Вопросы, связанные с получением архивных документов, часто требуют точного и корректного оформления запроса. В данной статье мы подробно разберём, какие сведения необходимо включать в запрос, какие правовые нормы регулируют процесс, а также предоставим готовые образцы писем для разных ситуаций.

Что такое запрос в архив?

Запрос в архив – это официальное обращение гражданина, юридического лица или организации к архиву с целью получения копий или оригиналов документов, находящихся в его фондах. Запрос может быть:

• информационным (получение сведений о наличии документов);
• документальным (получение копий или оригиналов);
• исследовательским (для научных и учебных целей).

Правовые основы

Оформление и рассмотрение запросов регулируются следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон РФ от № 125‑ФЗ «Об архивных документах»;
2. Приказ Минкультуры России № 133 от «Об утверждении Положения о порядке доступа к архивным документам»;
3. Региональные законы и локальные нормативные акты архивов.

Согласно этим документам, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней (в исключительных случаях – до 60 дней).

Структура типового запроса

Для того чтобы запрос был принят без доработок, рекомендуется использовать следующую структуру:

• Шапка письма: название организации (если есть), ФИО заявителя, контактные данные;
• Дата и номер запроса (при наличии внутреннего регистра);
• Тема запроса – кратко, например: «Запрос о предоставлении копий документов»;
• Текст запроса:
  1. Основание обращения (закон, постановление, договор и т.п.);
  2. Точное описание требуемых документов (название фонда, серию, номер, период, тематику);
  3. Цель использования (исследование, судебное разбирательство, личные нужды);
  4. Форма предоставления (копия, электронный файл, оригинал);
  5. Сроки получения (если есть ограничение);
  6. Готовность оплатить услуги (если требуется).
• Приложения (копия паспорта, доверенность, подтверждающие документы);
• Подпись заявителя и печать (для юридических лиц).

Готовые образцы запросов

Запрос от частного лица (получение копий документов)

От: Иванов Иван Иванович
Адрес: г. Москва, ул. Пушкина, д.10, кв.5
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example.com

Кому: Руководителю Государственного архива г. Москвы
Тема: Запрос о предоставлении копий архивных документов

Уважаемый(ая) ФИО руководителя!

В соответствии с Федеральным законом № 125‑ФЗ «Об архивных документах» прошу предоставить копии следующих документов:
Фонд № 12 «Городские административные акты», серия 3, № 45‑67, 1918‑1922 гг.;
Фонд № 27 «Личные дела сотрудников МЧС», серия 1, № 102‑110, 1941‑1945 гг.

Цель получения – подготовка научной статьи о формировании городской администрации в послереволюционный период.

Прошу направить копии в электронном виде (PDF) на указанный выше e‑mail. При необходимости готов оплатить услуги по копированию и доставке.

Приложения:
Копия паспорта.
Справка о наличии учёной степени (для подтверждения научного характера запроса).
С уважением,
____________________
Иванов И. И.

Запрос от юридического лица (получение оригиналов для судебного разбирательства)

От: ООО «Юридические услуги «Партнер»», ИНН 7701234567
Адрес: г. Санкт‑Петербург, пр. Невский, д. 20, офис 3
Телефон: +7 (812) -55‑66‑77
E‑mail: info@partner-legal.ru

Кому: Директору Архивного отдела Федерального архивного агентства
Тема: Запрос о предоставлении оригиналов архивных документов в рамках судебного разбирательства

Уважаемый(ая) ФИО директора!

В соответствии с постановлением суда № 123/2025 от 15 мая 2025 г. и Федеральным законом № 125‑ФЗ прошу предоставить оригиналы следующих документов:

Фонд № 5 «Дела о земельных спорах», серия 2, № 345‑360, 1998‑2002 гг.;
Фонд № 9 «Корпоративные протоколы», серия 1, № 12‑20, 2005‑2008 гг.

Документы необходимы в качестве доказательств в деле № 2026/45/СГ о нарушении прав собственности.

Готовы оформить договор об оказании архивных услуг и оплатить все связанные расходы в полном объёме.

Приложения:
Копия судебного приказа.
Доверенность от генерального директора ООО «Партнер» (№ 2026‑01).

С уважением,
____________________
Петров П. П.
Директор по юридическим вопросам

Куда отправлять запрос?

Запросы могут быть направлены:

• по почте (рекомендованным письмом с уведомлением о вручении);
• по электронной почте (см. раздел «Контактные данные» ниже);
• через личный кабинет на официальном сайте архива.

Контактные данные архивов

Государственный архив г. Москвы

Официальный сайт: https://archive.mos.ru

Горячая линия: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов:

• Приёмная: +7 (495) -23‑45‑68 (пн‑пт, 09:00‑18:00)
• Отдел документального обслуживания: +7 (495) -23‑45‑69

Электронный адрес: info@archive.mos.ru

Личный кабинет: https://cabinet.archive.mos.ru (регистрация бесплатна)

Личный приём и график работы

Личный приём: руководитель архива – Иванов Сергей Петрович

График приёма: пн‑пт, 10:00‑12:00 (по предварительной записи)

Отделы

• Отдел исторических фондов
• Отдел документального обслуживания
• Отдел правового обеспечения
• Отдел информационных технологий

Руководство

Отзывы

Собранные отзывы граждан и организаций доступны в разделе «Отзывы» на официальном сайте. Ниже – несколько примеров:

• «Быстро получили нужные документы, сотрудники вежливые и профессиональные» – А. Смирнова, исследователь.
• «Оформление запроса заняло больше времени, чем ожидал, но в итоге всё было предоставлено в полном объёме» – ООО «ТехноСервис».

Полезные рекомендации

• Тщательно проверяйте правильность указания фондов, серий и номеров – это ускорит поиск.
• При необходимости указывайте срок, в течение которого вам нужны документы (например, «не позднее 30 дней»).
• Если вы планируете использовать документы в публичных публикациях, уточните условия лицензирования.
• Сохраняйте копию отправленного запроса и подтверждения о его получении.

Соблюдая указанные правила и используя готовые образцы, вы сможете быстро и без лишних вопросов получить необходимые архивные материалы.