Цель статьи – дать полное пошаговое руководство по подготовке и подаче заявления (запроса) в любой государственный архив РФ, а также собрать всю необходимую контактную информацию для удобного обращения.

Что такое заявление (запрос) в архив?

Заявление‑запрос – это официальное письменное обращение гражданина, юридического лица или их представителя к архивному учреждению с просьбой предоставить:

• архивную справку;
• архивную выписку;
• копию архивного документа;
• информационный материал по определённой теме (тематический запрос).

Все запросы в Российские государственные архивы оформляются на русском языке и подлежат рассмотрению в соответствии с Федеральным законом № 125‑ФЗ «Об архивном деле» и локальными нормативными актами (приказы Минобороны, региональные регламенты и т.п.).

Правовая база

• ФЗ № 125‑ФЗ от «Об архивном деле»;
• Приказ Минобороны РФ № 3300 от «Об организации справочной работы по личному составу» (для военных архивов);
• Региональные нормативные акты (например, Приказ Министерства культуры РФ № 123 от «Об организации работы архивов субъектов РФ»);
• Внутренние регламенты конкретного архива (см. раздел «Контакты» ниже).

Кому и где можно подать заявление?

Заявление может быть подано в любой из следующих типов архивов:

1. Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ);
2. Региональные государственные архивы (ГАРО) – например, Государственный архив Новосибирской области, Ленинградский областной государственный архив и др.;
3. Военно-исторические архивы (РГВА, РГАВМФ);
4. Местные муниципальные архивы (архивы городов, районов).

Для большинства архивов предусмотрена возможность подачи:

• Лично в приёмный пункт;
• По почте (заказным письмом с описью вложения);
• Электронно через личный кабинет на официальном сайте.

Как правильно оформить заявление?

Обязательные реквизиты

Поле	Что указывать
Шапка	Наименование архива (полное официальное название)
Дата	Дата составления заявления (дд.мм.гггг)
Кому	ФИО руководителя отдела (например, «Начальнику архивного отдела»)
От кого	ФИО заявителя, ИНН/СНИЛС (для физических лиц) или полное название организации (для юридических лиц)
Контактные данные	Адрес, телефон, e‑mail, номер личного кабинета (если есть)
Тема запроса	Кратко: «Заявление о предоставлении архивной справки/выписки/копии»
Содержание запроса	Подробное описание требуемого документа (название, период, архивный фонд, опись, номер дела и т.п.)
Основание	Указать закон, нормативный акт или личный интерес (например, «для подтверждения права собственности»)
Перечень прилагаемых документов	Копия паспорта, доверенность (если обращается представитель), справка о праве собственности и др.
Подпись	Подпись заявителя (или уполномоченного представителя) и печать организации (если применимо)

Пример заполненного заявления

Государственный архив Новосибирской области
Заявление
Кому: Начальнику архивного отдела
От кого: Иванов Иван Иванович, 12‑00‑123456, г. Новосибирск, ул. Ленина, д. 10, тел.: +7 (383) -23‑45‑67, e‑mail: i.ivanov@example.com

Тема: Заявление о предоставлении архивной справки

Содержание запроса:
Прошу выдать архивную справку о месте нахождения моего отца, Петрова Петра Петровича (дата рождения ), который находился в эвакуации в период Великой Отечественной войны (1941‑1945 гг.). Информация требуется из фондов № 12, дело № 345‑67.

Основание: Ст. 10 Федерального закона № 125‑ФЗ «Об архивном деле».

Перечень прилагаемых документов:
Копия паспорта заявителя;
Копия свидетельства о рождении отца;
Доверенность (если заявление подаёт представитель).

Подпись: ______________________ /Иванов И.И./

Порядок рассмотрения заявления

1. Регистрация. При личном обращении – выдаётся расписка с номером заявки. При электронном запросе – система генерирует номер заявки.
2. Проверка полноты. Сотрудники проверяют наличие всех обязательных документов. При недостатке – заявителю направляется запрос на дополнение.
3. Экспертиза. Архивный специалист определяет, находится ли требуемый документ в открытом доступе, подлежит ли он ограниченному доступу (секретность, персональные данные).
4. Принятие решения. В течение 30 календарных дней (срок может быть продлён до 60 дней в случае необходимости экспертизы) выдается решение о предоставлении или отказе.
5. Получение документа. Выдача происходит под расписку, либо отправка почтовой службой (за счёт заявителя). При электронном запросе – документ загружается в личный кабинет.

Стоимость услуг

• Публичные документы (выписки, справки) – бесплатно (при условии, что запрос не превышает 5 страниц).
• Копии, заверенные копии, скан‑копии – от 30 до 150 рублей за лист в зависимости от формата.
• Экспресс‑выдача (в течение 3‑5 рабочих дней) – доплата 20 % от стоимости копий.
• Переписка по почте (отправка заказным письмом) – стоимость доставки оплачивается заявителем.

Как получить ответы и отслеживать статус заявки?

Для контроля статуса используйте один из способов:

• Личный кабинет на официальном сайте архива (раздел «Мои заявки»);
• Телефон горячей линии – оператор сообщает номер заявки и текущий статус;
• Электронная почта – автоматическое уведомление о каждом этапе.

Контактная информация (пример для Государственного архива Новосибирской области)

Тип контакта	Данные
Официальный сайт	https://archive-nsk.ru
Горячая линия	+7 (383) -12‑34‑56 (круглосуточно)
Телефоны (приёмный отдел)	+7 (383) -12‑34‑57, +7 (383) -12‑34‑58 (рабочие часы 09:00‑18:00)
Электронный адрес	info@archive-nsk.ru
Личный кабинет	https://archive-nsk.ru/login
Личный приём (запись)	Записаться онлайн через личный кабинет или по телефону +7 (383) -12‑34‑57
График приёма	Пн‑Пт — 09:00‑17:00 (без обеда); Сб — 10:00‑14:00; Вс — выходной
Отделы	Отдел исторических документов Отдел военного архива Отдел документального обеспечения гражданских дел Отдел обслуживания заявителей (служба поддержки)
Руководство	Главный архивариус: Петрова Елена Сергеевна Начальник отдела запросов: Смирнов Алексей Владимирович
Отзывы	Google Maps – 4.6/5 (на основе 312 отзывов) Официальный портал госуслуг – 4.8/5 Форум «Архивисты России» – положительные отзывы о скорости обработки тематических запросов

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить документ, срок охраны которого превышает 75 лет?

Да, но только при наличии законных оснований (например, судебный запрос, исследовательская цель, согласие наследников). В таком случае требуется отдельное согласование с руководством архива.

Что делать, если архив отказал в выдаче?

Отказ оформляется в виде официального решения с указанием причины. Заявитель имеет право обжаловать решение в суд в течение 30 дней.

Можно ли оформить запрос от имени организации?

Да. Требуется официальное письмо‑запрос от руководителя организации, печать и подпись уполномоченного лица.

Как оформить доверенность для представителя?

Доверенность должна быть нотариально заверена, указываться ФИО представителя, цель (получение архивных документов) и срок действия (не менее 3 месяцев).

Сколько времени занимает поиск редких документов?

Если документ находится в «закрытом фонде», поиск может занять до 90 дней, так как требуется экспертиза ограничений доступа.

Полезные ссылки и ресурсы

• Текст ФЗ №125‑ФЗ «Об архивном деле»
• Приказ Минобороны РФ №3300 от
• Бланки заявлений и образцы (раздел «Формы»)
• Электронные услуги по архивам на Госуслугах
• Видео‑инструкция по работе с web‑архивом

---

Подготовка и подача заявления на предоставление архивных документов – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения нормативных требований. Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете быстро получить нужную справку, выписку или копию, а при необходимости – оформить запрос в электронном виде через личный кабинет.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, воспользуйтесь контактными данными, приведёнными в разделе «Контактная информация», или обратитесь в службу поддержки архива.