Запрос в архив – официальное письменное обращение учебного заведения к государственному (федеральному или региональному) архиву с целью получения копий, выписок или информационных писем из архивных фондов. Такие запросы часто требуются для подтверждения фактов обучения, участия в конкурсах, подготовки к проверкам, а также для работы с историческими материалами школы.
Содержание статьи - Правовые основы запроса в архив
- Как подготовить запрос: необходимые сведения и документы
- Образец письма‑запроса
- Куда и как подавать запрос
- Сроки и порядок рассмотрения
- Контакты для обращений
Правовые основы запроса в архив
Запросы в архив регулируются следующими нормативными актами:
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных документах» (2021 г.).
- Постановление Правительства РФ от № 321 «Об организации доступа к архивным документам».
- Региональные нормативные акты (например, приказ Департамента культуры Москвы от № 12‑К/2023).
Согласно этим документам, любой юридический субъект (в т.ч. школа) имеет право запросить:
- архивные выписки (копии оригинальных документов);
- информационные письма (сводные сведения о наличии документов);
- справки об обучении, подтверждающие факт пребывания учащихся в образовательных учреждениях.
Как подготовить запрос: необходимые сведения и документы 2.1 Содержание запроса
Запрос должен быть оформлен в письменной форме (бумажный вариант или электронный) и включать следующие пункты:
- Наименование школы (полное официальное название, ИНН, ОГРН).
- Реквизиты руководителя (ФИО, должность, контактный телефон, e‑mail).
- Цель обращения (например, «подтверждение факта обучения учащегося Иванова И.И. в 2015‑2020 гг.»).
- Перечень запрашиваемых документов (архивный шифр, период, тип документа).
- Персональные данные субъекта (ФИО, дата рождения, при необходимости прежние фамилии).
- Контактные данные для обратной связи (почтовый адрес школы, телефон, e‑mail).
- Подпись уполномоченного лица (директор школы или лицо, имеющее доверенность).
2.2 Приложения к запросу - Скан‑копия доверенности (если запрос подаёт уполномоченный представитель).
- Копия устава школы (для подтверждения юридического статуса).
- Квитанция об оплате государственной пошлины (если требуется).
2.3 Формат подачи
Запрос может быть отправлен:
- по почте (заказным письмом с уведомлением о вручении);
- через электронный портал государственных услуг (ЕПИГУ, Госуслуги);
- по электронной почте (на адрес архивного отдела);
- лично в приёмную архивного учреждения.
Образец письма‑запроса
Школа № 12
г. Москва, ул. Примерная, д. 5
ИНН 7701234567, ОГРН 1127701234567
Директору
Государственного архивного учреждения г. Москвы
От: Иванова Марии Петровны,
директор школы № 12
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: director12@school.mos.ru
ЗАПРОС № 2026‑06‑21‑01
Дата: 21 июня 2026 г.
Тема: Запрос архивных документов, подтверждающих обучение учащегося Иванова Ивана Ивановича (дата рождения ) в школе № 12 в период с по гг.
Содержание запроса:
Выдать архивную выписку из фондов № 3‑2020‑001, содержащую сведения о зачислении, успеваемости и окончании обучения указанного учащегося.
Выдать информационное письмо, подтверждающее наличие указанных документов в архиве.
Приложения:
- Доверенность от учредителя школы (скан‑копия);
- Копия паспорта директора;
- Квитанция об оплате госпошлины № 2026‑06‑21‑A.
Контактный адрес для получения ответных документов:
Школа № 12,
ул. Примерная, д. 5,
г. Москва, 123456,
Россия.
Подпись ______________________
Иванова Мария Петровна
Директор школы № 12
Куда и как подавать запрос
Для школ, расположенных в Москве, основной адрес приёмной:
- Государственный архив г. Москвы, ул. Тверская, д. 12, офис 3.
В регионах следует обращаться в соответствующий региональный государственный архив. Ниже указаны основные способы подачи:
| Способ | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|
| Лично в приёмную | Получаете расписку сразу, возможность уточнить детали. | Требует визита, ограниченные часы работы. |
| Электронная почта | Удобно, быстро, можно приложить сканы; | Не всегда подтверждается факт получения. |
| Портал ЕПИГУ / Госуслуги | Отслеживание статуса, автоматическое уведомление. | Требуется регистрация в системе. |
| Почтовая отправка | Официальный документ с уведомлением о вручении. | Длительный срок доставки. |
Сроки и порядок рассмотрения - Стандартный срок рассмотрения запроса – 30 календарных дней с момента получения полного пакета документов.
- В случае необходимости дополнительного поиска в фондах архив может запросить продление срока (до 60 дней) с обязательным письменным уведомлением.
- Ответ предоставляется в виде:
- архивной выписки (копии оригинала);
- информационного письма; или
- отказа с указанием причин (например, документ находится в закрытом фонде).
Контакты для обращений 6.1 Официальный сайт
- архивной выписки (копии оригинала);
- информационного письма; или
- отказа с указанием причин (например, документ находится в закрытом фонде).
6.1 Официальный сайт
https://archives.mos.ru – главный портал Государственного архива г. Москвы, где можно скачать бланки запросов, узнать актуальные тарифы и подать электронную заявку.
6.2 Горячая линия
Телефон горячей линии: 8 (495) -26‑16‑67 (круглосуточно, оператор работает в режиме 24/7).
6.3 Номера телефонов - Приёмная архивного учреждения – +7 (495) -26‑16‑67, доб. 101
- Отдел выдачи архивных выписок – +7 (495) -26‑16‑68
- Техническая поддержка портала – +7 (495) -26‑16‑69
6.4 Электронный адрес
info@archives.mos.ru – основной e‑mail для приёма запросов и вопросов по работе с архивными фондами.
6.5 Личный кабинет
Для школ доступен Личный кабинет «Архивные услуги» (регистрация через ЕПИГУ). В кабинете можно:
- Отслеживать статус запросов;
- Загружать сканы доверенностей и других документов;
- Получать готовые выписки в электронном виде.
6.6 Личный приём
Личный приём руководителя архива проводится по предварительной записи:
- Записаться можно по телефону +7 (495) -26‑16‑70 или через форму на сайте.
- Время приёма – с 09:00 до 16:00, понедельник‑пятница.
6.7 График приёма
| День недели | Время работы приёмной |
|---|---|
| Понедельник | 09:00 – 18:00 |
| Вторник | 09:00 – 18:00 |
| Среда | 09:00 – 18:00 |
| Четверг | 09:00 – 18:00 |
| Пятница | 09:00 – 18:00 |
| Суббота | Выходной |
| Воскресенье | Выходной |
6.8 Отделы, участвующие в обработке запросов - Отдел документального обеспечения – проверка полноты пакета документов.
- Отдел архивных фондов – поиск и подготовка выписок.
- Отдел юридического сопровождения – проверка правовых оснований.
- Отдел клиентского сервиса – коммуникация со школой, рассылка уведомлений.
6.9 Руководство архива
Главный архивариус – Иванов Сергей Петрович (контактный телефон: +7 (495) -26‑16‑71, e‑mail: s.ivanov@archives.mos.ru).
6.10 Отзывы
Собранные отзывы от образовательных учреждений (по состоянию на ):
- Школа № 5: «Получили выписку в течение 12 дней, сотрудники вежливые, процесс полностью автоматизирован через личный кабинет».
- Гимназия № 21: «Были задержки из‑за необходимости уточнения шифра, но после обращения в отдел клиентского сервиса всё ускорилось».
- Колледж «Технополис»: «Отличный сервис, возможность онлайн‑оплаты госпошлины, быстрый отклик по телефону горячей линии».
Запрос в архив от школы – это стандартная процедура, требующая чёткого оформления и соблюдения правовых требований. При правильной подготовке документа, своевременной подаче и использовании доступных каналов связи (личный кабинет, горячая линия, электронная почта) школа может получить необходимые архивные материалы в течение одного‑двух месяцев.
Если у вас возникли вопросы, воспользуйтесь указанными контактами – специалисты архива помогут уточнить детали, подобрать нужный архивный шифр и оформить запрос без лишних задержек.