Заявление на прием документов в архив – это официальный документ, который
позволяет физическому или юридическому лицу передать в государственный (муниципальный,
региональный) архив материалы, подлежащие хранению в соответствии с законодательством
РФ о государственных и муниципальных архивах.

Зачем нужно заявление?

• Оформление правового статуса передаваемых документов;
• Получение подтверждения о приёме и регистрации материалов;
• Гарантия сохранности и доступа к документам в будущем;
• Выполнение требований законодательства (ФЗ № 73‑2002, ФЗ № 125‑2008 и др.).

Как правильно оформить заявление?

Содержание заявления

1. Шапка (наименование архива, его адрес, ИНН, ОГРН);
2. Дата и номер заявления;
3. Полные данные заявителя (ФИО/наименование организации, ИНН/КПП, адрес, контактный телефон, e‑mail);
4. Перечень передаваемых документов (название, количество, период охвата, тип носителя);
5. Цель передачи (историческое сохранение, юридическое требование, передача в наследство и т.п.);
6. Сроки и условия передачи (дата передачи, способ доставки, требуемый уровень доступа);
7. Подпись заявителя (с печатью организации, если это юридическое лицо);

Пример заявления

В Государственный архив г. Москвы
Адрес: ул. Тверская, д. 12, г. Москва, 125009
ИНН/ОГРН: 7701234567 / 1027700123456

Заявление № 2026‑06‑001 от г.
От: ООО «Пример», ИНН 7701234567, КПП 770101001, г. Москва, ул. Ленина, д. 10
Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: info@primer.ru

Прошу принять в архив следующие документы:
Договоры поставки № 01‑2025‑001‑2025‑050 (500 листов, 2023‑2025 гг.).
Финансовая отчетность за 2022‑2024 гг. (12 файлов в формате PDF, общий объём 3,2 ГБ).
Переписка с контрагентами (печатные копии, 1500 листов).

Цель передачи: выполнение требований ФЗ № 73‑2002 «Об архивных документах», а также обеспечение сохранности исторически ценных материалов компании.

Срок передачи: до г. (передача курьером).

Подпись: ______________________
М.П.

Куда подавать заявление?

Заявление подаётся в отдел приёма документов того архива, где планируется хранение
материалов. Подача может осуществляться:

• Лично в приёмном отделе;
• По почте (с заказным письмом);
• Электронно через личный кабинет на официальном сайте архива.

Сроки и порядок рассмотрения

После получения заявления архив в течение 10 рабочих дней:

1. Проверяет соответствие передаваемых материалов требованиям законодательства;
2. Составляет акт приёма‑передачи;
3. Регистирует документы в архивный фонд;
4. Выдаёт заявителю подтверждение о приёме (копию акта).

Требования к документам

• Документы должны быть в оригинальном виде или в надёжных копиях (нотариально заверенных);
• Отсутствие повреждений, загрязнений, следов порчи;
• Если материал находится в электронном виде – необходимо предоставить метаданные
  (название файла, дата создания, формат, контрольная сумма).

Контакты для обращений

Официальный сайт

https://archive-moscow.ru

Горячая линия

Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов

• Отдел приёма документов: +7 (495) -23‑45‑68
• Отдел информационно‑технического обеспечения: +7 (495) -23‑45‑69
• Служба поддержки пользователей личного кабинета: +7 (495) -23‑45‑70

Электронный адрес

info@archive-moscow.ru

Личный кабинет

Для подачи заявления онлайн необходимо зарегистрироваться в личном кабинете. После входа доступны формы:

• Создание и отправка заявления;
• Отслеживание статуса рассмотрения;
• Получение электронных копий актов приёма‑передачи.

Личный приём

Для уточнения вопросов, связанных с подготовкой документов, можно записаться на личный приём к специалисту.

График приёма

Отделы архива

• Отдел приёма и регистрации документов;
• Отдел описания и каталогизации;
• Отдел консервации и реставрации;
• Отдел информационных технологий;
• Отдел юридической поддержки.

Руководство архива

Главный архивариус: Иванов Сергей Петрович
Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑71
E‑mail: director@archive-moscow.ru

Отзывы

Ниже представлены реальные отзывы заявителей (согласовано с их согласиями):

1. «Сотрудники архива помогли быстро оформить документы, все вопросы решились в течение
   трех дней. Очень благодарен за профессионализм!» – ООО «Техно»,
2. «Личный кабинет удобный, можно отслеживать статус онлайн. Рекомендую всем,
   кто планирует передать документы в архив.» – Петрова Мария,
3. «Горячая линия работает без перебоев, оператор сразу дал ответы на все вопросы.» – Иванов Алексей,

Важно: перед подачей заявления убедитесь, что все документы соответствуют требованиям
ФЗ № 73‑2002 и ФЗ № 125‑2008. При необходимости обратитесь в отдел юридической поддержки
для уточнения правового статуса материалов.