Назначение статьи: предоставить полную инструкцию по подготовке заявления о выдаче архивных документов, а также собрать всю необходимую контактную информацию для обращения в архивные учреждения.

Что такое заявление о выдаче документов из архива?

Заявление – официальное письменное обращение гражданина (или юридического лица) к архиву с просьбой предоставить копии или оригиналы документов, хранящихся в фондах. Такое заявление подаётся в случае, когда документы нужны для:

• исследовательской работы;
• судебных разбирательств;
• оформления наследства;
• личных целей (семейная история, генеалогия и т.п.).

Кому направляется заявление?

Заявление подаётся в архивный отдел соответствующего государственного или муниципального архива, где находятся интересующие вас документы. Если вы не уверены, в какой архив следует обращаться, воспользуйтесь поиском по архивным фондам на официальном сайте архивной службы.

Образец заявления

Государственный архив [Наименование региона/города]
Адрес: [Улица, дом, офис]
Электронная почта: [email@archive.gov.ru]
Телефон: +7 (XXX) XXX‑XX‑XX

От: _________________________________
(Ф.И.О., адрес, телефон, e‑mail)
Заявление
о выдаче (копировании) документов из архива

Я, _______________________________ (Ф.И.О.), 
проживающий(ая) по адресу: _______________________________, 
паспорт: серия ___ номер ___, выдан ________________, 
тел.: ____________, e‑mail: ______________________,

в соответствии со ст. 10 Федерального закона «Об архивных делах» прошу предоставить (выдать) копии (оригиналы) следующих документов:

Наименование документа: ______________________________________
 Фонд, опись: _________________________________________________
 Год создания: _________________________________________________
 Номер дела (если известен): ____________________________________

Наименование документа: ______________________________________
 Фонд, опись: _________________________________________________
 Год создания: _________________________________________________
 Номер дела (если известен): ____________________________________

[При необходимости добавить дополнительные пункты]


Цель получения документов: ________________________________________

Согласен(на) оплатить расходы, связанные с копированием и доставкой, в размере ___________ руб.

Приложения:
Копия паспорта.
Доверенность (если заявление подаёт представитель).
Квитанция об уплате государственной пошлины (при необходимости).

Подпись _______________________ / _______________________

Как правильно оформить заявление?

1. Заполните все обязательные реквизиты: Ф.И.О., адрес, контактные данные, паспортные данные.
2. Точно укажите сведения о документе: название, фонд, опись, год, номер дела.
3. Укажите цель получения: научная, юридическая, личная и т.д.
4. Приложите необходимые документы: копию паспорта, доверенность, подтверждение оплаты.
5. Подпишите заявление. Если подаёте через электронный кабинет – подпись ставится цифровой подписью.

Способы подачи заявления

• Лично в архивный отдел: в часы приёма (см. ниже).
• Почтовой отправкой: заказным письмом с уведомлением о вручении.
• Электронно: через личный кабинет на официальном сайте архива.
• Факсимильным способом: отправка скана заявления на факс архива.

Контактная информация для обращения

Полезные рекомендации

• Уточните наличие документа заранее – позвоните в отдел выдачи или проверьте онлайн‑каталог.
• Если документ находится в закрытом фонде, потребуется специальное разрешение (судебный запрос, согласие владельца прав).
• Оплачивайте услуги только после получения официального расчёта от архива.
• Сохраняйте копию заявления и всех приложений – они могут понадобиться при последующих запросах.
• При получении копий проверьте их на полноту и соответствие оригиналу, подпишите акт приёма‑сдачи.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Сколько времени занимает выдача документов? – В среднем 5‑10 рабочих дней, но сроки могут увеличиваться при необходимости поиска в отдалённых фондах.
2. Можно ли получить документы в электронном виде? – Да, архив предлагает скан-копии в формате PDF (при наличии соответствующего оборудования).
3. Какая стоимость копирования? – Официальный тариф: 5 руб./стр. (чёрно‑белая копия) и 15 руб;/стр. (цветная). Для больших объёмов возможны скидки.
4. Нужна ли нотариальная заверка копий? – По требованию заказчика, архив может оформить заверенную копию (доп. плата 200 руб./документ).

Подготовка заявления о выдаче документов из архива – процесс, который требует внимательности к деталям и соблюдения формальностей. Следуя приведённому образцу и используя предоставленную контактную информацию, вы сможете быстро и без лишних проблем получить нужные архивные материалы.

Помните: правильное оформление заявления ускоряет работу архива и повышает шансы получить документы в желаемый срок.