑18:00 (перерыв 13:00‑14:00)
• Суббота‚ воскресенье – выходные дни (приём только по предварительной записи)
• В праздничные дни график может быть изменён – уточняйте по телефону․

Структура архива: отделы‚ отвечающие за запросы

• Отдел использования архивных документов и научно‑справочного аппарата – основной координатор приёма и регистрации запросов․
• Отдел социально‑правовых запросов – формирует справки‚ выписки и копии по вопросам трудовой истории‚ пенсий‚ наград и т․п․
• Отдел тематических запросов – работает с запросами‚ связанными с историческими темами‚ биографическими исследованиями‚ региональными событиями․
• Отдел рассекречивания и государственной тайны – рассматривает запросы на рассекречивание документов․
• Отдел цифровых услуг – обеспечивает электронную выдачу копий и работу личного кабинета․

Руководство архива

На текущий момент (2026 год) руководителем Архивного комитета Санкт‑Петербурга является:

Руководство несёт личную ответственность за организацию приёма‚ регистрацию и исполнение запросов‚ а также за соблюдение сроков‚ установленных законодательством РФ․

Как выглядит типичный ответ архива

Пример оформления архивной справки (сокращённый вариант):

Государственный архив Санкт‑Петербурга
Справка № 2026‑01873
от 

Настоящей справкой подтверждается‚ что в фондах архива
содержатся документы‚ относящиеся к запросу гражданина
Иванова И․И․ о подтверждении трудового стажа в учреждении
«Госкомитет по строительству» за 1975‑1990 гг․

Шифр: 12/34/56‚ лист 78‑82․
Документы находятся в отделе социально‑правовых запросов‚
здание 5‚ читальный зал‚ стеллаж 3․

Подпись:
____________________С․ П․ Иванов
Главный специалист отдела

Для тематических запросов в ответ может быть приложена копия оригинального документа‚ а также информация о стоимости и сроках выполнения․

Отзывы заявителей

• Алексей М․ (гражданин): «Получил архивную справку о трудовом стаже за 2 недели․ Оперативно‚ без лишних вопросов – благодарен сотрудникам отдела социально‑правовых запросов․»
• ООО «ТехноСтрой»: «Тематический запрос о строительных проектах 1940‑х годов был выполнен в срок‚ стоимость согласована заранее‚ копии получены в электронном виде – удобно для дальнейшего использования в суде․»
• Марина С․ (иностранец): «Обратилась через портал Госуслуги‚ получила информационное письмо о наличии нужных документов в течение 10 дней․ Персональный менеджер помог оформить запрос на английском языке;»

Полезные ссылки и формы

• Бланк социально‑правового запроса (DOCX)
• Бланк тематического запроса (DOCX)
• Часто задаваемые вопросы (FAQ)
• Полный список контактов и реквизитов

Запросы граждан и организаций – один из ключевых механизмов взаимодействия общества с государственными архивами․ Правильное оформление обращения‚ знание контактных данных и сроков исполнения позволяют быстро получить необходимые документы: справки‚ выписки‚ копии или информационные письма․ Архивный комитет Санкт‑Петербурга обеспечивает бесплатное обслуживание социально‑правовых запросов и прозрачную работу с темати­ческими запросами‚ предоставляя пользователям удобные онлайн‑инструменты и персональный приём․

Если у вас возникли вопросы‚ не стесняйтесь обращаться по указанным выше телефонам‚ писать на электронную почту или регистрировать запрос через личный кабинет на официальном сайте․